Životopis kancelářského asistenta - jak na to

Rozhodně pak můžete očekávat, že mezi vaše pracovní činnosti bude patřit obsluha kancelářské techniky, příprava podkladů, obchodní korespondence (včetně správy datových schránek), ale také řešení problémů pro nadřízeného, organizace a plánování schůzek nebo vyřizování telefonátů. V rámci práce na PC budete také muset ovládat různé počítačové programy a aplikace, potřebné pro chod kanceláře. A mnoho dalšího.

Každopádně, pokud si chcete najít práci jako asistent či asistentka kanceláře, velmi důležitým krokem je příprava profesionálního životopisu. V tomto článku se společně podíváme na to, jak napsat profesní CV tak, abyste co nejlépe prezentovali své vzdělání a zkušenosti, a maximalizovali šanci na úspěch ve výběrovém řízení.

Struktura životopisu

První věcí, kterou potřebujete vědět, je skutečnost, že životopis má ustálenou strukturu, kterou je nutné dodržet. Ukážete tím, že víte, "jak to chodí", a současně usnadníte náboráři práci. Bude tak schopen snadno a rychle najít ve vašem CV všechny informace, které potřebuje. Pokud pro něj bude studium vašeho životopisu zbytečně náročným úkolem, může se vám stát, že ho ani nedočte.

Základními stavebními kameny každého životopisu jsou následují sekce: Záhlaví, Profil, Pracovní zkušenosti, Vzdělání, Dovednosti. Postupně si je projdeme, vysvětlíme si jejich význam, popíšeme, jaké informace do nich patří, a uvedeme si také příklady, jak mohou vypadat v praxi v životopisu kancelářského asistenta.

Nezapomínejte ale na to, že při dodržení všech formálních náležitostí musíte být současně schopni dát do svého životopisu něco ze sebe. Jedině tehdy, když ukážete svou jedinečnost a osobitost, můžete svým profesním resumé skutečně zaujmout.

Záhlaví

Záhlaví slouží nejen k poskytnutí těch nejzákladnějších informací, ale funguje také jako hlavní vizuální prvek celého životopisu. Aby upoutalo pozornost, musí být dostatečně atraktivně navrženo. Můžete zde být trochu kreativní a vyjádřit něco ze své osobnosti. Současně ale myslete na to, aby záhlaví vašeho CV působilo dostatečně profesionálně a seriózně. Můžete tak tedy například použít barvu, která vám připadá pro vás charakteristická, ale držte se spíše umírněnějších tónů.

Co se týče obsahu, do záhlaví nezapomeňte uvést to nejdůležitější. Své jméno, pozici a kontaktní údaje, na kterých vás může potenciální zaměstnavatel nebo specialista náboru zastihnout. Tedy vaše telefonní číslo a e-mail. Měla by to být emailová schránka, kterou skutečně pravidelně navštěvujete, ale pokud běžně používáte e-mail, který nepůsobí zrovna reprezentativně, zvažte pro účely hledání práce vytvoření nové schránky. Chcete působit jako profesionál a takový dojem adresa například beruschka123@gmail.com jistě nevyvolá.

Profil

I když je tato sekce životopisu tím prvním, na co se čtenář ve vašem životopisu zaměří, je dobrým tipem nechat její sepsání až na konec. To budete mít v čerstvé paměti všechny důležité aspekty své dosavadní kariéry, a snáze tak vyberete to nejlepší, co v profilu zdůrazníte.

Profil je totiž stručným a výstižným shrnutím celého profesního resumé. Takovým, které co nejvíce zvýší šanci, že si někdo přečte i zbytek životopisu. Než se pustíte do jeho psaní, zamyslete se nad pozicí, o kterou se právě ucházíte. Jaký je asi ideální adept? Co z vašich zkušeností, znalostí a dovedností tomu nejlépe odpovídá? A jak to co nejlépe vyjádřit?

Váš profil by se měl vejít do jednoho odstavce o přibližně třech až pěti větách. Takže skutečně dobře zvažte, co by mohlo potenciálního nového zaměstnavatele oslovit. A současně buďte autentičtí. Věřte nebo ne, vhodně formulovaná upřímnost je vždy nejúčinnější.

Pracovní zkušenosti

Sekce s vaší pracovní historií poskytne náboráři informaci o tom, jakou máte praxi. Její rozsah a podoba může být pro rozhodnutí o vašem přijetí rozhodující. I když samozřejmě existuje mnoho pracovních pozic, které nevyžadují předchozí zkušenosti, ta zajímavější a lépe placená místa jsou vyhrazena zkušeným.

Nevynechávejte tuto sekci ani tehdy, když si hledáte první práci po škole. Pokud jste ještě nebyli zaměstnaní, můžete sem uvést třeba brigády, stáže nebo praxe, které jste absolvovali při studiu. Jakákoli pracovní zkušenost je lepší než žádná. Obzvláště, pokud ji dokážete vhodně naformulovat tak, aby byla relevantní.

Pokud jste například měli brigádu v rychlém občerstvení, zdůrazněte všechny aspekty své pracovní náplně, které nějak souvisejí s kancelářskou prací a administrativou. Například práce s rezervačním systémem pro rodinné oslavy v salonku restaurace. Nebo práce na pozici asistenta organizátora takových soukromých akcí.

Každopádně své pracovní zkušenosti uvádějte v obráceném chronologickém pořadí, tedy od těch nejnovějších po nejstarší. Nezapomeňte uvést hlavní informace, tedy zaměstnavatele, dobu a místo výkonu práce a popis činnosti. V životopise se ale snažte podat svou pracovní historii ne jako suchý výčet, ale pokud možno jako profesní růst. Zdůraznit můžete své největší úspěchy, naznačit, jak vás jednotlivé zkušenosti připravily na výkon práce asistenta kanceláře, a podobně.

Vzdělání

Vzdělání sice mnohdy není pro úspěšné získání pozice asistenta kanceláře rozhodující, ale může hrát významnou roli. Velkou výhodou může být třeba tehdy, kdy máte vzdělání relevantní odvětví, kterým se zabývá firma, ve které se o místo ucházíte. Samozřejmostí je, že do vašeho životopisu patří titul z vysoké školy, pokud jste ho získali.

Pokud ale VŠ vzdělání nemáte, vůbec to nevadí. Uveďte své nejvyšší dosažené vzdělání. Na pozici kancelářského asistenta vám ve většině případů bude bohatě stačit středoškolské vzdělání s maturitou.

Nezapomeňte uvést také veškeré další relevantní vzdělání, kterého jste dosáhli, i mimo formální vzdělávací systém. Pokud jste absolvovali kurzy, semináře nebo třeba se účastnili workshopů, které by mohly být relevantní pro práci, o kterou se ucházíte, rozhodně je uveďte.

Dovednosti

Tato sekce životopisu slouží ke stručnému a výstižnému shrnutí vašich hlavních dovedností. Náboráři by měla pomoci rychle si udělat představu o tom, jestli máte to, co je potřeba pro danou práci. Zamyslete se nad pracovní pozicí, o kterou se ucházíte, a představte si ideálního kandidáta. Jaké dovednosti se od něj asi očekávají?

Pak je porovnejte s těmi svými a vyberte takové dovednosti, které vám nejspíše zajistí, že se bude čtenář vaším životopisem zabývat podrobněji. Vždy ale samozřejmě uvádějte pouze ty dovednosti, které skutečně máte. Lhaní v životopisu je téměř vždy rychle odhaleno a kromě trapasu vám zajistí jistý neúspěch ve výběrovém řízení.

Dovedností uveďte zhruba 5 - 10. Zvolte ty skutečně klíčové a popište je stručně a výstižně. Kromě odborných dovedností, specifických pro práci asistenta kanceláře, nezapomeňte také na tzv. "soft skills". Dovednosti, které vám umožňují efektivně komunikovat s lidmi, jsou pro práci asistenta nesmírně důležité.

• Vynikající komunikační dovednosti v ústní i písemné formě
• Práce s MS Office (dokonalé ovládání všech hlavních programů, vč. Teams, Publisher a PowerPoint)
• Psaní všemi deseti prsty s vysokou rychlostí a přesností
• Organizační schopnosti
• Nadstandardní teoretické znalosti a praktické dovednosti v oblasti krizového managementu
• Příprava podkladů včetně vyhledávání informací (i v anglickém jazyce)
• Anglický jazyk úroveň C1 – Advanced
• Řidičský průkaz sk. B (aktivní řidič)
• Spolehlivost, dochvilnost, preciznost
• Vysoká míra adaptability, flexibility, schopnost rychle se přizpůsobit změně situace a osvojovat si nové dovednosti

Několik praktických tipů na závěr

K úspěchu ve výběrovém řízení někdy nestačí, že jste v životopise uvedli správně, jak jste kvalifikovaní pro danou pracovní pozici. Na závěr tohoto článku vám proto poté, co jste se dozvěděli, jaké jsou hlavní sekce životopisu, a co do nich patří, přinášíme ještě několik praktických tipů. Mohou vám pomoci získat cenné body navíc a porazit tak konkurující uchazeče o vaši vysněnou práci.

Připojte motivační dopis

Tato příloha životopisu je někdy dokonce povinnou součástí přihlášky do výběrového řízení. Jindy ne a můžete motivační dopis napsat z vlastní iniciativy, čímž ukážete, že máte o pracovní příležitost skutečně velký zájem. V tomto dokumentu se můžete trochu více rozepsat nejen o tom, co z vás činí skvělého adepta, ale také vysvětlit, proč vás zajímá právě tato konkrétní příležitost.

I dopis o vaší motivaci by měl ovšem zachovávat jistá pravidla stručnosti. Můžete se rozepsat více než v životopisu, ale zkuste se vejít do jedné strany. Nechcete náboráře odradit od čtení příliš dlouhým rozsahem. Buďte upřímní, autentičtí, ale zachovejte profesionální tón. Dopis o motivaci by měl přesvědčit čtenáře, že jste vážným uchazečem o práci a budete pro společnost přínosem.

Proveďte důkladnou korekturu

Mnoho nadějných uchazečů o zaměstnání bylo předčasně vyřazeno z výběru jen proto, že náborový specialista narazil v jejich životopise na pravopisné chyby. Asistent kanceláře by měl být schopen vyjadřovat se písemně precizně a bez hrubek.

Kromě pravopisu si také před odesláním zkontrolujte raději dvakrát, zda vám v CV něco důležitého nechybí a všechny uvedené informace jsou přesné a aktuální. Ideální je nechat si resumé zkontrolovat ještě někým dalším. Nezávislý pozorovatel může odhalit něco, co jste vy přehlédli.

Doplňte své reference

Příklad životopisu, který nabízí něco navíc, je takový, kde bez vyzvání doplníte také své reference. Doporučení od vašich předchozích zaměstnavatelů, klientů a dalších osob, se kterými jste spolupracovali, zvyšují autenticitu a mohou být právě tím posledním bodem, který ve výběrovém řízení rozhodne ve váš prospěch.

Nezapomeňte své reference požádat o souhlas a uvést kromě jejich jmen a pozic také aktuální kontaktní údaje. A samozřejmě si také ověřte, že jsou skutečně ochotní vám poskytnout taková doporučení, jaká potřebujete.

Připravte se na pohovor

Pokud váš životopis zaujme, nejspíš vás čeká další kolo výběrového řízení v podobě osobní schůzky s potenciálním zaměstnavatelem nebo jeho náborovým pracovníkem. Na pohovor se vždy důkladně připravte. Pročtěte si znovu svůj životopis a zamyslete se, co by se ještě dalo uvést k jeho jednotlivým bodům. Připravte si odpovědi na otázky, které vám mohou být kladeny.

Mohou se týkat zaměstnavatele, takže si důkladně prostudujte jeho webové stránky. Dotazováni můžete být také na to, proč máte zájem zrovna o tuto pracovní pozici. Pokud neodpovíte bez zaváhání, nebude to dělat dobrý dojem. Promyslete také odpovědi na obvyklé otázky typu, jak byste přistupovali k práci, pokud byste ji získali, jaké jsou vaše dlouhodobé kariérní ambice a plány nebo v čem byste byli pro firmu přínosem.

V rámci pohovoru také obvykle dostanete prostor, abyste kladli dotazy vy. Je dobré si nějaké připravit, a ukázat tak aktivitu a zájem. Ptejte se ale šikovně. Zajímejte se například o možnosti dalšího vzdělávání nebo kariérního růstu. Ptát se hned například na platové podmínky, se nedoporučuje. Nechte druhou stranu, aby toto nadnesla. Také není dobré se ptát na věci, které je snadné si zjistit. Potenciální zaměstnavatel očekává, že jste se s takovými věcmi sami aktivně seznámili již před pohovorem.

A úplně na závěr připomínka, abyste nezapomněli na to nejdůležitější: Přijít na pohovor včas, vhodně oblečení a vystupovat příjemně, sympaticky a současně seriózně a profesionálně. Přejeme mnoho štěstí v hledání vaší nové skvělé práce!