Úřední asistent: Životopis, kterým uděláte skvělý dojem!

V tomto článku vám poskytneme vzorový příklad na pozici úředního asistenta, detailně vám vysvětlíme, co napsat do jednotlivých částí CV, popíšeme si formální zásady psaní životopisu (vhodný formát, snadno čitelné rozvržení i přehledná struktura) a na závěr si uvedeme zaručené tipy, díky kterým váš životopis skončí na hromádce s úspěšnými uchazeči!

Níže uvedený příklad životopisu úředního asistenta je skvělou ukázkou toho, co bude potenciální zaměstnavatel ve vašem životopise hledat. Doporučujeme vám proto použít tento vzor jako referenci při tvorbě vlastního CVčka. Podívejte se i na další příklady CV , které jsme pro vás uspořádali podle oboru. Všechny jsou dostupné na našem webu.

Průměrný měsíční plat nebo hodinová mzda úředního asistenta

Statistiky uvádí průměrný plat na obecné pozici asistenta, který v České republice dosahuje částky 30 637 Kč měsíčně . To by při práci na plný úvazek odpovídalo hodinové mzdě ve výši 172 Kč (zdroj: prumerneplaty.cz ). Nicméně pracovat lze i na zkrácený úvazek (ocení zejména asistenti či asistentky s malými dětmi) nebo DPP či DPČ.

Další zdroj průměrný plat asistenta udává o hodnotě 35 934 Kč měsíčně (zdroj: personalka.cz ). Tato hodnota byla odvozena od reálných platových nabídek na asistentské pozice v ČR.

Jak napsat životopis úředního asistenta krok za krokem?

Jako úřední asistent dostanete na starost různé kancelářské a administrativní práce. Mezi vaše každodenní pracovní povinnosti bude patřit například zadávání dat, vyhledávání, psaní na PC, vedení a aktualizace záznamů a vyřizování pošty. Mezi požadované dovednosti spolehlivého úředního asistenta jsou nejčastěji uváděny komunikační a organizační dovednosti, práce na PC, znalost angličtiny nebo jiného cizího jazyka, spolehlivost atd. Zájemci o pozici úředního asistenta by měli ve svém životopise také zdůraznit středoškolské vzdělání ukončené maturitou. Také předchozí administrativní či asistentská praxe bude výhodou.

Tyto a další informace byste měli vměstnat do jednostránkového dokumentu! A to při zachování snadné čitelnosti a přehlednosti CVčka! Z toho důvodu si při tvorbě vlastního životopisu dejte záležet nejen na tom, co uvádíte, ale také jakým způsobem to uvádíte. Věřte totiž, že v případě životopisu platí, že na vzhledu záleží!

Na vzhledu záleží!

Potenciální zaměstnavatel se nebude obtěžovat luštěním vašeho CVčka, pokud v něm okamžitě nenalezne informace, které hledá. K jejich přehlednému uspořádání vám pomůže správně vybraný formát, rozvržení i struktura CV. Na tyto a další formální náležitosti se podíváme níže.

Formát

Pomocí správného formátu seřadíte informace tak, aby co nejlépe prezentovali vaši dosavadní kariérní dráhu. Vybírat můžete hned ze tří různých typů životopisů . Pojďme si je podrobněji popsat:

• Obráceně chronologický formát: V případě tohoto formátu nejprve uvádíte své poslední pracovní či studijní úspěchy a poté sestupujete chronologicky až k těm nejstarším. Tento formát ze všeho nejvíce podtrhuje vaši pracovní historii, uvádí však i vzdělání a dovednosti. Je ideální pro asistenty, kteří již mají určitou praxi, třebaže krátkou. Rovněž se jedná o nejběžnější formát, pokud tedy váháte, jaký formát si zvolit, doporučujeme tento.
• Funkční formát: Tento formát se soustředí na dovednosti a také zmiňuje vzdělání. Je tedy vhodný v případě, že prozatím nemáte relevantní pracovní historii. Doporučujeme jej čerstvým absolventům škol bez praxe.
• Kombinovaný (hybridní) formát: Jak již samotný název naznačuje, v tomto případě se jedná se o kombinaci jak chronologického, tak funkčního formátu. Cílí jednak na zkušenosti, jednak na dovednosti a je nejvhodnější pro velmi zkušené uchazeče s mnoha lety praxe a velkým množstvím přenositelných dovedností.

Rozvržení

Naformátujte svůj životopis podle níže uvedených formálních zásad a výsledkem bude snadno čitelný a přehledný dokument, který si potenciální zaměstnavatel přečte až do konce.

Začněte stanovením limitu na délku CVčka. Veškeré informace by se vám měly vejít na jednostránkový dokument. To však neznamená, že budete psát miniaturním písmem o velikosti 5. Naopak! Písmo musí být čitelné, jeho velikost je tak ideální na 11 bodech. Menší písmo nedoporučujeme, pokud nechcete, aby jej zaměstnavatel luštil lupou! Jedině nadpisy můžete psát větším písmem, a to o velikosti 12 až 14 bodů.

Mezi řádky ponechte dostatek místa (řádkování o 1,15 bodech), další prostor ponechte mezi sekcemi CV, abyste je od sebe přehledně oddělili a informace se nesplývaly dohromady.

Prostudujte si požadavky na formát souboru, ve kterém máte životopis odeslat. Není-li tento požadavek specifikován, zvolte formát PDF. V jeho případě se totiž vámi naformátovaný dokument nezmění ani v momentě, kdy jej zaměstnavatel otevře na svém zařízení.

Struktura

Informace strukturujte do specificky zaměřených sekcí, mezi které patří následující:

• Vaše kontaktní informace
• Část "O mně"(tzv. profesní shrnutí)
• Pracovní zkušenosti
• Vzdělání
• Dovednosti
• Další části (doporučujeme zejména počítačové dovednosti, jazyky, kurzy, školení, koníčky apod.)

Kontaktní údaje nejlépe do záhlaví životopisu!

Svůj kontakt vložte ideálně do záhlaví životopisu. Proč? Značně tím ušetříte místo. Jako nadpis celého dokumentu vám poslouží vaše celé jméno a příjmení, to uveďte tučným a větším písmem (14 bodů).

Na následující řádek připojte název své profese (úřední asistent apod.), dále následuje telefonní číslo, emailová adresy, název města, odkaz na profesní profil (nepovinné, nicméně doporučujeme)!

Příklady

Správně

Otakar Novák

Úřední asistent

721 134 567

otakar.novak@gmail.com

Praha 2

LinkedIn.com/in/otakarnovak

Chybně

Otakar Novák

Úřední asistent

Rodinný stav: Ženatý, 2 děti

Datum narození: 11.12. 1989

721 134 567

otakarek@gmail.com

Sázavská 234/87, Praha 2

Nejste nikterak povinni do kontaktu uvádět své osobní údaje, jako je rodinný stav či věk. Zvažte tedy, zda je úplně nevynechat. Dále je zbytečné uvádět celou fyzickou adresu. Název města či obce, kde právě bydlíte, je zcela dostačující.

Pokud chcete body navíc, přiložte fotografii!

Blýskněte se jako sympaťák pomocí vhodně zvoleného profesionálního portrétu . Ten vám pořídí každé fotografické studio nebo kamarád s kvalitní zrcadlovkou, který má focení jako hobby.

Naopak se vyhněte fotkám pořízeným na telefon. Ty vás budou prezentovat "ve špatném světle" jako neprofesionálního uchazeče, který se neostýchal použít selfie nebo fotku z dovolené.

Pracovní historie a jak ji správně popsat

Znovu si podrobně přečtěte popis práce z pracovní nabídky a do sekce věnované pracovním zkušenostem vyberte jen ty, které odpovídají pozici, o kterou se ucházíte.

Třebaže je šlechetné, že jste si již od patnácti let přivydělávali smažením hranolek v McDonaldu, kariérně vás to příliš neposunulo. Práce, které neodpovídají agendě úředního asistenta, proto raději vynechejte.

Naopak uveďte jakoukoliv zkušenost s prací v kanceláři, asistentskou prací nebo zkušenost s prací na pozicích, které vyžadují vysokou úroveň organizace.

Nezapomeňte u každé jednotlivé zkušenosti uvést nejenom jméno zaměstnavatele, ale také místo, kde jste práci vykonávali, název vykonávané pozice a dobu, po kterou jste v práci působili.

V neposlední řadě je záhodno uvést tři až šest odrážek, do kterých vyplníte hlavní pracovní povinnosti. Pojďme si to ukázat na konkrétním příkladu.

Příklad

Jak napsat životopis úředního asistenta bez zkušeností?

Jestliže nemáte zkušenosti přímo na úřední asistentské pozici, nevadí. Do životopisu uveďte jakoukoliv praxi z kancelářského prostředí. Může se jednat o administrativu, plánování a organizaci nebo správu.

Nemáte-li vůbec žádnou praxi (jste čerstvě po škole), pak doporučujeme volbu funkčního životopisu, který vám umožní elegantně pracovní historii obejít a zaměřit se na dovednosti.

Síla vzdělání

V části o vzdělání můžete uvést vzdělávací instituci, na které jste získali titul, také název studijního programu a způsob jeho zakončení. Přidejte i roky, během kterých jste studovali. Jestliže jste studium ukončili v posledních letech, uveďte i hlavní náplň studia. Zaplníte tak prostor, který je prázdný vzhledem k nedostatečné praxi.

Příklad

Relevantní dovednosti asistenta

Váš výběr dovedností by se měl odvíjet od požadavků uvedených v pracovní nabídce. Maximálně jim své dovednosti přizpůsobte, to však neznamená, že si budete vymýšlet. Uveďte pouze dovednosti, kterými opravdu oplýváte.

Ideálně vyberte kombinaci jak technických dovedností (tzv. tvrdé dovednosti), tak osobních vlastností (tzv. měkké dovednosti). Neuvádějte však více než pět až deset položek, a to v přehledných odrážkách.

Tvrdé dovednosti

• Uživatelská znalosti práce na PC
• Práce v interních systémech
• Znalost cizích jazyků
• Tvorba dokumentů
• Vyřizování korespondence
• Správa datových schránek
• Znalost předpisů, směrnic
• Obsluha kancelářské techniky

Měkké dovednosti

• Flexibilita
• Pracovitost
• Zodpovědnost
• Organizace
• Komunikace
• Samostatnost
• Týmový hráč
• Pečlivost

Doplňkové sekce, díky kterým vyniknete

Abyste porazili tvrdou konkurenci, budete potřebovat "něco navíc". Doplňkové sekce vám umožní prezentovat se jako unikátní uchazeč, který vyniká nad ostatními kandidáty. Na pozici úředního asistenta vám vřele doporučujeme na konec CVčka vložit následující části:

• Počítačové dovednosti : Pomocí odrážek vyjmenujte, jaké programy a systémy ovládáte i jaká je úroveň vaší znalosti
• Jazykové dovednosti : Na tuto pozici je angličtina naprostý základ, jakýkoliv další cizí jazyk pak pro vás bude výhodou. Nezapomeňte je uvést pomocí odrážek a ke každému jazyku přidat dosaženou úroveň, popřípadě jazykový certifikát.
• Zájmy a záliby : Ukažte se v osobnějším světle a máte-li v životopisu ještě místo, uveďte své koníčky. Jak je správně vybrat se dozvíte zde .

Profesní shrnutí, ve kterém budete za hvězdu

Tento krátký odstavec pojmenovaný "O mně" je skvělým úvodem vašeho životopisu. Ve dvou až pěti větách máte možnost shrnout vaši profesní dráhu úředního asistenta, vyzdvihnout největší pracovní úspěchy, zmínit vzdělání a uvést relevantní dovednosti a další silné stránky, díky kterým jste ideální uchazeč na pozici.

Profesní shrnutí slouží jako malá ukázka toho, co přinese zbytek životopisu. Musíte si tedy záležet na tom, abyste vytvořili poutavé shrnutí, kterým navnadíte potenciálního zaměstnavatele k dalšímu čtení!

Pro vaši lepší představu si níže uvedeme příklad jak povedeného profesního shrnutí, tak naprosto zbytečné části "O mně", která v životopisu pouze zabírá místo, ale nesděluje žádné relevantní informace.

Příklady

Správně

Jsem pracovitý úřední asistent s více než pěti lety zkušeností na pozici asistenta starosty a místostarosty na městském úřadu Prahy 4. Mám výborné komunikační i organizační schopnosti, pokročilou znalost anglického jazyka slovem i písmem a jsem časově flexibilní. V práci zastanu jak administrativní agendu, tak pořádání událostí a účast na veřejných akcích.

Zde uchazeč jasně uvádí, jaká je jeho praxe, silné dovednosti a přidaná hodnota, kterou může potenciálnímu zaměstnavateli nabídnout.

Chybně

Jsem úřední asistent se zkušenostmi. Přečetl jsem si vaši pracovní nabídku a naznal jsem, že mám vše potřebné k tomu, abych tuto pozici zastával. Mám jak potřebné znalosti, tak i dovednosti a do práce mohu nastoupit okamžitě.

V tomto shrnutí neuvádí uchazeč žádnou relevantní informaci, kterou by potenciálního zaměstnavatele zaujal.

Ověřené tipy aneb jak na nejlepší životopis

Níže se s vámi podělíme o profesionální rady, triky a tipy, díky kterým vytvoříte CV, jež porazí veškerou konkurenci a vyslouží vám pozvání na pohovor! Pojďme na to!

• Zapomeňte na strategii stovky odeslaných životopisů, u kterých jste nezměnili ani čárku! Obecně mířené CVčka nemají valný dopad. Dostanete jen zlomek odpovědí. Efektivnější přístup je tvorba životopisu na míru. Raději tedy vytvořte jen pár CVček, která ale do detailů přizpůsobíte konkrétním pracovním pozicím. Uvidíte, že se vám ze všech míst ozvou nazpět s pozváním na pohovor!
• Ano, vzhled je sice důležitý, ale nepřehánějte s křiklavými barvami, ozdobnými písmy a odvážnými styly. V jednoduchosti je krása. Vytvořte decentní dokument , který vás bude prezentovat jako administrativního profesionála, a nikoliv jako abstraktního umělce.
• Pozor na vyjadřovací prostředky a jazykovou správnost. Jako úřední asistent musíte perfektně ovládat češtinu, a to nejen slovem, ale i písmem. Neshoďte svou žádost kvůli gramatickým či stylistickým chybám a překlepům! Celý text si po sobě více než jednou překontrolujte a odstraňte veškeré hrubky.
• Zvyšte svou šanci na pozvání na pohovor tím, že k žádosti o práci připojíte motivační dopis!

Shrnutí na závěr: Vytvořte bezkonkurenční CVčko!

Než se rozloučíme, ještě si ve zkratce shrneme hlavní body z tohoto průvodce psaním životopisu úředního asistenta.

• Při psaní CV musíte být struční a výstižní. Omezte se pouze na relevantní informace, které (pokud možno) uvádějte v přehledných odrážkách.
• Své kontaktní údaje vložte do záhlaví dokumentu. Tento malý trik vám ušetří mnoho místa, které můžete věnovat důležitějším částem, jako je pracovní historie nebo dovednosti.
• Doporučujeme vám začít svůj životopis krátkým odstavcem, nazvaným "O mně", kterým uvedete svoje CVčko a vychválíte se v něm jako nejlepší kandidát.
• Dále pokračujte pracovní historií. Jednotlivé zkušenosti uvádějte v obráceně chronologickém formátu. Nemáte-li prozatím mnoho zkušeností, můžete začít vzděláním.
• Nezapomeňte detailněji popsat nejvyšší dosažené vzdělání a také jedno až dvě studia, která předcházela. Rovněž absolvované školy uvádějte v obráceně chronologickém pořadí.
• Do svého CVčka vyberte relevantní dovednosti, které odpovídají požadavkům na kandidáta z pracovní nabídky.
• Rozhodněte, jaké doplňkové sekce můžete přidat, abyste tak zvýšili atraktivitu své kandidatury na pozici úředního asistenta.
• CV uložte jako soubor PDF. Připojte k němu motivák, který bude nejenže odpovídat vašemu životopisu, ale také konkrétní nabídce práce.

Motivační dopis je důležitý!

Nepodceňte dopad, který může mít pečlivě vytvořený motivační dopis! Dejte si práci se sepsáním personalizovaného motiváku, jenž na míru přizpůsobíte konkrétní pracovní pozici.

V motivačním dopise vyjádřete zejména svůj zájem o danou pozici úředního asistenta, vychvalte sebe, ale také mluvte o potenciálním zaměstnavateli a důvodu, proč pro něj chcete pracovat.

Motivační dopis napište v dostatečně osobním duchu (můžete se zmínit o svých volnočasových aktivitách nebo zájmech) a adresujte jej osobě pověřené náborem nových asistentů. Její jméno bývá uvedeno v pracovní nabídce.

Často kladené otázky (FAQ)

Co je zapotřebí k výkonu profese úředního asistenta?

Jakmile si projdete pár inzerátů na pozici úředního asistenta, zjistíte, že zapotřebí bývá především minimálně středoškolské vzdělání ukončené maturitní zkouškou. Další požadavek cílí na praxi, která může, nebo nemusí být vyžadována. Setkáte se i s asistentskými pozicemi, které jsou vhodné pro absolventy bez praxe.

Mezi přední dovednosti, které bývají vyžadovány, patří zejména práce na počítači, znalost anglického jazyka nebo třeba časová flexibilita.

Kde si může hledat práci úřední asistent?

Na trhu práce pro úřední asistenty existuje mnoho příležitostí, jak získat pracovní pozici. Povětšinou se jedná o asistentské pozice na městských úřadech. A to konkrétně třeba asistenta starosty nebo jiného úředníka. Dále je možné získat asistentskou pozici ve vyšších státních úřadech a orgánech vlády, například asistent ministra, poslance nebo senátora apod.

Pak samozřejmě existuje celá řada asistentských pozic, na kterých můžete poskytovat administrativní podporu celému týmu úředníků, a to na úřadech, ministerstvech a dalších orgánech státu.