Koordinátor projektu: Životopis, díky kterému se stanete dalšími členem projektové skupiny

Vytvořte efektivní a na první pohod atraktivní životopis, který vám pomůže upoutat pozornost čtenáře. Pokud dokážete v jednostránkovém životopisu dobře vysvětlit své dosavadní zkušenosti a úspěchy, je více než pravděpodobné, že budete pozváni na pracovní pohovor.

Zde se dozvíte, jak můžete napsat silný životopis a udělat skvělý první dojem. Konkrétně si ukážeme tvorbu CV krok za krokem, a to včetně formální stránky dokumentu. Dojte však i na obsah, detailně si popíšeme jednotlivé části a veškerou teorii so ukážeme na praktických příkladech. V závěru se s vámi podělíme o rady a tipy, díky kterým vyladíte svoje CV do dokonalosti.

Jaké částky dosahuje průměrný plat na pozici koordinátora projektů?

V České republice se základní průměrný plat na pozici koordinátora projektu pohybuje na hodnotě 35 941 Kč hrubého měsíčně (zdroj: cz.indeed.com ). Tento plat by zhruba odpovídal hodinové mzdě o hodnotě 204 Kč.

Jak životopis nejlépe naformátovat?

Váš životopis koordinátora programu musí ukázat, že jste vynikajícím odborníkem na to, jak vše zkoordinovat dohromady.

Berte psaní životopisu jako další projekt rozdělený do menších kroků. Začněte tím, že si ho rozdělíte na části, z nichž každá má konkrétní účel. Poté vyplňte podrobnosti o svých dovednostech, zkušenostech, vzdělání a úspěších. A nakonec přidejte poslední úpravy, tedy korekturu a formátování.

Při strukturování životopisu postupujte následovně:

• Co je na prvním místě? Záhlaví životopisu s vaším jménem a pracovní pozicí
• Následuje profesní shrnutí neboli část "O mně"
• Dále se věnujte pracovní historii
• Podrobněji popište dosažené vzdělání
• Poté vytvořte sekci s dovednostmi
• Na závěr životopisu přidejte doplňkové sekce (jazykové a počítačové dovednosti, odborné kurzy, školení, semináře, koníčky apod.)

Životopis uspořádejte podle zvoleného formátu:

Mezi tři hlavní typy životopisů patří:

• chronologický,
• funkční a
• kombinovaný.

Abyste si mohli vybrat, který formát je pro váš životopis ideální, uvádíme následující srovnání jednotlivých formátů:

Chronologický formát životopisu

Chronologický formát životopisu je nejrozšířenější a uvádí všechny vaše předchozí pozice v obráceném chronologickém pořadí, tedy počínaje tou nejnovější. Tento formát představuje vaše úspěchy a profesní růst. Použijte jej, pokud máte konzistentní pracovní historii a chcete zdůraznit svůj profesní růst.

Funkční formát životopisu

Výše uvedený formát dává vašim dovednostem, vzdělání a neprofesním úspěchům větší váhu než vaší předchozí pracovní historii. Uspořádává vaše schopnosti do kategorií a uvádí příklady, kdy jste každou z nich v minulosti využili. Tuto možnost použijte, pokud máte v historii zaměstnání mezery, měníte zaměstnání či máte relevantní dovednosti ze zkušeností z jiné oblasti než je koordinace projektů.

Hybridní nebo kombinovaný formát životopisu

V tomto životopise se kombinují aspekty funkčního a chronologického formátu. Zobrazuje vaši historii zaměstnání v obráceném chronologickém pořadí a současně zdůrazňuje vaše úspěchy a schopnosti v jiné části. Tento formát použijte, pokud chcete uvést kompletní kariérní historii a zároveň zdůraznit své dovednosti a úspěchy.

Informace si přehledně rozvrhněte:

• K vytvoření přehledného a snadno čitelného dokumentu si vyberte jednotné a běžně používané číslo. Ideální je například Times New Roman nebo Arial. Velikost písma je nejvhodnější na 11 bodech, nadpisy však mohou být větší, a to cca 12 až 14 bodů.
• Potřebujete bílý prostor, aby vaše slova vynikla, a doporučené fonty životopisu, aby zaměstnavatelé mohli číst dokument bez potíží. Proto mezi jednotlivé sekce vložte prázdný prostor, to samé platí i pro řádky. Velikost řádkování by mělo být alespoň 1,15.
• Při volbě mezi životopisem ve formátu PDF nebo Word používejte PDF, pokud není v pracovní nabídce výslovně požadován jiný formát.

Kontaktní informace a jak je správně uvést

Na začátek uveďte kontaktní údaje, aby vás personalisté mohli snáze kontaktovat v případě, že se dostanete do užšího výběru nebo s vámi budou chtít vést telefonický pohovor.

Dodržujte následující formát:

• Jméno a příjmení
• Vaše pracovní pozice
• Vaše telefonní číslo
• Vaše profesní e-mailová adresa
• Místo bydliště (stačí název města)
• Váš profil na síti LinkedIn

Příklady

Mezi kontakt nepatří osobní informace. Vyvarujte se uvádění věku, datu narození nebo rodinného stavu!

Vhodná prezentace pracovních zkušeností

Abyste mohli efektivně koordinovat projekty, je nezbytné zdůraznit vaše relevantní úspěchy a dovednosti a zároveň v životopise projektového koordinátora prezentovat vaše řídící zkušenosti.

Dbejte na to, aby byl váš popis přesný, zaměřený na vaše úspěchy a schopnosti. Předvedením svých zkušeností s koordinací projektů můžete potenciálním zaměstnavatelům ukázat, že jste zkušený a kompetentní profesionál.

Zde je několik tipů, jak písemně prezentovat své manažerské zkušenosti:

• Při popisu výsledků, kterých jste dosáhli ve svých předchozích zaměstnáních, buďte explicitní. Pokud je to možné, měřte své úspěchy pomocí čísel.
• Pro koordinaci projektů jsou nezbytné silné organizační schopnosti, proto nezapomeňte zdůraznit svou schopnost efektivní komunikace, multitaskingu, time managementu, preciznosti a schopnosti dodržovat termíny. Popište, jak jste pomáhali týmu udržet se na správné cestě tím, že jste mu dávali pokyny a rady, správně mu přidělovali úkoly a řešili problémy. Nezapomeňte zmínit schopnost týmové spolupráce.
• Popište své zkušenosti s příslušnými nástroji a softwarem, jakož i s konkrétními přístupy k řízení projektů, které jste použili, jako je Agile, Waterfall nebo Lean Six Sigma.
• Chcete-li prokázat, že máte přesné znalosti a odborné znalosti, které společnost hledá, použijte klíčová slova z popisu práce.

Příklad

Do životopisu patří i dosažené vzdělání

Uveďte všechny příslušné tituly, které máte, například bakalářský nebo magisterský titul v oboru obchodní administrativy, projektového managementu nebo ve srovnatelném oboru. Pro výčet titulů použijte obrácené chronologické pořadí.

Uveďte úplné údaje o své kvalifikaci, jako je název školy, místo, název studovaného oboru a rok nástupu do studia i rok jeho absolvování.

Pokud v současné době studujete, uveďte data předpokládaného ukončení studia na vysoké škole nebo data ukončení studia na vysoké škole. Také se můžete rozhodnout, že v části o vzdělání zdůrazníte absolvované odborné kurzy, pokud jsou relevantní pro pozici, o kterou se ucházíte.

Příklad

Vybalancovaný mix tvrdých a měkkých dovedností

Koordinace projektů je složitá práce, která vyžaduje kombinaci organizačních a mezilidských dovedností. Musíte být dostatečně organizovaní, abyste zvládli logistiku projektu, sledovali jeho průběh a zajistili splnění potřebných úkolů. Plánování je nezbytné, ale stejně tak i schopnost řešit vzniklé problémy. Kromě toho budete potřebovat silné komunikační a vůdčí schopnosti, abyste mohli udržovat projekty v chodu a vést svůj tým k úspěchu.

Při uvádění dovedností se inspirujte v popisu práce, a to konkrétně v požadavcích na pozici. Jako zdroj inspirace vám také poslouží příklady uvedené níže. Do CV však nevypisujte všechny dovednosti, vyberte si pět až deset nejstěžejnějších!

Tvrdé dovednosti

• Znalost softwaru pro řízení a koordinaci projektů
• Tvorba a sledování rozpočtu
• Koučování a mentoring či dohled
• Metodiky řízení projektů
• Informační technologie Jira
• Agilní metodiky Scrum
• Řízení IT projektů
• Zlepšování obchodních procesů
• Znalost Microsoft Office
• Technická dokumentace
• Hodnocení a řízení rizik
• Správa databází
• Řízení procesů

Měkké dovednosti

• Orientace na výsledek
• Týmová spolupráce
• Samostatnost a zodpovědnost
• Komunikační dovednosti
• Organizační dovednosti
• Kritické myšlení
• Řešení problémů
• Delegování pravomocí
• Vyjednávání
• Řešení konfliktů
• Analytické myšlení
• Přizpůsobivost
• řízení času

Doplňkové sekce do CV

• MS Excel a další počítačové dovednosti : Pokud máte specializované technické dovednosti, které jsou pro váš obor nezbytné, zvažte jejich zařazení do samostatné sekce.
• Angličtina a další cizí jazyky : Jestliže kromě angličtiny dobře ovládáte i další jazyky, můžete je uvést v samostatné oblasti.
• Odborné kurzy a školení : Profesní kvalifikace získané v rámci kurzů, školení a seminářů, které souvisejí s vaším oborem, by měly být uvedeny v samostatném oddíle, pokud je máte.
• Zájmy a záliby :

Profesní shrnutí: Uveďte se jako ideální kandidát

Kandidátům s praxí a zkušenostmi doporučujeme uvést shrnutí životopisu. Jedná se o stručný přehled vašich úspěchů, dovedností a zkušeností, které dokládají vaši vhodnost pro danou pozici. Ze shrnutí by mělo být zřejmé, proč jste ideálním kandidátem na danou pozici.

Buďte však struční. Vystačit byste si měli s cca 2 až 5 větami. Piště k věci a svá tvrzení dokládejte čísly a příklady z koordinátorské praxe.

Příklady

Toto profesní shrnutí je vyčerpávající. Kandidát v něm shrnul všechny silné body ze svého životopisu a prezentuje se jako schopný profesionál, díky kterému bude každý projekt šlapat jako hodinky.

Tento příklad není ideální. Uchazeč se v něm ohání silnými dovednostmi a bohatými zkušenostmi, ale vyjadřuje se velmi obecně a nedokládá žádné příklady, čísla ani fakta.

Závěrečné tipy, díky kterým bude vaše CV nepřehlédnutelné

Udělejte si čas na přizpůsobení životopisu: Na pozicích projektových koordinátorů je často potřeba mít specifické znalosti v dané oblasti. Pokud se ucházíte o práci ve více odvětvích, musíte svůj životopis přizpůsobit potřebám každého z nich.

Například koordinátor projektů pracující ve stavebnictví bude muset znát okolnosti toho, jak se budovy dávají dohromady. Koordinátor pracující v oblasti technologií tyto znalosti potřebovat nebude, ale bude muset rozumět výrobě softwaru. Zaslání stejného životopisu těmto firmám povede k tomu, že vaše žádost bude jednou nebo oběma ignorována.

Místo toho si u každé pozice zkontrolujte nabídku práce a přizpůsobte svůj životopis tak, aby vyzdvihoval vaše relevantní zkušenosti. Je mnohem pravděpodobnější, že si vás někdo všimne, když svůj životopis cíleně zacílíte.

Zdůrazněte kvantifikovatelné úspěchy: Koordinátoři projektů definují úspěch podle toho, zda dosáhli konkrétních čísel. Jednou z největších povinností koordinátora je sledovat významné milníky, jako jsou termíny dokončení a rozpočty. Své dosavadní úspěchy můžete elegantně demonstrovat tím, že v životopise uvedete své kvantifikovatelné úspěchy.

Za tímto účelem používejte pokud možno místo vypsaných slov čísla. "20+" je poutavé a zabere méně místa než napsání "mnoho" nebo "více než dvacet". Nejenže tak personalisté získají pevnou představu o vašich úspěších, ale také si budou moci něčeho všimnout, pokud budou vaši žádost procházet zběžně.

Proveďte finální kontrolu: Projektový koordinátor by měl vždy dbát na drobné detaily. To platí stejně tak v životopise jako v jejich zaměstnání. Pokud vaše žádost obsahuje chyby nebo překlepy, zaměstnavatelé se mohou domnívat, že nejste dostatečně organizovaní, abyste mohli práci dobře vykonávat.

Proto byste měli svůj životopis před odesláním vždy naposledy zkontrolovat. Po jeho prvním napsání jej na několik hodin odložte. Až se k němu vrátíte, budete překvapeni neobratnými formulacemi a chybami, které jste přehlédli. Pro jistotu si můžete nechat dokument zkontrolovat i od blízké osoby.

Shrnutí: Jak napsat CV v kostce

• Při tvorbě životopisu projektového koordinátora je vhodné dodržovat formální pravidla. Pro životopis projektového koordinátora je nejefektivnější obráceně chronologický formát, který formát jednoduše ukazuje vaše profesní zkušenosti a kariérní vývoj.
• Abyste upoutali zájem náboráře o přečtení vašeho životopisu projektového manažera, vytvořte poutavé shrnutí životopisu.
• Při vysvětlování svých pracovních zkušeností zdůrazněte své úspěchy nad povinnostmi, které vám umožňují získat práci.
• Nezapomeňte detailněji rozvést své vzdělání. V případě, že máte čerstvě po škole, rozepiště i hlavní náplň studia (pokud souvisí s danou pozicí).
• Chtějí-li koordinátoři projektů získat zaměstnance, musí ve svých životopisech prokázat své tvrdé i měkké dovednosti.
• Chcete-li prezentovat kompletní obraz své profesní minulosti, přidejte doplňkové sekce, jako jsou jazyky nebo počítačové dovednosti.
• K životopisu projektového manažera přiložte silný motivační dopis, abyste přesvědčili personalistu, že jste ideální volbou.

Motivační dopis by měl být běžnou součástí žádosti o práci

Myslíte si, že na personálním oddělení nikdo nebude váš životopis číst? Tak to se šeredně mýlíte! Motivační dopis, který připojíte ke své žádosti o zaměstnání, může výrazně zvýšit vaši šanci na přijetí.

Zde je návod, jak můžete rychle vytvořit motivační dopis pro projektového kooeridátora, kterým zanecháte dobrý dojem:

• Dodržujte jednotné formátování motivačního dopisu, které odpovídá formální úpravě vašeho životopisu. Oba dva dokumenty se musí doplňovat a ladit spolu po obsahové i formální stránce.
• Použijte jméno manažera náboru, kterému budete motivační dopis adresovat.
• První věta by měla upoutat pozornost čtenáře a naladit jej k dalšímu čtení.
• Další odstavec by měl zdůraznit vaše úspěchy, reference a zkušenosti.
• Popište své hlavní kompetence v oblasti vedení a koordinace projektů.
• Celý dopis zakončete výzvou k akci, to znamená, že si zdvořile řeknete o osobní setkání, během kterého můžete probrat svou kvalifikaci na danou pozici.

Často kladené otázky (FAQ)

Jaká je náplň práce koordinátora projektů?

Koordinátoři projektů bývají zodpovědní za dosažení cílů a splnění standardů, které stanovil jejich zaměstnavatel. Aby zajistili úspěch svých projektů, musí mít kombinaci tvrdých dovedností, jako je například analýza dat, a měkkých dovedností, jako je delegování úkolů a řízení. Pokud se ucházíte o pozice projektových koordinátorů, měli byste svým životopisem zaměstnavateli dokázat, že máte schopnosti, které hledá.

Jaké požadavky jsou kladeny na koordinátory projektů?

Co se vzdělání týče, bývá požadováno minimálně středoškolské vzdělání technického směru ukončené maturitní zkouškou. Vysokoškolské vzdělání v oblasti managementu však bude velkou výhodou.

Dále se můžete setkat s požadavkem na praxi v oblasti vedení, koordinace a řízení projektů (v celé jejich šíři, tedy od plánování, realizace, reportingu a předání do provozu po jejich vyhodnocení), a to alespoň 2 roky.

Mezi požadované tvrdé dovednosti patří zejména znalost angličtiny, nebo jiného cizího jazyka, mezi měkké dovednosti pak hlavně komunikační a organizační dovednosti. Jako koordinátoři projektů tedy musíte být vysoce organizovaní a mít vynikající schopnosti v oblasti řízení času, komunikace a týmové práce. A až se budete ucházet o zaměstnání, budete potřebovat vynikající životopis, abyste potenciálním zaměstnavatelům ukázali, že se na danou pozici hodíte nejlépe. To vám značně usnadní některá z našich šablon CV .