Životopis osobního asistenta - jak na to

Osobní asistent není jen někdo, kdo spojuje hovory a vaří kávu šéfovi. Je to někdo, kdo zodpovídá za podporu a usnadnění práce nebo i života svého nadřízeného či klienta. Osobní asistence může mít také velmi náročnou a záslužnou podobu pomoci nějaké osobě se zdravotním omezením či postižením zvládat každodenní úkony.

V tomto článku se zaměříme spíše na osobní asistenty v pracovní sféře, tedy na ty, kdo mnohostranně pomáhají svému zaneprázdněnému nadřízenému v organizaci a výkonu jeho povolání. Osobní asistenti spravují kalendář, organizují schůzky a pracovní cesty, mají na starosti komunikaci s klienty a obchodními partnery, připravují různé dokumenty a podklady ke schůzkám, vedou všemožné evidence a mnoho dalšího.

Vždy musí mít dokonalý přehled o všem, co se týče denních i dlouhodobých plánů nadřízeného. Znát všechny důležité kontakty, vědět, kde nalézt všechny potřebné informace. Dokázat flexibilně reagovat na změny v itineráři a tak dále.

Pokud se chcete ucházet o práci jako osobní asistent, prvním krokem je příprava profesionálního životopisu. V tomto článku se podíváme, jak na to.

Struktura životopisu - pravidla

Stejně jako má svá pravidla vedení pracovního itineráře, také životopisu náleží ustálená struktura. Ta usnadňuje náborovému specialistovi nalézt v CV snadno a rychle všechny informace, které potřebuje. Základní sekce profesního resumé jsou následující: Záhlaví, Profil, Pracovní zkušenosti, Vzdělání a Dovednosti.

Společně si je projdeme jednu po druhé, vysvětlíme si jejich význam a probereme, na co klást důraz v případě zájmu o zaměstnání jako osobní asistent. Uvedeme si také příklady, jak může vypadat obsah jednotlivých sekcí v praxi. Vždy ale mějte na mysli, že se jedná o váš osobní životopis a měli byste mu vtisknout něco ze své osobitosti. A samozřejmě vše co nejlépe uzpůsobit na míru práci, o kterou se zrovna ucházíte.

Upoutejte pozornost záhlavím

Záhlaví je hlavním prvkem v celkovém vizuálním rozložení životopisu. Je potřeba navrhnout je dost atraktivně k upoutání pozornosti, současně ale musí samozřejmě působit seriózně a profesionálně. Vyhněte se proto křiklavým barvám nebo nadbytečným dekorativním prvkům.

Co se týče obsahu, patří do záhlaví životopisu základní údaje. Tedy vaše jméno, pracovní pozice a kontaktní údaje - e-mail a telefonní číslo. Můžete sem přidat také odkaz na váš profil na LinkedInu. Pokud je vaše prezentace na této profesní sociální síti dostatečně reprezentativní a obsahuje informace relevantní pro náboráře.

Shrňte to nejdůležitější v profilu

Profil je tou sekcí životopisu, který si náborový specialista obvykle přečte jako první. Jedná se o stručné a výstižné shrnutí vašeho profesního resumé. Obvyklý rozsah je jeden odstavec o jedné až pěti větách. Shrnout svou kvalifikaci skutečně efektivně v tak krátkém textu není snadný úkol. Ale jistě si s ním poradíte, když budete mít na mysli svůj cíl.

Vyberte pro profil to nejdůležitější a nejrelevantnější. Můžete zdůraznit délku své praxe, největší úspěchy nebo své nejsilnější stránky. Je dobré při tom přihlédnout ke konkrétní pracovní příležitosti, o kterou se zrovna ucházíte. Můžete dokonce zmínit i to, že právě hledáte to, co daná práce nabízí. A uvést proč. Když ukážete svůj zájem o pozici už v profilu CV, může to výrazně zvýšit vaše šance ve výběrovém řízení.

Prezentujte své pracovní zkušenosti jako kariérní růst

Další sekcí životopisu jsou Pracovní zkušenosti. Zde potenciálnímu zaměstnavateli můžete ukázat, co již máte za sebou z hlediska praxe. Je důležité vědět, jak správně jednotlivá předchozí zaměstnání uvádět, a také být schopen popsat je takovým způsobem, aby bylo zřejmé, jak vám umožnila profesně růst.

Jednotlivá zaměstnání uvádějte v obráceném chronologickém pořadí, tedy od těch nejnovějších. Napište, kde a kdy jste pracovali a co jste dělali. Neomezujte se ale pouze na suchý základní popis pracovní náplně. Zmiňte své největší úspěchy, zdůrazněte aspekty relevantní pro pozici, o kterou se ucházíte, vykreslit můžete také, jakým způsobem z vás daná práce udělala lepšího specialistu.

Je dobré, pokud je v soupisu vašich zaměstnání znát postup po kariérním žebříčku. Pokud jsou ale vaše pracovní zkušenosti zatím chudší, nezoufejte. Každý někdy začínal. Zmiňte klidně relevantní brigády nebo praxe při studiu. Cokoli, co mohlo přispět k vaší kvalifikaci jako osobní asistent.

Vzdělání jako příprava na praxi

Nároky na vzdělání se u osobních asistentů mohou lišit v závislosti na konkrétní pracovní pozici. Obvykle vám bude stačit středoškolské vzdělání, ale někteří zaměstnavatelé mohou mít větší očekávání. Každopádně pokud máte titul z vysoké školy, určitě informace o něm do vašeho životopisu patří, i kdyby to s prací osobního asistenta přímo nesouviselo. Svůj životopis jím pozvednete, protože ukazuje, že máte přehled, dokážete zvládat náročné úkoly a dotahovat věci do konce. Pokud jste vysokou školu nestudovali, vůbec to nevadí. Uveďte svou střední školu.

Do této sekce životopisu patří i jakékoli další aktivity, kterými jste si zvýšili svou kvalifikaci. Semináře, kurzy, různé certifikáty. Dbejte pouze na to, aby to bylo vzdělání doložitelné a relevantní práci, o kterou se ucházíte. Pokud se například ucházíte o zaměstnání ve společnosti se zahraničními partnery, relevantní může být třeba absolvovaný kurz cizího jazyka.

Jednotlivé vzdělávací aktivity uvádějte opět v obráceném chronologickém pořadí. Kromě základních informací (vzdělávací instituce, doba absolvování, základní popis) nezapomeňte zdůraznit, jakým způsobem vás daná edukativní zkušenost připravila pro praxi.

Dovednosti dokonalého asistenta

Tato sekce CV slouží k přehlednému uvedení vašich nejsilnějších stránek a specifických dovedností. Mějte při jejím vytváření na mysli, o jakou příležitost se ucházíte. Jaký je asi ideální kandidát? Vyberte ze svých dovedností ty, které odpovídají jeho profilu. Vždy buďte maximálně autentičtí, vymýšlet si v životopisu se nevyplácí.

Nezapomeňte uvést jak ty základní dovednosti, které potřebuje každý dobrý asistent, tak také vaše specifické, které jsou současně relevantní dané pozici a mohou vás zvýhodnit oproti ostatním uchazečům. Vybírejte jak dovednosti odborného, technického rázu, tak tak také tzv. "soft skills", tedy takové dovednosti, které vám umožňují úspěšně interagovat s druhými lidmi.

Dovedností uveďte 5-10. Může být těžké vybrat jen některé, když máte pocit, že toho máte mnohem více, čím se můžete pochlubit. Ale mějte na mysli, že náborovému specialistovi má tato sekce CV usnadnit utvořit si základní obrázek o adeptovi. Snadno a rychle. Mějte proto na mysli, jaký obraz chcete vykreslit, volte dovednosti vyváženě a popište je co nejstručněji a nejvýstižněji.

• Pokročilá práce s MS Office (včetně Microsoft Bookings a Teams)
• Anglický jazyk (obecný jazyk úroveň C1 Advanced a obchodní jazyk úroveň B2 Business Vantage)
• Schopnost psát všemi deseti s rychlostí přesahující 60 slov za minutu a vysokou přesností
• Vynikající schopnost efektivní komunikace (slovem i písmem) s různými lidmi
• Spolehlivost, profesionalita, zachování důvěrnosti
• Schopnost efektivního plánování a organizace, time managementu
• Flexibilita, schopnost rychlého rozhodování pod časovým tlakem, identifikace problémů a hledání řešení
• Řidičský průkaz sk. B (aktivní řidič)
• Příjemné vystupování a empatické jednání s lidmi

Závěrečné tipy

Prošli jsme si, jaké jsou základní segmenty profesního životopisu, probrali, co do nich patří, a ukázali si příklady, jak může jejich obsah u osobního asistenta vypadat v praxi. Na závěr vám ještě přinášíme několik tipů, které vám mohou pomoci váš životopis pozvednout tak, abyste se odlišili od konkurenčních uchazečů o práci a zvýšili své šance na získání práce.

V čem se často chybuje? Co můžete udělat navíc? A na co byste rozhodně neměli zapomenout? Čtěte dál a přibližte se k získání nové práce!

Připojte motivační dopis a reference

Napsali jste životopis a uvažujete, jak ještě lépe potenciálnímu zaměstnavateli dát najevo svůj zájem a skutečnost, že se na vypsanou pozici dokonale hodíte? Skvělým nástrojem je motivační dopis. V něm můžete detailněji popsat svou kvalifikaci, důvody, proč se zajímáte právě o tuto práci, a cokoli dalšího, co by mohlo pomoci, a nevešlo se do životopisu.

Někdy je dokonce motivační dopis povinnou součástí výběrového řízení. Pokud ne, a vy ho připojíte k CV z vlastní iniciativy, můžete tím získat cenné body navíc. Ukazujete tak potenciálnímu zaměstnavateli, že máte o vypsanou pozici skutečný zájem.

I dopis informující o vaší motivaci by samozřejmě měl být výstižný a stručný. Mnohastránkový elaborát nikdo číst nebude. Rozhodně pak pište tuto přílohu CV vždy na míru konkrétní pracovní příležitosti. Můžete v něm uvést třeba i to, co se vám na zaměstnavateli líbí a jakým způsobem byste skvěle zapadli do týmu a přispěli k dalšímu rozvoji.

Dalším prvkem, který vám může pomoci získat náskok před ostatními adepty, jsou reference. Doporučení od předchozích zaměstnavatelů dodají vašemu CV autentičnost. Můžete je uvést přímo v dokumentu (jméno, pozici, kontaktní údaje) nebo jen zmínit, že jsou k dispozici na vyžádání. Reference volte tak, aby působily reprezentativně. Ideální kontaktní osobou je předchozí zaměstnavatel nebo přímý nadřízený.

Pokud reference přímo nepřipojíte, jen uvedete, že je poskytnete na vyžádání, mějte je rozhodně připravené pro případ, že si je skutečně někdo vyžádá. Shánět je na poslední chvíli by rozhodně nebylo strategickým krokem. Každopádně si od svých referencí vyžádejte souhlas a ujistěte se, že vám skutečně poskytnou dobré doporučení. A kontaktní údaje udržujte aktuální, aby na nich byly vaše reference skutečně k zastižení.

Nepodceňte závěrečnou kontrolu a připravte se na pohovor

Zbrklost se nevyplácí nikdy a při hledání práce to platí dvojnásob. Než odešlete svůj hotový životopis, důkladně si ho zkontrolujte. Raději několikrát. Ideální je nechat ho přečíst ještě někomu dalšímu. Ne nadarmo se říká, že "víc hlav víc ví". Nechybí ve vašem resumé něco? Jsou všechny údaje aktuální?

Především se pak při kontrole zaměřte na pravopisnou stránku. Překlepy a hrubky výrazně snižují celkový dojem a to zbytečně. Chcete-li mít naprostou jistotu, nechte své CV zkontrolovat profesionálnímu korektorovi. Ne každý to udělá, a tak můžete díky zcela bezchybnému textu svého resumé získat další výhodu. I to může být detail, který nakonec na pomyslné misce vah převáží výběr ve váš prospěch.

V neposlední řadě nezapomínejte, že odesláním skvělého životopisu celý proces získávání nové práce nekončí. Pokud díky němu uspějete v prvním kole výběrového řízení, čeká vás osobní schůzka s náborářem nebo přímo s potenciálním zaměstnavatelem. Na tu byste měli přijít dokonale připraveni. Zjistěte si co nejvíce informací o vypsané pozici i o zaměstnavateli. Připravte si odpovědi na otázky, které vám mohou být kladeny. Pokud jste dlouho na žádném pohovoru nebyli, může být dobrý nápad trochu si to nacvičit. Požádejte o pomoc nějakého svého komunikativního známého.

V neposlední řadě nezapomeňte na základní pravidla úspěšného pohovoru: Přijďte včas, vhodně oblečení a nezapomeňte doma svůj úsměv. Přejeme hodně štěstí v hledání nové práce. Snad vám náš článek pomůže k úspěchu!