Silný průvodní dopis: Čeho se vyvarovat při psaní průvodního dopisu

Uvedeme některé běžné chyby v motivačních dopisech, kterých je třeba se vyvarovat, a podělíme se o tipy a osvědčené postupy pro motivační dopisy, které vás ukážou v tom nejlepším světle.

Psaní žádosti o zaměstnání není pouze o průvodním dopisu. Ještě předtím je třeba vytvořit silný životopis. V případě, že hledáte inspiraci, podívejte se na naše vzorové CV. V sekci příklady naleznete třeba CV správce nemovitosti, správce změn nebo například herce.

Co je to průvodní dopis?

Průvodní neboli motivační dopis je první informace, kterou si firma udělá o vás jako o osobě. Váš životopis popisuje vaše předchozí pracovní zkušenosti a dovednosti, ale motivační dopis je příležitostí ukázat personalistům vaši osobní stránku. Je to také příležitost ukázat, proč vyčníváte z davu. Zaměstnavatelé dostávají mnoho žádostí, z nichž mnohé vykazují podobný původ a zkušenosti. Motivační dopis jim pomůže zúžit okruh talentů. Motivační dopis se obvykle píše ve formátu tří odstavců a neměl by mít více než 300 slov.

Jaké jsou výhody motivačního dopisu?

Některé nabídky práce vyžadují, aby uchazeč předložil motivační dopis, zatímco v jiných je to nepovinné. Uchazeči by však vždy měli věnovat čas napsání motivačního dopisu, aby vyjádřili svůj zájem o společnost a konkretizovali své profesní zkušenosti.

Motivační dopis má následující výhody

Personalizuje vaše žádosti o zaměstnání

Ani skvělé životopisy neumožňují uchazečům předvést své spisovatelské dovednosti. Motivační dopis může uchazečům pomoci prodat se tím, že dá vyniknout jejich osobnosti. Náboroví pracovníci získají představu o tom, kdo je uchazeč, kromě jeho pracovních zkušeností a vzdělání. Motivační dopisy také umožňují uchazečům probrat části jejich minulosti, které nemusí být v životopise výslovně uvedeny, ale jsou důležité pro práci, o kterou se ucházejí.

Prezentují váš zájem o danou pozici a společnost

Mnoho uchazečů slepě střílí žádosti o zaměstnání a věří, že kvantita převáží nad kvalitou. Aby byli co nejefektivnější, pošlou buď obecný průvodní dopis, nebo žádný neodešlou. To je však promarněná příležitost.

Motivační dopis s konkrétními informacemi o tom, proč byste se pro danou společnost skvěle hodili, ukazuje, že jste si udělali průzkum a máte o práci v dané organizaci zájem. Zaměstnavatelé si všimnou kandidátů, kteří si prozkoumali podnik a jeho firemní kulturu. Tito kandidáti ukazují, že tam chtějí konkrétně pracovat - nechtějí jen práci.

Prokazuje vaši pracovitost

Tím, že věnujete čas vypracování dobře prozkoumaného motivačního dopisu, ukazujete zaměstnavatelům, že jste motivovaní a zapálení pro danou pozici. Dovednost vyhledat, napsat a odeslat čistopis před uzávěrkou prokazuje vaši schopnost pracovat a řídit se pokyny.

Nejčastější chyby aneb čemu se při psaní motivačního dopisu vyvarovat?

Motivační dopis může náborovému manažerovi ukázat, proč jste pro danou pozici nejvhodnější, takže jeho správné vypracování stojí za váš čas a úsilí. Vytvoření přesvědčivého motivačního dopisu však může být náročné. Musíte předvést své schopnosti, aniž byste působili sebestředně nebo se uchýlili ke klišé. Zde je několik nejčastějších chyb v motivačním dopise, kterým se za každou cenu vyhněte.

Nezdůrazňujte své nedostatky

Je snadné cítit se zranitelně, když se ucházíte o práci, zejména pokud máte omezené pracovní zkušenosti nebo málo požadovaných dovedností. Nikdy však není vhodné začínat motivační dopis tím, že se podceníte nebo upozorníte na dovednosti či znalosti, které vám chybí. Tímto způsobem nikdy vhodným kandidátem v očích zaměstnavatele nebudete.

Pamatujte, že motivační dopis není místem, kde byste měli uvádět své slabé stránky. Takže rozhodně nezačínejte svůj motivační dopis větou typu: "Ačkoli ještě nemám,"... Pokud něco nemáte, proč to zdůrazňovat?

Místo toho byste se měli při hledání zaměstnání zaměřit na stávající žádané profesní dovednosti, zkušenosti a nadání, které potenciálního zaměstnavatele zaujmou.

Pokud hledáte práci, pak jste v oblasti prodeje. To, co napíšete do motivačního dopisu, by mělo co nejefektivněji prodat dovednosti, zkušenosti a schopnosti, které máte, na rozdíl od zdůrazňování těch věcí, které vám chybí. Zdůrazňování slabých stránek v motivačním dopise vás může stát práci, na kterou se hlásíte.

Odpoutejte se od minulosti

Možná jste byli propuštěni z posledního zaměstnání, nebo možná hledáte nové příležitosti. Bez ohledu na důvod hledání práce nestrávíte omezený prostor motivačního dopisu tím, že se budete soustředit na svou minulost.

To nejhorší, co může potenciální zaměstnanec udělat v motivačním dopise, je vysvětlovat, proč opustil svou současnou nebo bývalou pozici. Je to jako začínat první rande vyprávěním o své bývalé! Zaměstnavatel nechce slyšet o vaší minulosti, chce slyšet o vaší přítomnosti a budoucnosti a o tom, jak se stanete přínosem pro jeho společnost.

Vyhýbat se minulosti je obzvláště důležité, pokud jste měli se zaměstnavatelem sporný vztah. Když řeknete, že hledáte novou příležitost, protože váš předchozí zaměstnavatel byl nespravedlivý nebo jste měli neschopného šéfa, budete vypadat jen špatně. Pokud je tento typ negativních informací uveden v průvodním dopise, náboráři se na životopis často ani nepodívají.

Nepište pouze o sobě

Další častou chybou uchazečů je, že se v motivačním dopise chlubí svými schopnostmi, aniž by přiznali, jak je využijí ve prospěch potenciálního zaměstnavatele.

Nejhorší věc, kterou může uchazeč v motivačním dopise udělat, je, že v něm bude psát jen o sobě a o tom, co hledá. Nejlepší je zaměřit se na to, proč se pro danou organizaci hodí, čím přispěje a co udělal nebo udělá pro její podporu. Je to tenká hranice mezi sebevědomím a arogancí. Kandidáti by se měli vyvarovat přehánění a chlubení se svými úspěchy a silnými stránkami.

Nemluvte o penězích

Na diskusi o platu během náborového procesu je čas a místo, ale váš motivační dopis jím není. Snažte se neuvádět v motivačním dopise nevyžádané informace o platu, pokud o to nejste výslovně požádáni, zejména pokud existuje rozdíl mezi tím, co je inzerováno nebo uvedeno v inzerátu, na který reagujete. Žádný potenciální zaměstnavatel nechce zaměstnat někoho, komu jde jen o peníze.

Vždy proveďte korekturu překlepů a vyhněte se klišé

Někdy jsou uchazeči o zaměstnání tak zaujati hledáním nejlepšího způsobu vyjádření svých myšlenek, že zapomínají věnovat pozornost detailům svého motivačního dopisu. Překlepy, použití nesprávných informací o společnosti a klišé jsou časté chyby, na které je třeba se při korektuře zaměřit.

Podívejme se na překlepy v motivačním dopise. Překlepy v průvodním dopise jsou závažnou, ale častou chybou. Důsledná korektura motivačního dopisu umožní, aby váš obsah vynikl. Kontrola pravopisu ve Wordu je váš přítel. Používejte ji, ale nespoléhejte se na ni.

Vytiskněte si motivační dopis, přečtěte si ho od začátku do konce a před odesláním se ujistěte, že v něm nejsou žádné překlepy. Motivační dopis je první dojem, který na náborového manažera uděláte - ujistěte se, že je dobrý.

Ujistěte se, že používáte správné informace o společnosti. Možná budete v pokušení opakovaně použít části svého motivačního dopisu, když se budete ucházet o podobné pozice u různých společností. Neaktualizovat informace o společnosti u každého dopisu je však neodpustitelný prohřešek. Dvakrát si zkontrolujte, zda máte správné údaje o společnosti, včetně konkrétní pozice, o kterou se ucházíte, a pokud možno jména vedoucího náboru.

Dávejte si pozor na klišé a výplňková slova. Při korektuře motivačního dopisu hledejte a odstraňujte klišé a nadužívaná výplňková slova bez reálného obsahu. Místo vágních slov popisujících vaši pracovní morálku nebo zkušenosti ("Jsem motivovaný samostatný pracovník") uveďte konkrétní příklady, které dokládají vlastnosti, jež chcete vyzdvihnout.

Rady a tipy, jak napsat průvodní dopis

Na jedno pracovní místo mohou personalisté obdržet stovky motivačních dopisů a životopisů. Potenciální zaměstnanci mají jen několik vteřin na to, aby udělali dobrý první dojem, a nudný motivační dopis by je mohl poslat rovnou do hromádky "ne". Řiďte se těmito radami a napište motivační dopis, který vám zajistí pohovor:

Buďte v motivačním dopise sami sebou

Nechcete znít jako všichni ostatní. Dejte personalistům najevo své osobnostní rysy a to, jak byste mohli do společnosti zapadnout.

Jednou z klíčových věcí, na kterou se zaměřujeme, je, zda dotyčný začlenil aspekty své osobnosti do příkladů, jak by na této pozici uspěl. Zmínění zkušeností, které vás kvalifikují pro danou pozici, je jedním ze způsobů, jak dopis personalizovat. Uchazeči by měli být dostatečně struční a sebevědomí, aby věděli, v čem je jejich dosavadní výsledky činí jedinečnými, a měli by být schopni to vztáhnout k dané pozici.

Udělejte si průzkum a přizpůsobte svůj motivační dopis.

Stejně jako životopis by měl být i motivační dopis přizpůsoben každé pozici a společnosti. Namísto šablonovitého motivačního dopisu použijte jazyk specifický pro dané odvětví s odkazem na body z popisu pracovní pozice a webových stránek společnosti.

Pokud je to možné, zjistěte si při průzkumu jméno manažera, který zaměstnance přijímá. Oslovení vedoucího náboru vás odliší. Pokud si nejste jisti, kdo je vedoucím náboru, použijte obecný pozdrav - ale jen v krajním případě. Také pozor na správně uvedené kontaktní údaje.

Jedna z věcí, která v motivačním dopise vždy upoutá pozornost, je zmínka o tom, proč chcete být součástí dané organizace. Ukažte vášeň pro danou organizaci a odvětví. Zaměstnavatelé nechtějí zaměstnat někoho, kdo se o svou práci nebude zajímat.

Buďte ve svém motivačním dopise kreativní

Náboroví manažeři nedočtou váš motivační dopis, pokud se budou nudit po prvním řádku. Silný úvod by měl najít jedinečný způsob, jak zdůraznit zkušenosti nebo něco konkrétního z nabídky práce.

Upoutat jejich pozornost je klíčové; personalisté procházejí tuny motivačních dopisů na každou pozici. Najděte kreativní způsob, jak vyniknout, aby si vás personalista všiml a přešel k vašemu životopisu.

Kreativní motivační dopis se vymyká strnulým šablonám motivačních dopisů a frázím. Skvělým způsobem, jak motivační dopis ozvláštnit, je uvést krátký příběh, který vás spojuje s danou společností prostřednictvím jejího poslání nebo produktu. Toto cvičení vás nepochybně odliší od většiny ostatních kandidátů.

V motivačním dopise zmiňte doporučení

Pokud jste byli personalistovi představeni nebo jste s ním navázali kontakt prostřednictvím doporučení zaměstnance nebo společného kontaktu z oboru, uveďte jméno této osoby ve svém motivačním dopise (s jejím svolením).

Kandidáti mohou do motivačního dopisu uvést doporučení, aby vynikli. Před uvedením jména by měli vždy získat souhlas, ale motivační dopis je skvělou příležitostí uvést jméno osoby, která se může zaručit za vaše schopnosti.

V motivačním dopise se věnujte případným obavám z životopisu

Dobře zpracovaný motivační dopis dokáže víc než jen vysvětlit, proč jste pro danou práci vhodnou osobou. Dává vám také příležitost vysvětlit položky ve vašem životopise, které by jinak mohly být považovány za varovné signály.

Řešte všechny problémy, které mohou náborového manažera zarazit, například mezery v zaměstnání. Bohužel stále existuje předpojatost vůči nezaměstnanosti, protože některé společnosti se zdráhají zaměstnávat lidi bez práce. Motivační dopis vám však umožňuje znovu získat vyprávění a ukázat, že jste ideálním kandidátem navzdory své historii zaměstnání.

V motivačním dopise neopakujte pouze svůj životopis

Motivační dopis by sice měl odkazovat na materiály z vašeho životopisu, ale neměl by být pouhým doslovným opakováním. Uchazeči o zaměstnání mohou svůj motivační dopis v případě potřeby rozšířit a rozebrat své uvedené zkušenosti z jiného úhlu.

Vytvořte dopis tak, abyste uznali požadavky dané pozice a kultury organizace a zároveň zdůraznili dovednosti a zkušenosti, které odpovídají popisu pracovní pozice.

Ověřte si pravopis a faktickou správnost svého životopisu

Jak již bylo zmíněno, je nezbytné zkontrolovat a překontrolovat průvodní dopis, zda neobsahuje gramatické nebo faktické chyby. I ta nejmenší chyba může na člověka, který váš dopis čte, udělat špatný dojem.

Pokud se v něm vyskytují jakékoliv chyby, je to obrovská stopka. Motivační dopis je vaše jediná příležitost, jak na personalistu zapůsobit a ukázat, kdo jste. Pokud jsou v něm překlepy, pravopisné chyby nebo problémy s formátováním, je to zpravidla automatické vyřazení.

Motivační dopis musí být stručný

Náboroví manažeři jsou zaneprázdněni a obvykle mají k posouzení mnoho žádostí. Pokud bude váš motivační dopis stručný a výstižný, zvýšíte tím šanci, že bude přečten. Ulehčíte tím také práci personalistovi, což je vždy dobré.

Nejlepší motivační dopisy mohou být stručné a přehledné. Jdou přímo k jádru toho, proč jsme pro ně vhodní, a proč jsou oni vhodní pro nás.

Pár slov na závěr

Zdokonalení motivačního dopisu je základním krokem v procesu hledání zaměstnání. Musíte věnovat čas průzkumu společnosti a vytvoření kreativního, osobního dopisu, který personalistům ukáže, že budete cenným přínosem. Váš motivační dopis by měl být jedinečný pro vás i pro každou společnost, do které se hlásíte.

Skvělý motivační dopis vám však pouze pomůže vstoupit do dveří. Pokud chcete získat práci, musíte se pečlivě připravit na každou část procesu hledání zaměstnání. Ať už se jedná o motivační dopis nebo pohovor, každý krok je příležitostí ukázat, proč se k sobě vy a společnost, pro kterou chcete pracovat, perfektně hodíte.