Pozdravy používané v dopise - jak oslovovat v náborovém procesu

V tomto článku se ponoříme do nuancí pozdravů v dopisech a prozkoumáme účinné strategie pro oslovování jednotlivců během náborové cesty. Ať už jste náborář oslovující potenciální kandidáty nebo uchazeč o zaměstnání, který iniciuje kontakt s náborovým manažerem, zvládnutí umění pozdravu může zlepšit vaše komunikační dovednosti a podpořit pozitivní spojení v náborovém procesu.

Správná oslovení v různých situacích

V oblasti náborového procesu vyžadují různé scénáře různé přístupy k oslovování jednotlivců v písemné komunikaci. Pochopení těchto scénářů a odpovídající přizpůsobení oslovení může významně ovlivnit efektivitu vaší korespondence. Zde jsou nejběžnější situace vyžadující správné oslovení:

První kontakt s potenciálním kandidátem

Když poprvé oslovujete potenciálního kandidáta, je nezbytné najít rovnováhu mezi profesionalitou a přístupností. V tomto kontextu je vhodné použít formální oslovení, jako je „Vážený [příjmení kandidáta]“ nebo „Dobrý den, [příjmení kandidáta]“. Vyhněte se příliš neformálním pozdravům a oslovením, jako "Ahoj, [křestní jméno kandidáta]".

Oslovování potenciálních zaměstnavatelů/jejich náborových manažerů

Oslovování pracovníků náboru jako uchazeč o zaměstnání vyžaduje určitý stupeň formality a respektu. Začněte svou komunikaci zdvořilým pozdravem, jako je „Vážený [příjmení manažera náboru]“.

Pokud jste si vědomi nějakého akademického titulu oslovovaného, nezapomeňte ho použít (např. "Vážený pane inženýre"). To prokazuje profesionalitu a uznává roli příjemce v náborovém procesu.

Reakce na pozvání k pohovoru

Při odpovídání na pozvání k pohovoru je důležité vyjádřit vděčnost a potvrdit svou dostupnost. Vhodný je jednoduchý, ale zdvořilý pozdrav jako „Vážený [jméno toho, kdo vás pozval]“, po kterém následuje vyjádření uznání za příležitost. Potvrďte svou účast a poskytněte jakékoli další požadované informace, jako jsou volby z nabídnutých termínů nebo kontaktní údaje.

Následné e-maily nebo zprávy

I při následné komunikaci je důležité zachovat uctivý tón. Pokud jste se během pohovoru začali vzájemně oslovovat křestními jmény, pokračujte v tom i v následné komunikaci. I když ale máte dojem, že rozhovor probíhal velmi přátelsky, nesklouzněte v následné písemné komunikaci k přílišné neformálnosti.

Ve zprávě poděkujte za vám věnovaný čas a nezapomeňte na pozdrav na začátku i konci. Mezi vhodné závěrečné pozdravy patří: "S přáním příjemného dne" nebo "S pozdravem". Nezapomeňte se také podepsat, a to i v krátké písemné komunikaci. Vytváří to dojem pozornosti a zdvořilosti.

Poděkování po pohovorech

Zvláštním (a velmi důležitým) typem následné komunikace je poděkování za pohovor. Po účasti na pohovoru může zaslání poděkování zanechat v náboráři pozitivní dojem. Opět samozřejmě začněte svou zprávu zdvořilým pozdravem, vyjádřete svou vděčnost za příležitost k pohovoru a zopakujte svůj zájem o pozici. Personalizujte sdělení odkazem na konkrétní aspekty rozhovoru nebo poznatky získané během rozhovoru.

Zvláštní případy

V rámci náborového procesu se můžete dostat do různých náročnějších scénářů. Orientace v takových scénářích vyžaduje takt a promyšlený přístup. Zde je několik příkladů:

Co když si s náborovým pracovníkem tykám?

Může se stát, že se v rámci náborového procesu setkáte s člověkem, kterého již znáte a v minulosti jste si vzájemně nabídli tykání. V takovém případě tykání zachovejte i v písemné komunikaci, ale jinak ji udržte zdvořilou a formálnější než vaši běžnou komunikaci. Obzvláště, pokud je pro informaci o průběhu náboru v kopii e-mailu někdo další.

Vynechte osobní poznámky a vše, co nesouvisí přímo s náborovým procesem. Spojovat například sjednávání pracovního pohovoru s dotazem ryze soukromého, osobní rázu se nedoporučuje.

Jak oslovím společnost, když neznám konkrétní osobu?

V situacích, kdy potřebujete kontaktovat nějakou společnost, ale chybí vám konkrétní informace o příjemci, je vhodné obecné, ale uctivé pozdravení. Zvažte použití pozdravů jako „Vážené paní, vážení pánové" nebo prostě jednoduché "Dobrý den". Případně se můžete obrátit na oddělení, které je pro váš dotaz relevantní, například „Vážené oddělení lidských zdrojů“.

Jak pracovat s akademickými tituly a pozicemi?

Pokud je vám známo, že má osoba, kterou oslovujete, akademický titul, je vhodné ho použít. Ale pozor! Pracovní funkce (jako např. "Vážený pane řediteli") má přednost. Pak už akademický titul neuvádějte. Také platí, že se obvykle používají pouze vyšší tituly či funkce. Oslovovat někoho s titulem Bc. "vážený pane bakaláři" není vhodné.

Obdobně, pokud si píšete třeba se sekretářkou ředitele, určitě ji neoslovujte "vážená paní sekretářko". Pokud adresát nemá vyšší akademický titul nebo pracovní funkci, oslovujeme ho v písemné komunikaci příjmením v 5. pádě (tj. např. "Vážená paní Svobodová").

Časté chyby

To, jakým způsobem zdravíte a oslovujete, ukazuje, do jaké míry jste profesionální a zkušení. Nevhodný úvodní pozdrav může mnohdy způsobit, že vaše další sdělení zůstane bez náležité pozornosti. Vyhněte se proto některým častým chybám, které uvádíme níže.

Absence pozdravu

Už jsme zmínili, že v písemné komunikaci (ať už se jedná o dopis, e-mail nebo třeba jen krátké zprávy přes různé komunikační platformy) je v profesionálním styku vhodné nevynechávat závěrečný pozdrav. Dáváte tím najevo, že si dané osoby vážíte a věnujete komunikaci svou plnou pozornost. Samozřejmostí je také úvodní pozdrav. Začít sdělení bez pozdravu/vhodného oslovení působí nezdvořile.

Překlepy a hrubky

Před odesláním si své sdělení vždy přečtěte. V případě elektronické komunikace si dávejte dobrý pozor na různé automatické opravy. Pokud v důsledku automatické opravy například zkomolíte jméno potenciálního zaměstnavatele, vaše šance na úspěch v náborovém procesu mohou značně klesnout. A to úplně zbytečně.

Emotikony

"Smajlíky" používáme všichni dnes a denně. Pomáhají oživit komunikaci a podtrhnout emoce. V profesionální komunikaci se jim ale vyhněte. Působí to příliš neformálně a můžete tak vyvolat dojem, že jste neprofesionální a/nebo neberete náborový proces dostatečně vážně.

Kumulace

V úsilí o vysokou míru zdvořilosti mnozí dělají tu chybu, že kromě funkce či titulu používají i příjmení oslovovaného (např. "Vážený pane řediteli Vávro" nebo "Vážená paní inženýrko Svobodová"). Tato kumulace není vhodná, působí křečovitě a odhaluje tak svou neznalost správné profesionální písemné komunikace.

Závěrem

Zvládnutí umění pozdravů a oslovení v náborové komunikaci je nezbytné pro navázání pozitivních vztahů a zanechání trvalého dojmu. Ať už navazujete kontakt s potenciálními kandidáty nebo odpovídáte na pozvánky, tón a formálnost oslovování může významně ovlivnit výsledek vaší korespondence.

Pochopením nuancí pozdravů v dopisech a e-mailech a použitím účinných strategií pro oslovování jednotlivců během náborové cesty můžete zlepšit své komunikační dovednosti a podpořit produktivní spojení v procesu náboru.

Orientace v různých scénářích, od oslovování neznámých příjemců až po uznávání akademických titulů, vyžaduje přizpůsobivost a takt. Ať už používáte formální pozdravy jako „Vážený [příjmení]“ nebo obecné pozdravy jako „Dobrý den“, prioritou je profesionalita a respekt.

Navíc rozpoznání běžných chyb, jako je vynechání pozdravů nebo podlehnutí typografickým chybám, vám může pomoci zachovat profesionalitu a vyhnout se chybám v komunikaci. Stručně řečeno, promyšlené a zdvořilé pozdravy pokládají základ pro úspěšnou náborovou komunikaci, usnadňují pozitivní interakce a podporují pevné vztahy s kandidáty i zaměstnavateli.

Přejeme mnoho úspěchů v hledání vaší vysněné práce a doufáme, že vám náš článek pomůže neztratit se v náborovém světě.

Bonusové tipy

Zásadním prvkem úspěšného náborového procesu je také dobře připravený životopis. Dokonale vypadající CV si můžete snadno vytvořit s použitím profesionálních šablon.

Další užitečné tipy můžete najít také v některém z následujících článků. Přečtěte si třeba o tom, co má být v těle mailu při odeslání životopisu, nebo zjistěte, jak vám může dále v náborovém procesu pomoci další užitečný nástroj - motivační dopis.

Odesílání CVčka: Co napsat do emailu když posíláte životopis?

Vytvořte dokonalý klasický životopis | Kompletní průvodce psaním klasického CVčka

Jak napsat motivační dopis, díky kterému si personalista přečte i váš životopis?
‍