Průvodní dopis studenta krok za krokem & praktické příklady

Už jste vypotili ucházející životopis, chystáte se jej poslat, ale počkat…na personálním oddělení rovněž chtějí motivační dopis (někdy též nazývaný průvodní dopis)? Panikaříte, protože nemáte potřebné pracovní zkušenosti? Hlavně žádný stres! V následujícím průvodci vás krok za krokem provedeme psaním motivačního dopisu studenta.

Ukážeme vám, jak napsat atraktivní průvodní dopis studenta vysoké školy, kterým dokážete, že jste skvělým kandidátem na jakoukoliv pozici. Ano – i bez zkušeností!

V následujícím článku naleznete:

• Kompletní vzor motivačního dopisu pro studenty, kterým se můžete inspirovat
• Jednotlivé části motivačního dopisu spolu s praktickými příklady i tipy, čemu se raději vyvarovat
• Další praktické rady, jak vytvořit profesionální motivační dopis pro studenty, kterému nikdo neodolá
  ‍

Průvodní vs. motivační dopis (stručně): Průvodní dopis je krátký text do těla e-mailu/formuláře (proč píšete a co přikládáte). Motivační dopis je delší PDF příloha rozvádějící motivaci, „fit“ na pozici a konkrétní příklady.

Pojďme začít ukázkovým příkladem průvodního dopisu studenta.

Vzor motivačního dopisu: Kompletní příklad motivačního dopisu pro studenty

Níže pro vás máme hotový motivační dopis. Příklad vám ukáže, jak by měl vypadat motivační dopis, co by měl obsahovat motivační dopis, a to včetně částí jako je oslovení v motivačním dopise nebo jak ukončit motivační dopis.

Proč a kdy psát motivační dopis

Motivační či průvodní dopis kompletuje vaši žádost o zaměstnání, stáž či dobrovolnickou pozici. Doplní životopis, vysvětlí motivaci a ukáže relevantní výsledky. Hodí se vždy, když o něj zaměstnavatel žádá, nebo když chcete vysvětlit „proč právě vy“ u pozic s velkou konkurencí.

Unikátní úhel: pohled recruitera

Jak se čte motivační dopis (pohled recruitera):

1. První sken (8–12 s): očima hledám klíčová slova z inzerátu, čísla a stručnost.
2. Hlavní dojem: chápeš problém firmy? Věta „proč právě my“ + 1–2 důkazy.
3. Akce: jasné co dál (CTA).
   ‍

Čemu se vyhnout: obecné fráze („jsem týmový hráč“ bez příkladu), dlouhé bloky textu, nekonkrétní závěr.

Nejlepší motivační dopis aneb jak vytvořit motivační dopis pro studenty?

Motivační či průvodní dopis kompletuje vaši žádost o zaměstnání, stáž či dobrovolnickou pozici. Doplňujete jím svůj životopis a zároveň vám poskytuje více prostoru k vysvětlení vaší akademické či profesní dráhy.

Průvodní dopis studenta je skvělý způsob, jak vyniknout mezi ostatními uchazeči. Jeho sepsáním dáváte jasně najevo, že máte o pozici opravdový zájem. Motivačním dopisem můžete zaujmout personalistu. Jak? Musíte jej sepsat působivě, osobitě, zdvořile, a být přesvědčiví! Motivační dopis studenta také musí celkově pozitivně vyznít!

Podívejte se na naše příklady motivačních dopisů. Máme je pro vás zde. V naší knihovně příkladů naleznete také návod, jak napsat motivační dopis na vysokou školu nebo vzor motivačního dopisu k životopisu.

Struktura motivačního dopisu

Níže uvádíme tipy, jak motivační dopis studenta strukturovat tak, aby jej na personálním oddělení dočetli až do konce! Motivační dopis by měl obsahovat následující části 👇:

Checklist před odesláním:

• vejde se na 1 stranu A4
• přehledné odstavce a jasné oslovení
• proč chcete tuhle firmu/pozici 
• Závěr motivačního dopisu a výzva k akci v závěru
• soubor jako PDF, smysluplný název (např. Motivacni_dopis_Jan_Novak.pdf)
  ‍

Formát motivačního dopisu

Jak napsat motivační dopis, který je maximálně přehledný? Postupujte následovně 👇:

• Dodržte limit jedné stránky. Motivační dopis studenta by neměl být delší než 1 strana velikosti A4!
• Hlavní text dopisu zarovnejte do bloku. Adresu společnosti a vaše kontaktní informace umístěte vlevo.
• Zvolte si stejně velké okraje – ideálně 2,5 cm na všech stranách dokumentu.
• Ideální velikost řádkování je 1,15 nebo 1,5.
• Mezi odstavci můžete udělat dvojitou mezeru. Více bílého místa orámuje obsah a učiní celý dokument čitelnějším.
• Pro profesionální look použijte v podpisu digitální kopii vlastnoručního podpisu (nepovinné).
• Motivační dopis uložte ve formátu PDF. Je to nejlepší formát souboru motiváku, protože zachovává neporušené rozvržení. Ponechte si však kopii v jiném formátu, protože někteří zaměstnavatelé formát PDF nemusí přijímat. Řiďte se pokyny v inzerátu.
  ‍

Jaké informace byste měli jako studenti uvést v motivačním dopise?

A jak je to s obsahem hlavní části průvodního dopisu studenta? Podrobnosti se sice mohou mírně lišit v závislosti na konečném účelu motivačního dopisu – tedy zda si hledáte stáž, práci či žádáte třeba o stipendium, nicméně motivační dopis by vždy měl vyzdvihovat klíčové informace z přiloženého životopisu.

Třebaže jste stále studenti, na některé části byste měli klást větší důraz v závislosti na typu dopisu. Pokud se například ucházíte o zaměstnání, zdůrazněte své pracovní zkušenosti (pokud máte) a tvrdé dovednosti. Jestliže se ucházíte o stáž, jsou pro vás zásadní vaše studijní výsledky, stejně jako v případě žádosti o stipendium. Také byste v vždy měli (taktně) uvést, proč jste právě vy vhodným kandidátem.

Pojďme si ve stručných bodech níže ukázat, co vše do hlavní části průvodního dopisu studenta uvést 👇:

• Současná akademická a profesní kariéra spolu s největšími úspěchy
• Silné stránky, znalosti, vlastnosti, dovednosti a schopnosti
• Akademické či profesní vize do budoucna
• Důvod, proč chcete dostat příležitost v dané společnosti nebo instituci
  ‍

Nyní už se podrobněji podíváme na jednotlivé části spolu s příklady motivačního dopisu pro studenty.

Nemám praxi – co psát do motivačního dopisu? Opřete se o projekty, seminárky, brigády, dobrovolnictví a přenositelné dovednosti (týmová práce, analytika, komunikace). Vždy je propojte s požadavky z inzerátu a ukaž „důkaz místo slibů“ (konkrétní výsledek, čísla, role).

Začněte adresou společnosti / instituce

Do levého horního rohu umístěte adresu společnosti nebo instituce, do které píšete. Průvodní dopis studenta byste také vždy měli odesílat konkrétní pověřené osobě, a tedy uvést její celé jméno – například ve spojení s frází “K rukám…”

Také uveďte místo a datum sepsání motivačního dopisu. Pokud byla v inzerátu uvedena reference, rovněž ji uveďte.

Příklad

ProFi s.r.o.

K rukám Mgr. Lenky Vlčkové

Pod Vilami 122

Brno

V Brně dne 15. května 2022

Marketingová stáž, ref. č. 144

💡 Poznámka: Vždy uvádějte, komu je motivační dopis adresován, dbejte však na správnost údajů! Pokud posíláte motivační dopis e-mailem, uveďte do předmětu e-mailu své jméno a důvod dopisu (žádost o pracovní pozici XY, stipendium, stáž atd.).

Uveďte svůj dopis osobním pozdravem

Průvodní dopis studenta začněte zdvořilým oslovením. Vhodný pozdrav musí být jednoduchý, stručný a osobní. Tím uděláte dobrý dojem. Naopak by neměl být příliš neformální.

Zde je několik příkladů správných pozdravů 👇:

Správně

Vážená paní Zikmundová

Vážený pane Fraňku

Vážená paní magistro

Vážený pane inženýre

Osoby můžete oslovovat pomocí akademického titulu, ale pokud jej neznáte, raději je vynechte a použijte namísto toho jejich příjmení. I tato varianta se počítá jako uctivé a formální oslovení.

Pojďme se podívat na příklady nevhodného oslovení, kterým se raději vyhněte 👇:

Chybně

Vážená, uznávaná a ctěná inženýrko Heleno Zrzavá

Milá Moniko

Nejmilejší pane Filipe

Vážení milí přátelé

Pamatujte, že přemíra přídavných působí hodně neformálně a prostě se nehodí. 

Profesionálně se představte

Na úvod by mělo přijít krátké a poutavé představení vaší osoby a také důvodů, proč se o místo ucházíte. Inspirujte se v pracovním inzerátu a představte se přesně tak, jak si společnosti vhodného kandidáta vysnila.

Atraktivním úvodem totiž upoutáte pozornost a zajistíte, že personalista bude pokračovat ve čtení vašeho motivačního dopisu.

Níže naleznete účinné tipy, jak průvodní dopis studenta začít a jaké informace do něj zahrnout 👇:

• Důvod, proč píšete (zájem o stáž, pracovní pozici či stipendium)
• Jak jste se o nabídce dozvěděli (pokud je to relevantní)
• Kdo jste a jaká je vaše současná úroveň studia
• Jaký obor studujete a kde
• Splnění základních požadavků na pozici/stáž
  ‍

Příklady

Konec teoretizování! Uveďme si raději příklad 👇:

Správně

Rád bych vyjádřil svůj zájem o dobrovolnický program pro studenty ve vaší humanitární instituci. Jsem studentem druhého ročníku Právnické fakulty Univerzity Karlovy v Praze a v rámci studia i budoucí právní praxe jsem se vždy chtěl věnovat lidskoprávním otázkám. Na oblast lidských práv se ostatně profiluji již od prvního semestru studia a mám přehled o českých i mezinárodních ustanoveních. Věřím, že dobrovolnictví ve vaší instituci by mě posunulo dopředu k dosažení mého profesního cíle.

Takto sepsaný úvodní odstavec o kandidátovi mnoho prozradí a naláká personalistu k dalšímu čtení. Třebaže to není vždy nutné, lze rovněž zmínit splnění základních požadavků pro výkon práce, jako je určitá znalost či dovednost. Upoutáte tím větší pozornost.

Chybně

Tímto motivačním dopisem bych chtěl vyjádřit své hluboké přání připojit se k vaší instituci jako dobrovolník, líbí se mi, co děláte, a rád bych obohatil váš tým o své dovednosti.

Tento úvod je příliš obecný a personalista se z něj nedozví žádné podstatné informace. 

Jaký obor uchazeč studuje? O jakou pozici se chce ucházet? Jakými dovednostmi chce instituci obohatit? Úvod má na otázky odpovídat a nikoliv vytvářet pochybnosti!

Uveďte profesní vizi nebo cíl, kterého chcete dosáhnout

Na rozdíl od absolventů, kteří již vstoupili na trh práce, musí současní studenti více zdůraznit svou profesní vizi nebo cíl, kterého chtějí ve svém oboru dosáhnout.

Profesní cíl je to, co vás odděluje od konkurence, a firmy proto velmi zajímá. Všichni uchazeči totiž mohou studovat více méně totéž a mít podobné dovednosti, ale ne stejné aspirace a také je nesdělují stejným způsobem.

Přemýšlejte. Kam chcete po profesní stránce směřovat a co můžete zaměstnavateli nabídnout? Inzerát byl zveřejněn s ohledem na konkrétní obchodní cíle a výzvy společnosti. Buďte tím, kdo pomůže tyto cíle splnit a rovněž dokáže čelit výzvám.

Snažte se tedy propojit svou profesní vizi s potřebami a očekáváními společnosti. Velmi dobře si přečtěte inzerát (pokud je k dispozici), který vám poskytne základ pro psaní této části.

Příklad

Po dokončení studia bankovnictví a pojišťovnictví bych se chtěla specializovat na nejnovější trendy v oblasti finančních technologií. Vzhledem k tomu, že má GlogalTek ambici stát se největším poskytovatelem FinTech řešení na tuzemském trhu, byla by pro mě juniorská pozice skvělou příležitostí, jak se profesně rozvíjet a zároveň pracovat na cílech společnosti.

Z výše uvedeného příkladu je jasně vidět, jak lze provázat vlastní profesní vizi s cíli společnosti. Vaše žádost bude pro personalisty atraktivnější, protože vyjadřuje vaše přání zůstat ve společnosti dlouhodobě.

Zdůrazněte své hlavní přednosti

Jako student zřejmě nemáte mnoho pracovních zkušenosti (jestli vůbec nějaké). To však neznamená, že váš profesní profil nemůže být atraktivní. Naopak! Vaše znalosti a dovednosti jsou cenným nástrojem, který vám může otevřít dveře k práci, o kterou usilujete.

Zdůrazněte tedy ty kompetence, které jsou relevantní pro pozici, o kterou stojíte, ať už jako stážista, dobrovolník nebo stálý zaměstnanec.

V následujícím odstavci průvodního dopisu proto uveďte následující informace 👇:

• Dobré známky nebo skutečnost, že pobíráte stipendium za ukázkový prospěch
• Kombinaci měkkých a tvrdých dovedností, které jsou relevantní pro danou pozici
• Všechny mimoškolní aktivity, které souvisejí s vašimi dovednostmi nebo pozicí, o kterou se hlásíte
  ‍

Příklad

Bakalářské studium jsem zakončila s červeným diplomem a na navazujícím magisterském studiu díky výborným známkách pobírám prospěchové stipendium. Kromě profilových předmětů zaměřených na NS technologie rovněž jako asistentka vypomáhám v univerzitní laboratoři a spolupodílím se na vývoji nanovláken a dalších nanomateriálů (viz příloha). Práce v laboratoři mi umožnila získat solidní technické znalosti a dovednosti, jako je provádění materiálového výzkumu nebo počítačové modelování přírodních procesů a navrhování nanomateriálů s požadovanými vlastnostmi, a to za pomoci nejmodernějších přístrojů.

Zahrňte výzvu k akci

Napsali jste dokonalý motivační dopis, tak proč vás nezvou na pohovory? Nemůže to být tím, že jste se nezeptali? Zapomeňte na triviální “Prosím, pozvěte mě na pohovor”, a dejte personalistovi něco navíc.

Závěr průvodního dopisu studenta by měl obsahovat tzv. výzvu k akci. Ta má za úkol   personalistu motivovat k tomu, aby udělal to, co chcete – pozval vás na pohovor!

V posledním odstavci motivačního dopisu proto nejprve poděkujte za přečtení vašeho dopisu a následně personalistu vyzvete k požadované akci.

⚠️ Varování: Piště zdvořile a s respektem, nevnucujte se. Také nevkládejte příliš mnoho výzev k akci, stanovte si priority.

Příklad

Děkuji vám za čas, který jste věnovali mé žádosti. V příloze rovněž naleznete můj životopis. V případě zájmu mne neváhejte kontaktovat na níže uvedeném telefonním čísle nebo emailem.

Mohli bychom si domluvit telefonát, abychom probrali, jak by moje zkušenosti v oblasti kyberbezpečnosti mohly přispět k vašemu cíli, kterým je zajištění vyššího zabezpečení interní počítačové sítě.

Pokud vás moje žádost zaujala, budu rád za možnost osobního setkání, během kterého bychom mohli probrat možnou spolupráci.

Závěrečné rozloučení

Pozdrav i rozloučení jsou v motivačním dopise zásadní, oba by měly být stručné (na jeden řádek), profesionální a zdvořilé.

Doporučujeme následující fráze 👇:

• S pozdravem (+ vaše jméno a příjmení)
• S přáním hezkého dne (+ vaše jméno a příjmení)
• S pozdravem a přáním pěkného dne (+ vaše jméno a příjmení)
  ‍

Čeho se vyvarovat v závěrečné větě

Vyvarujte se prázdných frází, lichotek nebo neformálnosti. Nepomohou vám. Naopak! Namísto upoutání pozornosti mohou mít opačný účinek a zavřít vám dveře k vysněné práci.

Vyhněte se následujícím frázím 👇:

• Prosím vás, abyste mě pozvali na pohovor.
• Odpověď očekávám ještě tento týden.
• Pokud se neozvete, pochopím, že o mou kandidaturu nemáte zájem.
• Mám další nabídky, rozhodněte se proto brzy.
• Za pár dní vám zavolám, abych se dozvěděl odpověď.
  ‍

Motivační dopis zakončete kontaktními údaji

Po zdvořilém rozloučení by měl následovat váš podpis:

• Vlastnoruční: v případě dopisu zaslaného klasickou poštou
• Elektronický: v případě motivačního dopisu zaslaného v elektronické verzi e-mailem
  ‍

Za podpisem už jen zbývá připojit vaše kontaktní údaje:

• Celé jméno a příjmení (popřípadě akademický titul)
• Telefonní číslo
• E-mailovou adresu
• Místo bydliště (povětšinou postačí jméno města)
• Odkaz na profesní profil na síti LinkedIn nebo na osobní profesní stránku (pokud máte)
  ‍

Příklad

Bc. Ivana Černá

+420 734 554 673

ivana.cerna@gmail.com

Olomouc, ČR

Tipy, jak motivační dopis pro studenty dovést k dokonalosti

Níže přinášíme několik dalších tipů, jak zajistit, aby váš průvodní dopis studenta odpovídal všem požadavkům 👇:

• Vezměte si k ruce svůj životopis a zvýrazněte v něm klíčové informace. Následně začněte psát motivační dopis, ve kterém tyto informace zmíníte.
• Vyberte si čistou šablonu motivačního dopisu tak, aby byl výsledný dokument v jednoduchém stylu, přehledný a snadno čitelný.
• Vyhněte se posílání obecného motivačního dopisu, při jeho psaní musíte VŽDY vycházet z požadavků konkrétní pozice.
• Váš motivační dopis byste měli napsat v pozitivním duchu, zachovat si věcný tón a  vynechat prázdné fráze.
• Než dopis odešlete, minimálně dvakrát si po sobě zkontrolujte pravopis a také správnost všech uvedených údajů.
  ‍

Ukázkový příklad z praxe

Neudělejte chybu, které se dopouští většina studentů – většina odesílá pouze životopis bez jasného uvedení, proč jsou zrovna oni “těmi pravými”. V následujícím příkladu si ukážeme, jak může přiložení motivačního dopisu zvýšit šanci na to, že se vám personalista ozve nazpátek.

Představte si studentku 2. Ročníku vysoké školy, říkejme jí například Tereza. Tereza se hlásí na pozici stážistky v oblasti marketingové analytiky v e-commerce. Mezi hlavní požadavky na pozici patří práce v Excelu (vč. kontingenčních tabulek a VLOOKUP), reporting pro více oddělení, základní organizace menších akcí, projektová koordinace a komunikace napříč týmy.

Tereza nejprve odeslala pouze svůj životopis bez motivačního dopisu a nedostala žádnou odpověď. Pak se jí to ale rozleželo v hlavě a protože o pozici stážistky opravdu velmi stála, rozhodla se odeslat životopis znovu, tentokrát doplněný o na míru psaný motivační dopis, do kterého uvedla klíčová slova z nabídky práce, 

Tereza se rozhodla ke svému životopisu přiložit motivační dopis, a do týdne dostala odpověď s pozváním na ústní pohovor. Níže uvádíme konkrétní ukázky z jejího dopisu:

• Úvod (3 věty „proč vy“): „Reaguji na stáž v oblasti marketingové analytiky. Baví mě převádět data do přehledných výstupů pro rozhodování a líbí se mi, že u vás analytika přímo navazuje na práci týmů (obsah, CRM, performance). Ocením možnost učit se v prostředí e-shopu se širším sortimentem a rychlým tempem testování.“
  ‍
• Stať dopisu: 2 konkrétní zkušenosti propojené s požadavky: „Pro studentský spolek jsem připravila Excel dashboard (kontingenční tabulky, VLOOKUP), který týdně využívá 6 oddělení pro přehled registrací, nákladů a KPI. Zároveň jsem koordinovala akci pro 120 účastníků (rozpočet, dodavatelé, agenda), což mi pomohlo zrychlit domluvu mezi týmy a hlídat termíny.“
  ‍
• Na závěr uvedla výzvu k akci (1 věta s přesným návrhem času): „Mohu vám krátce zavolat ve středu 14:00–16:00 nebo ve čtvrtek 10:00–12:00, a projít, s čím můžu týmu pomoct už v prvních dvou týdnech?“
  ‍

Tereza velmi jasně formulovala, co může pracovnímu týmu nabídnout a jaké jsou její dosavadní zkušenosti. Vynechala obecné fráze a šla přímo k věci. Díky zahrnutí a zvýraznění klíčových slov byl její dopis snadno skenovatelný a ona se jevila jako “akční kandidátka”, která se nebojí práce.

Sečteno, podtrženo aneb klíčové body k zapamatování

Níže naleznete shrnutí s nejdůležitějšími body tohoto průvodce, jak vytvořit motivační dopis pro studenty:

• Začněte kontaktními údaji společnosti nebo instituce, do které píšete
• Vždy se snažte průvodní dopis adresovat konkrétní osobě. Pokud nevíte, kdo si dopis přečte, adresujte ho oblasti, která je za přijetí dokumentu odpovědná
• Nezapomeňte uvést místo a datum sepsání motivačního dopisu
• Samotný dopis začněte zdvořilým oslovením
• V prvním odstavci jasně uveďte důvod, proč píšete
• Pokračujte přesvědčivým úvodem
• Uveďte svou profesní vizi nebo cíl
• Zdůrazněte své studijní výsledky, dovednosti a znalosti v oboru
• Na závěr uveďte, proč chcete tuto příležitost získat, a výzvu k akci.
• Stručně a zdvořile se rozlučte
• Dokument podepište a připojte své kontaktní údaje
  ‍