Průvodní dopis studenta krok za krokem & praktické příklady

Už jste vypotili ucházející životopis, chystáte se jej poslat, ale počkat…na personálním oddělení rovněž chtějí motivační dopis (někdy též nazývaný průvodní dopis )? Panikaříte, protože nemáte potřebné pracovní zkušenosti? Hlavně žádný stres! V následujícím průvodci vás krok za krokem provedeme psaním motivačního dopisu studenta.

Ukážeme vám, jak napsat atraktivní průvodní dopis studenta vysoké školy, kterým dokážete, že jste skvělým kandidátem na jakoukoliv pozici. Ano – i bez zkušeností!

V následujícím článku naleznete:

• Kompletní vzor motivačního dopisu pro studenty, kterým se můžete inspirovat
• Jednotlivé části motivačního dopisu spolu s praktickými příklady i tipy, čemu se raději vyvarovat
• Další praktické rady, jak vytvořit profesionální motivační dopis pro studenty, kterému nikdo neodolá

Pojďme začít ukázkovým příkladem průvodního dopisu studenta.

Jak vytvořit motivační dopis pro studenty?

Motivační či průvodní dopis kompletuje vaši žádost o zaměstnání, stáž či dobrovolnickou pozici. Doplňujete jím svůj životopis a zároveň vám poskytuje více prostoru k vysvětlení vaší akademické či profesní dráhy.

Průvodní dopis studenta je skvělý způsob, jak vyniknout mezi ostatními uchazeči. Jeho sepsáním dáváte jasně najevo, že máte o pozici opravdový zájem. Motivačním dopisem můžete zaujmout personalistu. Jak? Musíte jej sepsat působivě , osobitě , zdvořile , a být přesvědčiví ! Motivační dopis studenta také musí celkově pozitivně vyznít!

Struktura motivačního dopisu

Níže uvádíme tipy, jak motivační dopis studenta strukturovat tak, aby jej na personálním oddělení dočetli až do konce! Motivační dopis by měl obsahovat následující části 👇:

• Aktuální adresu společnosti či instituce, její název a také jméno pověřené osoby
• Místo a datum sepsání motivačního dopisu
• Zdvořilé a profesionální oslovení
• Poutavý úvod
• Hlavní část s přesvědčivým popisem silných stránek
• Krátká výzva k akci
• Ukončení dopisu s poděkováním za pozornost a rozloučení
• Podpis
• Kontaktní údaje, jako je vaše adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa

Formát motivačního dopisu

Jak napsat motivační dopis, který je maximálně přehledný? Postupujte následovně 👇:

• Dodržte limit jedné stránky. Motivační dopis studenta by neměl být delší než 1 strana velikosti A4!
• Hlavní text dopisu zarovnejte do bloku. Adresu společnosti a vaše kontaktní informace umistěte vlevo.
• Zvolte si stejně velké okraje – ideálně 2,5 cm na všech stranách dokumentu.
• Ideální velikost řádkování je 1,15 nebo 1,5.
• Mezi odstavci můžete udělat dvojitou mezeru. Více bílého místa orámuje obsah a učiní celý dokument čitelnějším.
• Pro profesionální look použijte v podpisu digitální kopii vlastnoručního podpisu (nepovinné).
• Motivační dopis uložte ve formátu PDF. Je to nejlepší formát souboru motiváku, protože zachovává neporušené rozvržení. Ponechte si však kopii v jiném formátu, protože někteří zaměstnavatelé formát PDF nemusí přijímat. Řiďte se pokyny v inzerátu.

Jaké informace byste měli jako studenti uvést v motivačním dopise?

A jak je to s obsahem hlavní části průvodního dopisu studenta? Podrobnosti se sice mohou mírně lišit v závislosti na konečném účelu motivačního dopisu – tedy zda si hledáte stáž, práci či žádáte třeba o stipendium, nicméně motivační dopis by vždy měl vyzdvihovat klíčové informace z přiloženého životopisu.

Třebaže jste stále studenti, na některé části byste měli klást větší důraz v závislosti na typu dopisu. Pokud se například ucházíte o zaměstnání, zdůrazněte své pracovní zkušenosti (pokud máte) a tvrdé dovednosti. Jestliže se ucházíte o stáž, jsou pro vás zásadní vaše studijní výsledky, stejně jako v případě žádosti o stipendium. Také byste v vždy měli (taktně) uvést, proč jste právě vy vhodným kandidátem.

Pojďme si ve stručných bodech níže ukázat, co vše do hlavní části průvodního dopisu studenta uvést 👇:

• Současná akademická a profesní kariéra spolu s největšími úspěchy
• Silné stránky, znalosti, vlastnosti, dovednosti a schopnosti
• Akademické či profesní vize do budoucna
• Důdod, proč chcete dostat příležitost v dané společnosti nebo instituci

Nyní už se podrobněji podíváme na jednotlivé části spolu s příklady motivačního dopisu pro studenty.

Začněte adresou společnosti instituce

Do levého horního rohu umístěte adresu společnosti nebo instituce, do které píšete. Průvodní dopis studenta byste také vždy měli odesílat konkrétní pověřené osobě, a tedy uvést její celé jméno – například ve spojení s frází “K rukám…”

Také uveďte místo a datum sepsání motivačního dopisu. Pokud byla v inzerátu uvedena reference, rovněž ji uveďte.

Příklad

Uveďte svůj dopis osobním pozdravem

Průvodní dopis studenta začněte zdvořilým oslovením. Vhodný pozdrav musí být jednoduchý, stručný a osobní. Tím uděláte dobrý dojem. Naopak by neměl být příliš neformální.

Zde je několik příkladů správných pozdravů 👇:

Správně

Vážená paní Zikmundová

Vážený pane Fraňku

Vážená paní magistro

Vážený pane inženýre

Osoby můžete oslovovat pomocí akademického titulu, ale pokud jej neznáte, můžete ho vynechat a nahradit příjmením. Jedná se o uctivý a formální pozdrav.

Nyní si ukážeme příklady nevhodného oslovení 👇:

Chybně

Vážená, uznávaná a ctěná inženýrko Heleno Zrzavá

Milá Moniko

Nejmilejší pane Filipe

Vážení milí přátelé

Přemíra přídavných jmen není vhodná, působí totiž neformálně a neuctivě.

Obecný pozdrav “Dobrý den” se hodí, když přijdete do obchodu. Do motivačního dopisu studenta jej nepoužívejte.

Profesionálně se představte

Na úvod by mělo přijít krátké a poutavé představení vaší osoby a také důvodů, proč se o místo ucházíte. Inspirujte se v pracovním inzerátu a představte se přesně tak, jak si společnosti vhodného kandidáta vysnila.

Atraktivním úvodem totiž upoutáte pozornost a zajistíte, že personalista bude pokračovat ve čtení vašeho motivačního dopisu.

Níže naleznete účinné tipy, jak průvodní dopis studenta začít a jaké informace do něj zahrnout 👇:

• Důvod, proč píšete (zájem o stáž, pracovní pozici či stipendium)
• Jak jste se o nabídce dozvěděli (pokud je to relevantní)
• Kdo jste a jaká je vaše současná úroveň studia
• Jaký obor studujete a kde
• Splnění základních požadavků na pozici/stáž

Příklady

Konec teoretizivání! Uveďme si raději příklad 👇:

Správně

Rád bych vyjádřil svůj zájem o dobrovolnický program pro studenty ve vaší humanitární instituci. Jsem studentem druhého ročníku Právnické fakulty Univerzity Karlovy v Praze a v rámci studia i budoucí právní praxe jsem se vždy chtěl věnovat lidskoprávním otázkám. Na oblast lidských práv se ostatně profiluji již od prvního semestru studia a mám přehled o českých i mezinárodních ustanoveních. Věřím, že dobrovolnictví ve vaší instituci by mě posunulo dopředu k dosažení mého profesního cíle.

Takto sepsaný úvodní odstavec o kandidátovi mnoho prozradí a naláká personalistu k dalšímu čtení. Třebaže to není vždy nutné, lze rovněž zmínit splnění základních požadavků pro výkon práce, jako je určitá znalost či dovednost. Upoutáte tím větší pozornost.

Chybně

Tímto motivačním dopisem bych chtěl vyjádřit své hluboké přání připojit se k vaší instituci jako dobrovolník, líbí se mi, co děláte, a rád bych obohatil váš tým o své dovednosti.

Tento úvod je příliš obecný a personalista se z něj nedozví žádné podstatné informace.

Jaký obor uchazeč studuje? O jakou pozici se chce ucházet? Jakými dovednostmi chce instituci obohatit? Úvod má na otázky odpovídat a nikoliv vytvářet pochybnosti!

Uveďte profesní vizi nebo cíl, kterého chcete dosáhnout

Na rozdíl od absolventů, kteří již vstoupili na trh práce, musí současní studenti více zdůraznit svou profesní vizi nebo cíl, kterého chtějí ve svém oboru dosáhnout.

Profesní cíl je to, co vás odděluje od konkurence, a firmy proto velmi zajímá. Všichni uchazeči totiž mohou studovat více méně totéž a mít podobné dovednosti, ale ne stejné aspirace a také je nesdělují stejným způsobem.

Přemýšlejte. Kam chcete po profesní stránce směřovat a co můžete zaměstnavateli nabídnout? Inzerát byl zveřejněn s ohledem na konkrétní obchodní cíle a výzvy společnosti. Buďte tím, kdo pomůže tyto cíle splnit a rovněž dokáže čelit výzvám.

Snažte se tedy propojit svou profesní vizi s potřebami a očekáváními společnosti. Velmi dobře si přečtěte inzerát (pokud je k dispozici), který vám poskytne základ pro psaní této části.

Příklad

Z výše uvedeného příkladu je jasně vidět, jak lze provázat vlastní profesní vizi s cíli společnosti. Vaše žádost bude pro personalisty atraktivnější, protože vyjadřuje vaše přání zůstat ve společnosti dlouhodobě.

Zdůrazněte své hlavní přednosti

Jako student zřejmě nemáte mnoho pracovních zkušenosti (jestli vůbec nějaké). To však neznamená, že váš profesní profil nemůže být atraktivní. Naopak! Vaše znalosti a dovednosti jsou cenným nástrojem, který vám může otevřít dveře k práci, o kterou usilujete.

Zdůrazněte tedy ty kompetence, které jsou relevantní pro pozici, o kterou stojíte, ať už jako stážista, dobrovolník nebo stálý zaměstnanec.

V následujícím odstavci průvodního dopisu proto uveďte následující informace 👇:

• Dobré známky nebo skutečnost, že pobíráte stipendium za ukázkový prospěch
• Kombinaci měkkých a tvrdých dovedností, které jsou relevantní pro danou pozici
• Všechny mimoškolní aktivity, které souvisejí s vašimi dovednostmi nebo pozicí, o kterou se hlásíte

Příklad

Zahrňte výzvu k akci

Napsali jste dokonalý motivační dopis, tak proč vás nezvou na pohovory? Nemůže to být tím, že jste se nezeptali? Zapomeňte na triviální “Prosím, pozvěte mě na pohovor”, a dejte personalistovi něco navíc.

Závěr průvodního dopisu studenta by měl obsahovat tzv. výzvu k akci. Ta má za úkol personalistu motivovat k tomu, aby udělal to, co chcete – pozval vás na pohovor!

V posledním odstavci motivačního dopisu proto nejprve poděkujte za přečtení vašeho dopisu a následně personalistu vyzvete k požadované akci.

Příklady

Závěrečné rozloučení

Pozdrav i rozloučení jsou v motivačním dopise zásadní, oba by měly být stručné (na jeden řádek), profesionální a zdvořilé.

Doporučujeme následující fráze 👇:

• S pozdravem (+ vaše jméno a příjmení)
• S přáním hezkého dne (+ vaše jméno a příjmení)
• S pozdravem a přáním pěkného dne (+ vaše jméno a příjmení)

Čeho se vyvarovat v závěrečné větě

Vyvarujte se prázdných frází, lichotek nebo neformálnosti. Nepomohou vám. Naopak! Namísto upoutání pozornosti mohou mít opačný účinek a zavřít vám dveře k vysněné práci.

Vyhněte se následujícím frázím 👇:

• Prosím vás, abyste mě pozvali na pohovor.
• Odpověď očekávám ještě tento týden.
• Pokud se neozvete, pochopím, že o mou kandidaturu nemáte zájem.
• Mám další nabídky, rozhodněte se proto brzy.
• Za pár dní vám zavolám, abych se dozvěděl odpověď.

Motivační dopis zakončete kontaktními údaji

Po zdvořilém rozloučení by měl následovat váš podpis:

• vlastnoruční: v případě dopisu zaslaného klasickou poštou
• Elektronický: v případě motivačního dopisu zaslaného v elektronické verzi e-mailem

Za podpisem už jen zbývá připojit vaše kontaktní údaje:

• Celé jméno a příjmení (popřípadě akademický titul)
• Telefonní číslo
• E-mailovou adresu
• Místo bydliště (povětšinou postačí jméno města)
• Odkaz na profesní profil na síti LinkedIn nebo na osobní profesní stránku (pokud máte)

Příklad

Tipy, jak motivační dopis pro studenty dovést k dokonalosti

Níže přinášíme několik dalších tipů, jak zajistit, aby váš průvodní dopis studenta odpovídal všem požadavkům 👇:

• Motivák by měl zdůraznit klíčové informace z vašeho CVčka. Proto nejprve vytvořte životopis až po té sepište motivační dopis. Nevíte-li si rady s životopisem, podívejte se na naše příklady CV podle oboru a následně všechny potřebné informace vypište do profesionální šablony .
• Pokud se chystáte použít předpřipravenou šablonu motivačního dopisu pro studenty, pak si zvolte formální a přehledný vzor, který je přizpůsoben vašemu profesnímu odvětví.
• Nikdy neposílejte obecný motivační dopis! Motivák přizpůsobte společnosti a pozici, o kterou se ucházíte. Jak? Před napsáním dopisu si společnost nebo instituci důkladně prozkoumejte. Přečtěte si nabídku práce (pokud je k dispozici) a zjistěte, jaké jsou požadavky na danou pozici. Následně podle nich vytvořte motivační dopis.
• Buďte ve svých argumentech velmi přesvědčiví a ujistěte se, že motivační dopis vyznívá pozitivně.
• Před odesláním dokumentu zkontrolujte pravopis a stylistiku.
• Rovněž zkontrolujte své osobní a kontaktní údaje i údaje adresáta.

Sečteno, podtrženo aneb klíčové body k zapamatování

Níže naleznete shrnutí s nejdůležitějšími body tohoto průvodce, jak vytvořit motivační dopis pro studenty:

• Začněte kontaktními údaji společnosti nebo instituce, do které píšete
• Vždy se snažte průvodní dopis adresovat konkrétní osobě. Pokud nevíte, kdo si dopis přečte, adresujte ho oblasti, která je za přijetí dokumentu odpovědná
• Nezapomeňte uvést místo a datum sepsání motivačního dopisu
• Samotný dopis začněte zdvořilým oslovením
• V prvním odstavci jasně uveďte důvod, proč píšete
• Pokračujte přesvědčivým úvodem
• Uveďte svou profesní vizi nebo cíl
• Zdůrazněte své studijní výsledky, dovednosti a znalosti v oboru
• Na závěr uveďte, proč chcete tuto příležitost získat, a výzvu k akci.
• Stručně a zdvořile se rozlučte
• Dokument podepište a připojte své kontaktní údaje

Motivační dopis se vždy přikládá k životopisu. Chcete, aby i ten vynikl mezi ostatními? Použijte jednu z našich profesionálních šablon a ultra atraktivní Cvčko máte za pár minut hotové!