Dobře napsaný průvodní text k životopisu: Jak napsat průvodní dopis k životopisu a udělat dobrý dojem

Pak si sednete k psaní průvodního textu k životopisu - a ruce vám ztuhnou nad klávesnicí. Zoufale se snažíte udělat na personalistu skvělý první dojem a dostat svou žádost na první místo. Měl by být dopis formální, nebo svérázný? Kolik a jaké informace by měl obsahovat?

V tomto článku se věnujeme tipům a technikám psaní průvodního dopisu, které vám pomohou projít do dalšího kola výběrového řízení.

Co je to průvodní dopis a proč by měl být k životopisu připojen

Náboroví manažeři a personalisté často obdrží stovky žádostí o jedno pracovní místo. Vzhledem k tomu, že prohlídce vaší žádosti mohou věnovat pouze minutu, je nezbytné je hned zaujmout vynikajícím průvodním dopisem.

Vyhněte se odmítnutí při žádosti o zaměstnání tím, že napíšete poutavý a informativní průvodní dopis, který připojíte ke svému životopisu.

Průvodní dopis nám ukáže vaši pracovní morálku, zájem o danou pozici a smysl pro detail. Zaměstnavatelé chtějí zjistit, zda se pro jejich formu hodíte, proto je důležité vysvětlit, proč si myslíte, že jste nejlepším kandidátem na pozici, o kterou se ucházíte.

Příprava průvodního dopisu pro danou pozici

Nejprve si musíte udělat prvotní rešerši a zjistit si informace o společnosti, která uveřejnila pracovní nabídku. Zjistěte si co nejvíce informací o týmu, do kterého chcete nastoupit. Začněte na webových stránkách společnosti a pokud možno na intranetu týmu. Poté prozkoumejte webové stránky, časopisy nebo zpravodaje v oboru, kde najdete novinky a informace o společnosti a oboru obecně.

To vám pomůže ujistit se, že jste plně informováni o současných trendech a potenciálních bolestivých místech ve vašem odvětví. Tyto informace můžete využít k lepšímu pochopení toho, co tým potřebuje a jak byste mu mohli pomoci.

Váš motivační dopis musí najít správný tón, který odráží kulturu vaší organizace. Je pravděpodobné, že jste s tím již obeznámeni. Různé týmy a oddělení však mohou mít odlišné způsoby práce. Mají například formální, rezervovaný přístup, nebo spíše uvolněný a neformální?

Dále se podívejte na svůj životopis z pohledu náborového manažera. Obsahuje něco, co by je mohlo zajímat? Jsou například ve vaší pracovní historii nějaké mezery? Váš motivační dopis by měl obsahovat jejich stručné vysvětlení, například přerušení kariéry kvůli založení rodiny.

Základy psaní průvodního dopisu

Kdybyste se poprvé setkali s potenciálním šéfem, pravděpodobně byste si dali záležet na svém vzhledu. Pokud stejnou pozornost věnujete i svému průvodnímu dopisu, je pravděpodobnější, že se tato schůzka uskuteční! Zkontrolujte a překontrolujte tedy následující oblasti:

• Pravopis a stylistika: Těmto chybám se lze snadno vyhnout. Motivační dopis s pravopisnými chybami nebo chybějícími slovy vypadá nedbale a neprofesionálně. Použijte slovník! Požádejte také někoho jiného, aby si váš dopis přečetl, protože "čerstvý pár očí" může odhalit chyby, které jste přehlédli. Přečtení nahlas může také pomoci zajistit, aby dopis "plynul".
  ‍
• Důslednost: Například pokud píšete jeden pracovní název s velkým písmenem - například Marketing Executive - pište s velkým písmenem i všechny ostatní. Strategie pro udržení vysokých standardů práce najdete v našem článku Podpora pozornosti k detailům.
  ‍
• Sebevědomí: vyhněte se tvrzení, že "věříte" nebo "cítíte", že jste pro danou práci tou správnou osobou. Mějte odvahu svého přesvědčení a řekněte, že víte, že jste pro danou práci vhodní.
  ‍
• Žargon a klišé: V případě potřeby používejte správné odborné termíny, ale mějte na paměti, že první, kdo si váš dopis přečte, může být spíše personalista než vedoucí týmu nebo jiný odborník. Také žargon a zkratky mohou v různých týmech nebo firmách znamenat různé věci, takže by mohly způsobit zmatek. Stejně tak se vyhněte nesmyslným a nadužívaným frázím, jako je "člověk od lidí" nebo "myšlení mimo hranice možností".
  ‍

Psaní přesvědčivého průvodního dopisu

Je pravděpodobné, že nejste jediná osoba, která vidí danou pozici jako vysněnou příležitost. Je možné, že se o ni uchází mnoho uchazečů. To znamená, že náborový manažer musí prosít spoustu průvodních dopisů, takže bude chtít na první pohled vidět, co můžete nabídnout.

Klíčem k úspěchu je stručnost. Buďte struční (jakože opravdu struční). Motivační dopis by měl mít jednu stránku (ne více!) a přibližně 300-350 slov.

Jako vodítko pro průvodní dopis použijte následující strukturu:

1. Představte se

Zaujměte čtenáře úvodním odstavcem. V jedné nebo dvou větách mu řekněte, kdo jste a proč by měl zaměstnat právě vás, a vyjádřete své nadšení pro danou pozici.

Můžete například říci: "Jako manažer prodeje s šestiletou zkušeností s motivováním svého týmu a překračováním cílů každé čtvrtletí jsem s nadšením uviděl váš inzerát na pozici regionálního obchodního ředitele." V tomto případě můžete napsat: "Mám zkušenosti s motivováním svého týmu a s překračováním cílů každé čtvrtletí." To zní mnohem přitažlivěji než: "Píši vám, abych se přihlásil na pozici regionálního obchodního ředitele, která byla inzerována na síti LinkedIn".

2. Vysvětlete, proč jste nejlepším kandidátem

Dále popište, co můžete do této role přinést. Uveďte příklady dovedností, které jste si osvojili, nebo úspěchů, kterých jste dosáhli a které se vztahují k popisu práce.

Buďte konkrétní a pokud možno své úspěchy kvantifikujte. Pokud jste například překonali své prodejní cíle, uveďte procenta nebo peněžní částku. Mluvte pravdu a nepodléhejte pokušení přehánět nebo přikrášlovat své úspěchy - je to neetické a vymstí se vám to, pokud budete přistiženi.

3. Vyjádřete nadšení pro danou roli

Možná máte kvalifikaci a zkušenosti pro danou práci, ale zaměstnavatelé také chtějí vědět, že cítíte nadšení pro danou roli a jejich organizaci. Popište, proč vás daná společnost nebo oddělení oslovuje. Můžete například vysvětlit, že sdílíte její hodnoty. To signalizuje, že budete angažovaní, oddaní a pravděpodobně zůstanete.

4. Shrňte a požádejte o následnou schůzku

Nakonec shrňte, co jste napsali, a uveďte, že jste k dispozici pro pohovor. Silný závěrečný odstavec by mohl znít: "Vždy jsem dosahoval vynikajících výsledků a těšil jsem se z každé výzvy, která mi přišla do cesty. Rád se s vámi setkám a prodiskutuji, jakou hodnotu mohu vašemu týmu přinést." V takovém případě se můžete obrátit na mne.

Formátování průvodního dopisu

Průvodní dopis naformátujte tak, jako byste ho chtěli poslat poštou, a to i v případě, že ho posíláte e-mailem. Bude tak vypadat profesionálněji.

Zde je bod po bodu návod, jak naformátovat motivační dopis:

• V horní části stránky napište své jméno a adresu. Zarovnejte jej vpravo.
• Napište jméno a adresu potenciálního zaměstnavatele. Zarovnejte je vlevo.
• Pod adresu zaměstnavatele doplňte datum dopisu a zarovnejte jej vlevo. Mezi adresou a datem ponechte mezeru na řádku.
• Dopis začněte slovy "Vážený..." a jménem vedoucího zaměstnavatele. Vyhněte se slovům "Komukoli, koho se to týká". Pokud nevíte, komu dopis adresovat, pošlete personálnímu oddělení e-mail s dotazem na vhodného adresáta.
• Používejte jasné a dobře čitelné písmo, například Arial nebo Helvetica, s velikostí písma 10 nebo 12 bodů.
• Odstavce oddělujte, dodržujte široké okraje a nepřeplňujte stránku.
• Pod posledním odstavcem nechte mezeru a podepište se slovy "S pozdravem" nebo "S pozdravem".
• Pod podpisem ponechte několik řádkových mezer a pod podpis se podepište celým svým jménem. Pokud dopis posíláte digitálně, není nutné jej skutečně podepisovat - místo toho stačí napsat své jméno.
  ‍

Pozor na tyto nástrahy průvodního dopisu

Zde je několik chyb, kterých se při psaní motivačního dopisu vyvarujte:

• Vtipkování. Vyvarujte se toho, protože humor je velmi subjektivní a může být snadno špatně pochopen.
  ‍
• Zmínění vašeho současného platu nebo očekávaného platu. Nedělejte to, pokud to není v inzerátu požadováno. Tento typ informací je lepší nechat až na dobu, kdy budete moci vyjednávat o pracovní nabídce.
  ‍
• Kopírování a vkládání. Průvodní dopisy k různým žádostem se samozřejmě do jisté míry překrývají. Dbejte však na to, aby byl váš motivační dopis jasně napsán s ohledem na pracovní pozici, o kterou se ucházíte - nešlo o pouhé kopírování a vkládání s několika úpravami.
  ‍

Shrnutí klíčových bodů

Váš dopis by se měl vejít na jednu stránku a měl by být prezentován tak, aby se snadno četl. Měl by mít následující strukturu:

• Představte se.
• Vysvětlete, proč jste nejlepším kandidátem.
• Buďte nadšeni pro danou pozici.
• Shrňte a uveďte, že jste k dispozici pro pohovor.
  ‍

Pokuste se uvést reálné příklady, které demonstrují vaše dovednosti nebo které ukazují, jakou přidanou hodnotu jste přinesli týmu nebo organizaci. Říkejte však pravdu! Nepřehánějte ani nepřikrášlujte své úspěchy. Nakonec nezapomeňte svůj dopis pečlivě zkontrolovat, zda v něm nejsou chyby, a pak ho zkontrolujte znovu.