Jak napsat motivační dopis, díky kterému si personalista přečte i váš životopis?

Žádné obavy, naučíme vás, jak napsat motivační dopis, který nadchne každého personalistu a vyslouží vám pozvání na pohovor.

Při projíždění nabídek práce se běžně setkáte s požadavkem na poslání motivačního dopisu . Jestliže si společnost výslovně žádá , abyste společně s životopisem poslali i motivační dopis, určitě tak učiňte .

Jinak se může stát, že samotný životopis nebude na personálním oddělení nikoho zajímat. Firma si totiž ihned na začátku náboru testuje, zda jste schopni splnit úlohu navíc a také vás chce prostřednictvím motivačního dopisu více poznat .

Motivační dopis však spolu se CVčkem zašlete i v případě, že není v nabídce výslovně požadován . Vyjádříte tak opravdový zájem o pozici .

V následujícím článku se budeme zabývat tím, jak napsat motivační dopis , a uvedeme několik příkladů , které vám pomohou vytvořit vlastní motivační dopis, který odpovídá vašemu životopisu a je maximálně přizpůsobený pracovní nabídce. Konkrétně si ukážeme:

• Co je motivační dopis (a proč na něm záleží)
• Praktické příklady motivačních dopisů pro inspiraci
• Jak správně strukturovat motivační dopis a další formální náležitosti
• Detailní návod, jak krok za krokem napsat motivační dopis
• Několik užitečných tipů, jak vyladit motivační dopis k dokonalosti

Motivační dopis (někdy též “průvodní dopis”) je jednostránkový dokument , jenž se přikládá

k životopisu při hledání práce. Jeho vytvoření vám umožní podrobně popsat vaši pracovní historii a profesní úspěchy , dovednosti , silné osobnostní rysy nebo nadání . Proč je motivační dopis tak důležitý?

Co je motivační dopis a proč je tak důležitý?

Motivační dopis podtrhuje a rozvíjí to, co jste personalistům ukázali ve svém životopise. Nabízí vám možnost předejít případným nezodpovězeným otázkám , ukázat, proč máte o danou pozici zájem , a vysvětlit, proč by vás společnost měla přijmout .

Motivační dopisy jsou také vynikajícím způsobem, jak ukázat svou osobnost prostřednictvím informací, které zahrnete, a tónu, který použijete. Díky motivačnímu dopisu tak mají personalisté možnost posoudit, zda zapadáte do firemní kultury , a zda zastáváte stejné hodnoty .

Praktické příklady a ukázky motivačních dopisů

Níže si teoretické poznatky ohledně motivačních dopisů ukážeme v praxi, a to konkrétně na pěti příkladech. Zatímco první příklad je vzor motivačního dopisu studenta , druhý příklad poslouží jako vzor motivačního dopisu na Erasmus . Třetí motivační dopis je příkladem textu, kterým by se mohl prezentovat uchazeč o juniorskou pozici , který právě dokončil vysokou školu.

Čtvrtý motivační dopis je příkladem textu zkušeného profesionála , který za sebou má mnoho let praxe. V posledním pátém příkladu si ukážeme, co napsat do motivačního dopisu při změně profese .

Motivační dopis na Erasmus v angličtině

Motivační dopis čerstvého absolventa vysoké školy

Motivační dopis senior manažera

Motivační dopis při změně profese

Jak napsat motivační dopis krok za krokem

Vytvořením obecného motivačního dopisu, který bezmyšlenkovitě rozešlete na všechny otevřené pozice, ničeho nedocílíte. Aby byl motivační dopis zajímavý, musí přinést něco nového. Jinak bude pro personalisty jen velkou ztrátou času.

Jak zařídit, aby váš motivační dopis zaujal? Spíše než na svou kariérní minulost, o které už je ostatně celý váš životopis, se zaměřte na budoucí cíle a na to, čím můžete být pro společnost přínosem .

Obsah není všechno, důležitá je i forma motivačního dopisu ! Než se tedy podrobněji podíváme na obsah motivačního dopisu , pojďme si objasnit, jak by měl motivační dopis vypadat po formální stránce.

Formální náležitosti motivačního dopisu

Dejte si záležet na formální úpravě! Stejně jako životopis i motivační dopis musí být maximálně přehledný a snadno čitelný . To vám zajistí perfektní formátování. Doporučujeme řídit se následujícími formálním pravidly:

• Rozsah motivačního dopisu : Motivační dopis by neměl být dlouhý, stačí záhlaví a tři odstavce o celkové délce 250 až 400 slov . Nikdy nepřesáhněte jednu stránku velikosti A4!
• Písmo : Použijte profesionální písmo, které se snadno čte, ideální je například Arial, Times New Roman nebo Calibri či Cambria. Vhodná velikost písma je 11 až 12 bodů.
• Okraje : Nastavte jejich velikost na 2,5 cm po všech stranách dokumentu.
• Řádkování : Ideální velikost je 1,15 nebo 1,5.
• Formát : Uložte konečnou verzi motivačního dopisu ve formátu PDF. Wordovské dokumenty mají tendenci se “rozhodit”, jakmile jsou otevřeny v jiném zařízení.
• Název souboru : Do názvu dokumentu uveďte své celé jméno, aby byl soubor snadno rozpoznatelný. (např. Jana-Vítová-Motivační-dopis.pdf).

Jak strukturovat motivační dopis?

A co struktura motivačního dopisu? Jednostránkový motivační dopis rozčleňte do následujících částí:

• Záhlaví s kontaktními údaji vás samých i dané společnosti
• Oslovení konkrétní osoby , která je pověřena náborem
• První odstavec s přesvědčivým úvodem (první věta) a s informací, na jakou nabídku práce reagujete.
• Druhý odstavec , ve kterém vysvětlíte, proč chcete pracovat u dané společnosti.
• Třetí odstavec , ve kterém rozvedete vaše kariérní cíle a přidanou hodnotu, kterou můžete společnosti nabídnout.
• Výzva k akci : Napište, že byste se chtěli setkat a svou kandidaturu na volnou pozici probrat osobně při pohovoru
• Zdvořilé rozloučení

Začněte záhlavím s kontaktními údaji

V záhlaví by měly být obsaženy jako vaše kontaktní informace, tak kontaktní informace firmy, do které píšete.

• Vaše jméno a příjmení spolu s akademickým titulem (máte-li)
• Název profese
• Kontaktní údaje: Uveďte svou e-mailovou adresu, telefonní číslo, odkaz na pracovní portfolio, osobní webové stránky nebo profil na síti LinkedIn
• Jméno osoby, která zaměstnance přijímá, a její profesní titul
• Název a adresa společnosti
• Místo a datum odeslání motivačního dopisu

Příklad

Adresujte motivační dopis konkrétní osobě

Použijete-li v motivačním dopise obecný pozdrav typu “Dobrý den” budete vypadat nezaujatě, což na personalistu udělá negativní dojem. Obecným oslovením rovněž naznačuje, že se ucházíte o desítky pracovních míst najednou.

Jak negativnímu prvnímu dojmu předejít? V motivačním dopise oslovte přímo osobu pověřenou náborem, a to pokud možno jménem.

Standardní pozdrav v motivačním dopise obsahuje příjmení pověřené osoby a začíná oslovením “pane”, “paní” nebo jiným příslušným profesním titulem.

Jak zjistit, komu motivační dopis adresovat?

Pokud v pracovním inzerátu není uvedené jméno pověřené osoby, neznepokojujte se. Můžete snadno zjistit, komu máte motivační dopis adresovat. Použijte následující finty, díky kterým zjistíte jméno vedoucího náborového týmu:

• Vyhledejte společnost na síti LinkedIn a klikněte na položku "Lidé".
• Prozkoumejte webové stránky společnosti (konkrétně stránku "O nás" nebo "Tým").
• V krajním případě se obraťte na jejich personální oddělení a zeptejte se.

Pokud však nemůžete najít jméno vedoucího náboru, můžete použít jeho pracovní pozici nebo něco jako “Vážený pane řediteli [název oddělení]”.

Příklady

Zde je několik správných příkladů úvodních pozdravů v motivačním dopise:

Správně

Vážená paní Kovářová

Vážená inženýrko

Vážený pane magistře

Vážené personální oddělení

Vážený vedoucí náboru [název společnosti]

Níže uvedeným příkladům oslovení se raději vyhněte:

Chybně

Milá Petro

Ctěný pane inženýre Bláho

Vážení přátelé

Dokoliv, koho se to týká

Začněte přesvědčivým úvodem, který zaujme

Motivační dopis začněte věcným a přímým úvodem , v jehož prvních větách uvedete následující údaje:

• O jakou pozici máte zájem, jak jste se o volném místu dozvěděli a proč vás tato pracovní příležitost nadchla.
• Pokud vás na pracovní místo doporučil současný zaměstnanec, je úvod motivačního dopisu ideálním místem pro uvedení jeho jména a vašeho spojení s ním. Je to skvělý způsob, jak rychle získat pozornost personalisty.
• Rovněž se nebojte dát najevo, že jste člověk a nikoliv robot. Přidejte trochu osobnosti. Psát můžete o své vášni pro obor apod.

Příklad

Dokažte, že o společnosti něco víte

Personalista se při čtení vašeho životopisu nebude dívat jen na to, jak moc se na pozici hodíte. Rovněž jej bude zajímat, zda souzníte s firemní kulturou. Proč? Zaměstnanci, kteří nevyznávají stejné hodnoty, nikdy zcela nezapadnou do kolektivu a dříve či později ze společnosti odejdou. Hledat nové zaměstnance stojí firmu dost peněz, proto se chce častému odlivu svých zaměstnanců vyhnout.

Přesvědčte personalistu, že je vám blízká firemní kultura a její hodnoty, vize i cíle . Jak? Pro začátek byste si měli o společnosti udělat nějaký průzkum . Navštivte její oficiální stránky, a nastudujte si následující:

• Jaký je obchodní model společnosti?
• Jaký je produkt nebo služba společnosti? Používali jste ho?
• Jaká je firemní kultura? Bude někdo vaši práci řídit mikromanagementem, nebo budete mít samostatnost v tom, jak věci uděláte?

Dále najděte aspekty společnosti, které se vám líbí , a uveďte je v motivačním dopise. Napište například, že jste nadšeni jejich produktem a líbí se vám uvolněné prostředí nebo investice do inovací apod.

Příklad

Vysvětlete, proč jste právě vy tím nejlepším kandidátem

Ve třetím odstavci byste měli personalistu přesvědčit o tom, že jste na danou pozici tím nejvhodnějším kandidátem. Využijte tento prostor k tomu, abyste se co nejlépe prodali tím, že popíšete své relevantní pracovní zkušenosti, dovednosti a úspěchy.

Z pohledu personalistů je třetí odstavec motivačního dopisu vůbec nejdůležitější. Zdůrazňuje totiž vaši skutečnou kvalifikaci a shrnuje hodnotu, kterou můžete nabídnout po přijetí.

Mezi informace, které by měly být uvedeny v motivačním dopise a které zdůrazní vaši hodnotu pro zaměstnavatele, patří úspěchy , ocenění a o dborné znalosti . Nicméně dobře napsaný motivační dopis jde nad rámec toho, co je již obsaženo v životopise. Uveďte proto rovněž své kariérní cíle a informujte o tom, jak hodláte přispět k prosperitě společnosti .

Příklad

Vyzvěte adresáta, aby vás kontaktoval

Je načase motivační dokončit a napsat jeho závěr. V závěrečném odstavci byste měli:

• Přidat informace, které jste nemohli uvést v předchozích odstavcích. Pokud ještě chcete něco říct, tady je k tomu prostor. Máte nějaké další informace, které by mohly náborovému manažerovi pomoci při rozhodování? Zmiňte se o nich zde.
• Dále poděkujte personalistovi za jeho čas. Nikdy není na škodu být zdvořilý, pokud to nepůsobí příliš strojeně.
• Zakončit motivační dopis výzvou k akci. V úplně poslední větě motivačního dopisu byste měli zdvořile požádat o setkání.

Příklad

Zakončení motivačního dopisu: Zdvořile se rozlučte!

Na úplný závěr motivačního dopisu se zdvořile rozlučte, připojte své jméno a dokument podepište. Mezi nejčastěji používané způsoby rozloučení patří:

Profesionální tipy, jak napsat opravdu dobrý životopis

• Přizpůsobte motivační dopis na míru pracovní nabídce : Motivační dopis vám nabízí skvělou příležitost, jak vyniknout a upozornit na vaše nejvýznamnější kariérní úspěchy. Aby však fungoval, musí odpovídat potřebám a očekáváním přijímající společnosti. Proto byste vždy měli motivační dopis personalizovat. Jak? Tím, že provedete hloubkový průzkum společnosti, abyste zjistili její potřeby, cíle a hodnoty. Následně jim motivační dopis přizpůsobte.
• Do motivačního dopisu neuvádějte své požadavky : Stanovovat si platové požadavky, ideální pracovní dobu či zaměstnanecké benefity se v motivačním dopise nepřísluší. K tomu slouží až následný pohovor.
• Pište více o společnosti a méně o sobě: Napište o tom, proč se vám daná společnost zamlouvá a jak jí můžete pomoci v dalším rozvoji.

Shrnutí na závěr aneb jak napsat nejlepší motivační dopis v kostce

Pojďme si na závěr shrnout základní poznatky o tom, jak napsat působivý motivační dopis:

• Ujistěte se, že vaše kontaktní údaje jsou správné.
• Motivační dopis přizpůsobte a oslovte přímo osobu, odpovědnou za nábor.
• Motivační dopis začněte přesvědčivým úvodem.
• Napište, proč se vám daná společnost líbí a proč byste u ní chtěli pracovat.
• Buďte sebejistí a vyjádřete vaši schopnost zapadnout do firemní kultury.
• Vysvětlete, jak se na danou pozici hodíte, a popište své kariérní cíle, relevantní zkušenosti a profesní úspěchy.
• Ukončení motivačního dopisu: Na závěr uveďte výzvu k akci a zdvořile se rozlučte.
• Dokument uložte ve formátu PDF a zašlete jej společně s životopisem. Pokud netušíte jak, přečtěte si návod správným odesíláním CVčka .

Často kladené otázky (FAQ)

Co je lepší do motivačního dopisu neuvádět?

Personalisté mají na prostudování každé žádosti o práci velmi málo času. Váš motivační dopis by tedy měl být co nejstručnější . Dejte si tedy záležet na tom, abyste rychle vystihli podstatu věci . Ačkoliv je lákavé do motivačního dopisu napsat vše, co se týká vaší kariéry, nedělejte životopis zbytečně dlouhý. Úspěšnější jsou uchazeči, kteří vědí, na jakých detailech záleží, a uvedou je stručně.

• Nepodstatné osobní údaje
• Pracovní očekávání
• Platové požadavky
• Negativní pracovní zkušenosti z minulosti
• Opakující se údaje uvedené v životopise

Jak v motivačním dopise vysvětlit díru v kariérní dráze?

Zaměstnavatelé obvykle mívají pochopení pro mezery v kariéře a nebudou mít problém vás zaměstnat, pokud je máte. Nejprve však musíte vysvětlit, proč jste byli bez práce, a prokázat, že nezaměstnanost neovlivnila váš pracovní výkon.

• Zdravotní problémy (dlouhodobější nemoc, pracovní vyhoření atd.)
• Návrat do školy a dodělání vysokoškolského studia, MBA studium, rekvalifikační kurzy a odborná příprava
• Rodinné záležitosti (tj. péče o děti, nemohoucí rodiče apod.)
• Osobní rozvoj (sebepoznání, cestování, koníčky)
• Změna bydliště
• Snižování počtu zaměstnanců nebo neúspěšné podnikání

Do motivačního dopisu přidejte krátký odstavec, ve kterém popíšete, co se stalo, a ujistíte zaměstnavatele, že se to nebude opakovat. Také byste nikdy neměli lhát o délce nezaměstnanosti nebo o jejím skutečném důvodu.

Jaká je ideální délka motivačního dopisu?

Motivační dopis by nikdy neměl být delší než jedna strana velikosti A4 . Rozsah motivačního dopisu tedy může být od půl do celé stránky. Obecně byste se měli snažit, aby měl průvodní dopis 250 až 400 slov a přibližně tři až šest odstavců. Nikdy ne více!

Tato délka poskytuje dostatek prostoru k tomu, abyste se představili, vysvětlili svou minulost a popsali, proč máte o danou pozici zájem. To vám dává příležitost představit zaměstnavateli svou žádost a pomáhá mu určit, zda se chce dozvědět více z vašeho životopisu. Je důležité, aby byl motivační dopis dostatečně dlouhý a shrnul, proč jste pro danou pozici nejvhodnější, ale zároveň dostatečně stručný , aby udržel pozornost čtenáře, ať už personalisty nebo potenciálního zaměstnavatele.

Jaké jsou časté chyby v motivačním dopise?

Existuje řada častých chyb, kterým je nutné se při psaní motivačního dopisu vyvarovat. Pojďme se podrobněji podívat na to, co nepsat do motivačního dopisu a jakým chybám se vyvarovat.

Jednou z nejčastějších chyb je odesílání obecného životopisu , které neodpovídá požadavkům práce ani firemním hodnotám a vizím. Dalším běžným přešlapem je sdílení všech podrobností o každé práci, kterou jste kdy měli a následné nedodržení délky motivačního dopisu. Místo toho, abyste se soustředili na každou pozici, kterou jste kdy zastávali, položte si otázku: Jaké zkušenosti mám, které jsou relevantní pro práci, o kterou se ucházím? Přizpůsobte svůj motivační dopis tak, aby se týkal těchto dovedností, než abyste uváděli úplný přehled svého působení na každé pozici.

Rovněž se vyhněte přílišné chvále společnosti . Nepochlebujte! Využijte svůj motivační dopis k tomu, abyste společnosti sdělili, jak jí budete sloužit. Je skvělé jim lichotit, ale nepřehánějte to!