Tajemník: Životopis, se kterým získáte funkci ve veřejné správě

Jako tajemník či tajemnice tedy budete pracovat buď jako administrativní asistent v soukromé sféře, nebo budete zastávat středně vysokou funkci ve státní správě jako administrativní pracovník .

Ideální životopis tajemníka by měl být schopen zvládat více úkolů najednou stejně dobře jako vy. Měl by přehledně uspořádat vaše dovednosti, popsat vaše zkušenosti a vyzdvihnout vaše úspěchy takovým způsobem, aby personalista zpozorněl.

Napsat ten nejlepší životopis tajemníka je snazší, než si myslíte. Věnujte nám pár minut svého času a vaše CVčko vám zajistí práci snů. Tento průvodce vám ukáže, jak napsat životopis na míru šitý pracovní pozici, poskytne vám konkrétní příklady pro inspiraci a nabídne rady, díky kterým vyniknete.

Podívejte se na naše příklady životopisů , které jsme si pro vás připravily. Poslouží vám jako cenná inspirace při tvorbě vašeho vlastního CVčka. Inspirativní může být například CV osobního asistenta .

Kolik si můžete vydělat jako tajemník ve státní správě?

Jeden z největších pracovních portálů v ČR uvádí průměrný plat na obecné pozici tajemník na 27 523 Kč hrubého měsíčně (zdroj: cz.jooble.org ). Tato částka by v přepočtu odpovídala hodinové mzdě o cca 160 Kč.

Jak napsat životopisu tajemníka pro státní správu?

Dokážete mnohem víc než jen zvedat telefony a vybírat poštu. Ale... Jak napsat životopis tajemníka, který vám zajistí slušnou práci? Potřebujete profesionální životopis, který zvládne více úkolů stejně dobře jako vy! Kromě všech potřebným informací musí také dobře vypadat! Profesionální vzhled zajistí jedna z našich šablon , nebo skvěle naformátovaný dokument. Při formátování můžete postupovat podle níže uvedených rad a tipů.

• Obráceně chronologické formátování : Jedná se o tradiční formát životopisu, který uvádí vaše pracovní zkušenosti s tím, že na prvním místě jsou vaše poslední pozice, a nastiňuje vaši profesní minulost. Pokud jste administrativní tajemník s konzistentní a prezentovatelnou pracovní historií, může tento formát životopisu pro vaše informace dobře fungovat.

• Funkční formátování: Funkční styl formátování životopisu se zaměřuje více na schopnosti a dovednosti než na profesní zkušenosti a může být účinný pro administrativní tejamníky, kteří mají málo zkušeností nebo nedávno ukončily studium. Zdůrazněním svých dovedností můžete ukázat, jak jste ideálním kandidátem bez ohledu na profesní historii.
• Kombinované formátování : Kombinované formátování využívá principy chronologického i funkčního typu životopisu, včetně zkušeností a dovedností.

• Buďte struční: jedna strana, pokud máte méně než 10 let praxe, a až dvě strany, pokud máte více než 10 let praxe.
• Rozvržení životopisu musí být čisté a jednoduché, aby působil profesionálně.
• Používejte vhodné písmo, například Times New Roman, Arial nebo Helvetica, a dodržujte velikost písma mezi 11-12 v hlavní části a 14-16 pro nadpisy.
• Zachovejte okraje o velikosti 2,5 cm na všech stranách a vyberte si mezi řádkováním na 1,15 nebo 1,5 řádku.
• Životopis uložte ve formátu PDF nebo DOC a vhodně jej pojmenujte, například Vaše jméno_názevpozice_datum_životopis.PDF.

Pokračujte tím, že si naplánujete strukturu životopisu. Poté je třeba vyplnit údaje. Pro vytvoření profesionálního životopisu pro příští práci tajemníka použijte následující sekce.

• Jméno a kontaktní údaje v záhlaví
• Profesní shrnutí či kariérní cíl
• Pracovní zkušenosti
• Vzdělání
• Dovednosti
• Další sekce

Kontaktní informace vložte do záhlaví dokumentu

Část životopisu věnovaná zkušenostem je často přehlížena, ale je to druhá nejdůležitější část vašeho životopisu, protože ji čte každý personalista, a pokud jste zde udělali chybu, jste mimo hru! Proto začneme touto jednoduchou, ale důležitou částí vašeho životopisu.

• Nadpis: Začněte svým jménem. Ne vaší pozicí
• Telefonní číslo: Pozor na jeho aktuálnost.
• E-mail: Pro zaslání životopisu použijte profesionální e-mail.
• Adresa: Zde úplně postačí název města. Neuvádějte celou fyzickou adresu svého bydliště. Není nutná a životopis znepřehledňuje.
• Odkazy na sociální sítě: Pokud máte účet na síti LinkedIn, který je dobře optimalizovaný, uveďte na něj odkaz.

Správně

Bc. Vít Janů

Tajemník

123 456 789

vit.janu@platforma.com

Liberec

linkedIn.com/in/vitjanu

Chybně

Bc. Vít Janů

Tajemník

Rodinný stav: Svobodný

Věk: 29 let

123 456 789

vitecek@platforma.com

Liberec

linkedIn.com/in/vitjanu

Záhlaví by mělo být bez dalších zbytečností. Omezte tento prostor na své kontaktní údaje a neuvádějte osobní nebo citlivé informace. Váš přesný věk nebo rodinný stav by při přijímacím řízení neměly hrát roli.

Administrativní činnost na úřadu a další pracovní zkušenosti tajemníka

Máte kancelářské dovednosti, správní i právní dovednosti, znáte předpisy, jste efektivní při vyřizování telefonátů, a navíc rychle píšete na klávesnici, máte prostě všechno. Nepropásněte příležitost ukázat, že jste pro danou práci vhodní. To se vám nejlépe podaří v sekci věnované pracovní historii. Tuto část vložte pod profesní shrnutí.

V životopise uveďte své povinnosti tajemníka pod každou pracovní pozicí v obráceném chronologickém pořadí. Uveďte až šest bodů, které odpovídají dovednostem uvedeným v popisu práce. Uveďte klíčové úspěchy podložené hmatatelnými příklady.

Co když ale píšete životopis začínajícího tajemníka a nemáte žádné konkrétní zkušenosti? Nebojte se! V tomto případě veďte životopis svým vzděláním. Prokážete tím odhodlání a schopnost zvládat úkoly a termíny. Můžete zde také zmínit relevantní pracovní zkušenosti, které přímo nesouvisejí s pozicí tajemníka.

Představte si na chvíli, že jste pracovali na částečný úvazek v místní kavárně. Řídili jste týdenní schůze zaměstnanců a zaznamenávali zápisy ze schůze. To je přenositelná dovednost, kterou můžete vyzdvihnout v části o pracovních zkušenostech.

Vzdělání v oblasti právní administrativy a znalost právních předpisů

Myslíte si, že personalistu nezajímá, zda máte nějaké vzdělání? Tak to se možná mýlíte. Záleží na tom, o jakou práci tajemníka se ucházíte.

Ve většině případů budete potřebovat ukončené středoškolské vzdělání s maturitou, nebo vysokoškolské vzdělání na alespoň bakalářské úrovni.

Začněte nejprve svým nejkonkrétnějším a nejrelevantnějším vzděláním. Pak na něj navažte případnou další kvalifikací - u té můžete být méně podrobní.

Vedení zasedání, zajištění právní služby a další dovednosti tajemníka

Další sekcí je část věnovaná vašim dovednostem. Zamyslete se nad nimi. Máte to? Skvěle. Nyní je čas přizpůsobit své dovednosti v životopise popisu práce tajemníka. To umožní personalistovi snadno přiřadit váš profil k tomu, co hledá. Vaše dovednosti lze rozdělit do dvou skupin: tvrdé a měkké.

Jedná se o technické dovednosti a schopnosti, které jsou nutné k tomu, abyste byli schopni splnit danou práci. Sem také patří všechny relevantní administrativní dovednosti, jako například:

• Schopnost psát právní dokumenty a smlouvy
• Znalost legislativy upravující oblast veřejné správy
• Schopnost vytvářet zprávy o výdajích
• Schopnost spravovat kalendáře a systémy pro rezervaci schůzek
• MS Office Suite, systém Bakaláři a další online nástroje
• Rychlé psaní na klávesnici/slovo za minutu

Měkké dovednosti v životopise je o něco těžší postihnout. Jsou to vlastnosti, které nejsou specifické pro samotnou pracovní pozici. Jsou přenositelné. Týkají se vašich sociálních dovedností a emoční inteligence, například schopnosti dobře spolupracovat s ostatními a být schopný pracovat i v časové tísni nebo pod tlakem. Níže uvádíme reprezentativní příklady:

• Komunikace
• Organizace
• Profesionální a zdvořilé vystupování
• Interpersonální dovednosti
• Schopnost dobře spolupracovat s ostatními
• Přizpůsobivost
• Schopnost řídit čas
• Orientace na detaily
• Přesnost
• Motivace a samostatnost

Doplňkové sekce, které by neměly v CV tajemníka chybět

Vedli jste na vysoké škole schůzky klubu? Pomáháte jako dobrovolník v místní knihovně nebo útulku pro zvířata?

Na první pohled se může zdát, že tyto činnosti nesouvisí s tradičními povinnostmi tajemníka. Ve skutečnosti se však jedná o činnosti, při nichž se opíráte o vlastnosti potřebné pro klíčové povinnosti tajemníka.

Určitě máte také několik koníčků. Možná budete chtít některé z nich uvést, abyste ukázali trochu více ze své osobnosti. Nezapomínejte, že spousta společností přijímá zaměstnance na základě měkkých dovedností a kulturní vhodnosti.

Prozkoumejte firemní kulturu a zjistěte, zda by pro ně byly cenné vaše osobní zájmy. Ujistěte se, že zmiňujete pouze ty vnější zájmy, které jsou relevantní pro kulturu společnosti nebo pozici.

• Jazykové dovednosti
• Počítačové dovednosti
• Dobrovolnická činnost
• Zájmy a záliby

Profesní shrnutí: Jak se na pozici tajemníka správně prezentovat?

Na úplný závěr vytvořte profesní shrnutí, vložte jej však na začátek dokumentu hned pod záhlaví. Pokud jste svou kariéru strávili na administrativních nebo sekretářských pozicích, pak máte potřebné dovednosti a zkušenosti, a profesní shrnutí je místo, kde se prodáte. Nezapomeňte být struční a výstižní. Stačí tři věty.

Zde je příklad profesního shrnutí životopisu zkušeného tajemníka:

Správně

Jsem profesionální, efektivní tajemnice s více než 6 lety zkušeností s prací pro velkou firemní organizaci. Mám vynikající schopnosti v oblasti řízení projektů, organizace a komunikace. Na minulé pozici jsem zavedla online systém plánování schůzek a porad, čímž se zvýšila efektivitu kanceláře o 15 %.

Chybně

Jsem tajemnice s 2letou praxí v kanceláři. Hledám práci ve firemním prostředí, kde se mohu vzdělávat a rozvíjet své dovednosti.

Shrnutí životopisu sekretářky by mělo odpovídat vašim úspěchům a dovednostem v souladu s požadavky na danou pozici. Vyhněte se vágnímu popisu pracovní pozice, kterou hledáte.

Kariérní cíl životopisu tajemníka pro nezkušené kandidáty

Možná jste čerstvý absolvent, který poprvé vstupuje do zaměstnání. Nebo jste číšník, který už má dost jednání s podnapilými zákazníky, a místo toho chcete spravovat kancelář.

Cíl životopisu je nejlepší volbou pro životopisy začínajících tajemníků nebo osob, které mění kariéru. Použijte ho, abyste ukázali, že vaše schopnosti, cíle a záměry odpovídají tomu, co potenciální zaměstnavatel hledá, i když nemáte tradiční zkušenosti.

Správně

Jsem proaktivní absolvent vysoké školy s vynikajícími komunikačními schopnostmi, který hledá místo školního tajemníka. Mohu nabídnout vynikající iniciativu a dovednosti v oblasti řízení projektů, které jsem si osvojil v průběhu studia. Jsem připraven využít organizační schopnosti k poskytování administrativní podpory týmu pedagogů.

Chybně

Jsem čerstvý absolvent vysoké školy bez odborných zkušeností, ale s velkým nadšením. Umím rychle psát na klávesnici, zvedat telefony a rád bych svou první práci získal v kanceláři. Jsem přátelský a rychle se učím.

Proč je druhý příklad chybný? Pro začátek byste se měli vyhnout zdůrazňování skutečnosti, že nemáte žádné zkušenosti. Také se vyhněte tomu, abyste říkali, co chcete. Pamatujte, že zaměstnavatele v této fázi hry zajímá spíše to, co chce on.

Pro kariérní cíl svého životopisu tajemníka na základní úrovni zvolte měkké dovednosti (o nich více výše). Skvělým příkladem jsou komunikační dovednosti nebo smysl pro detail. Ty nemusí být nutně specifické pro pracovní pozici tajemníka, ale přesto se jedná o dovednosti potřebné pro tuto práci. Tyto měkké dovednosti jste si mohli osvojit během svého vzdělání nebo během praxe v zaměstnání na částečný úvazek.

Rady a tipy pro tajemníka. Jak na nejlepší CVčko?

• Přizpůsobte svůj životopis každé pracovní pozici. Obecným životopisem totiž žádného zaměstnavatele o své pečlivosti nepřesvědčíte.
• Pamatujte, že nesmírně důležitá je formální úprava životopisu. Použijte profesionální vzor životopisu , se kterém uděláte skvělý dojem, zaujmete pozornost a vysloužíte si pozvání na pracovní pohovor.
• V části životopisu věnované dovednostem vytvořte podkategorie pro své dovednosti. Můžete například seskupit své tvrdé a měkké dovednosti zvlášť, aby byly přesvědčivější.
• Přečtěte si zpětně celý životopis, abyste zachytili chyby. Úprava a korektura životopisu je před jeho odesláním důležitá, ale může být obtížné zachytit chyby, když ho čtete mnohokrát za sebou. Zvažte jeho opětovné přečtení, abyste zachytili pravopisné a gramatické chyby.

Shrnutí na závěr: Klíčové body tohoto průvodce psaním CV tajemníka

Jste mistr v multitaskingu a bez vás by se fungování kanceláře či úřadu rozpadlo! Své komunikační a organizační dovednosti využíváte tak, aby kancelář fungovala jako dobře namazaný stroj. Aby to váš životopis tajemníka mohl ukázat, postupujte podle následujících kroků:

• Otevřete svůj životopis tajemníka kariérním cílem nebo profesním shrnutím životopisu.
• V části věnované pracovním zkušenostem zdůrazněte své úspěchy.
• V části věnované dovednostem porovnejte své dovednosti s dovednostmi uvedenými v inzerátu na danou pozici.
• Přidejte sekce "ostatní", které zopakují vaši hodnotu.

Pokud jste splnili všechny víše uvedené body, pak vysněnou pozici získáte během chvilky.

Motivační dopis je extrémně důležitý. Nepodceňte jeho tvorbu!

Když máte přizpůsobené a dobře vypadající životopis tajemníka, který ukazuje vaše dovednosti, nemusíte se obtěžovat ani s motivačním dopisem, že?

Omyl.

Dali jste si tu práci s vytvořením nejlepšího životopisu tajemníka, ale existuje jeden důvod, proč se na něj možná ani nikdo nepodívá.

Průzkumy odhalují, že 45 % personalistů váš životopis odmítne, pokud nebude vaše žádost o zaměstnání obsahovat i motivační dopis.

Mnohem lepší je vyvinout úsilí navíc, než litovat, že? Navíc skvělý průvodní dopis může být právě tím, co váš životopis povýší nad ostatní.

• představit se,
• vysvětlit, proč máte zájem o pozici sekretářky.
• ukázat, proč jste pro tuto práci nejlepší.
• vysvětlit důvody případné změny kariéry nebo změny zaměstnání.
• uvést důvody mezer ve vaší pracovní praxi.

Chcete-li napsat jiskřivý motivační dopis, ukažte v něm kousek své osobnosti. Tajemníci musí být příjemní pro celou řadu lidí, od generálního ředitele až po doručovatele pošty, a tak v motivačním dopise ukažte, že to umíte.

A hlavně ho nezapomeňte přizpůsobit popisu práce. Například pokud píšete motivační dopis na pozici tajemníka ve zdravotnictví nebo na pozici tajemníka pro oblastní soud, bude se muset každý z nich lišit.

Často kladené otázky (FAQ)

Co přesně dělá tajemník?

Tajemník pracuje v různých odvětvích, kde plní administrativní a kancelářské úkoly. Administrativní tajemník pomáhá úředníkům a dalším administrativním pracovníkům. Plánuje, organizuje, rozvrhuje a řídí důležité úkoly a události, aby pomohl administrátorům soustředit se na jejich další povinnosti, a tyto dovednosti může také zdůraznit ve svém životopise.

Mezi běžné úkoly, které jsou obvykle popsány v příkladech životopisů tajemníků, patří:

• vyřizování korespondence,
• přijímání telefonních hovorů,
• vítání hostů,
• psaní zpráv,
• papírování a aktualizace záznamů.

Jaké požadavky bývají kladeny na pozici tajemníka?

Nejúspěšnější kandidáti prokazují dobré organizační schopnosti, telefonní etiketu, komunikační a organizační schopnosti, dovednost psát, zdvořilost a smysl pro detail. Tajemníci mají různé vzdělání a v životopise mohou uvádět maturitu nebo vysokoškolský diplom v závislosti na pozici, o kterou se ucházejí.