Životopis koordinátora akcí - jak na to

Mohou to být akce firemní, veřejné, soukromé, značně se mohou lišit svými cíli, velikostí a mnoha dalšími aspekty.

Každopádně má manažer akcí na starosti plejádu aspektů, jako je logistika, časový plán, rozpočet a komunikace a spolupráce s dalšími členy realizačního týmu. Je to práce náročná, ale pro správný typ osobnosti také zajímavá a zábavná.

Manažer akcí musí mít značný organizační talent, být schopen řídit velmi komplexní procesy, zachovat chladnou hlavu ve stresujících situacích a být vybaven skvělými komunikačními dovednostmi. Další potřebné dovednosti se mohou lišit v závislosti na konkrétním typu akce.

Každopádně, pokud chcete získat práci (zaměstnání nebo zakázku) jako event coordinator, budete potřebovat kvalitní životopis (třeba jako přílohu nabídky). Potenciální zaměstnavatel nebo klient bude chtít vědět, že máte potřebné zkušenosti a dovednosti, abyste splnili jeho nároky.

V tomto článku si povíme, jak napsat správně profesní resumé. Tak, abyste co nejvíce zvýšili své šance ve výběrovém řízení. A získali takovou práci, jakou chcete.

Práce koordinátor - struktura životopisu

Jako má každá akce svůj program, který má v časovém harmonogramu stanovené jednotlivé body, také životopis má svou strukturu. Tu je nutné dodržovat, aby náborový specialista viděl, že jste profesionál, obeznámený s formálními náležitostmi profesního resumé. Současně mu ustálené uspořádání usnadňuje najít v životopisu snadno a rychle všechny potřebné informace.

Základní sekcemi životopisu jsou Záhlaví, Profil, Pracovní zkušenosti, Vzdělání a Dovednosti. Celkový rozsah CV by neměl přesáhnout dvě strany, se současným zachováním přehlednosti a dobré čitelnosti. Důležité je také formátování a celková úprava vzhledu. CV, které na první pohled vyvolává dojem chaosu, nebude nikdo chtít číst. A nejspíš si pomyslí, že podobně neuspořádanou charakteristiku lze připsat i autorovi. A s takovým člověkem nikdo nechce pracovat.

V tomto článku si společně projdeme jednotlivé sekce životopisu, povíme si, co do nich patří, vysvětlíme specifika v případě event koordinátora a v neposlední řadě si uvedeme příklady, jak může obsah vypadat v praxi.

Záhlaví jako pozvánka na akci

Stejně jako pozvánka na akci, kterou pořádáte, musí na první pohled upoutat pozornost svým grafickým zpracováním, také CV by mělo ihned zaujmout. Skvěle k tomu slouží jeho záhlaví. To by mělo vypadat atraktivně, ale současně profesionálně a seriózně. Například při volbě barev se tak vyvarujte křiklavých tónů.

Co se týče obsahu, do záhlaví patří to naprosto základní. Napíšete sem tedy své jméno, pozici a kontaktní údaje (telefon, e-mail). Můžete přidat i odkaz na svůj profil na sociální síti, jako je LinkedIn (pokud je dostatečně reprezentativní a obsahuje informace relevantní pro výběrové řízení), nebo na jinou online prezentaci své práce. Třeba vlastní webové stránky.

Profil jako upoutávka

Kromě vizuálního zpracování musí pozvánka na akci upoutat také svým textovým obsahem. Stručně a jasně nalákat cílovou skupinu k účasti. Podobně funguje profilová sekce životopisu. Krátce a výstižně v ní shrnete své profesní resumé a zdůrazníte z něj to nejlepší. A i v tomto případě máte na mysli "cílovou skupinu", tedy potenciálního zaměstnavatele či klienta (případně konkrétní akci, kterou chcete organizovat).

Zdůrazněte rozsah svých zkušeností, podtrhněte relevantní akce, na jejichž organizaci jste se podíleli. Zmiňte své nejsilnější stránky. V profilu, jehož předpokládaný rozsah je jeden odstavec o 3-5 větách, musíte být schopni zaujmout čtenáře a přimět ho k tomu, aby si chtěl přečíst i zbytek vašeho životopisu.

Pracovní zkušenosti jako program akce

Pracovní zkušenosti jsou stavebními kameny vašeho kariérního rozvoje, podobně jako program akce postupně buduje předpoklady k dosažení jejího cíle. A stejně jako akce s nekvalitním nebo chudým programem nepřiláká mnoho účastníků, event coordinator bez vhodné praxe nebude příliš atraktivním pro zaměstnavatele či klienty.

Důležitá je tu také relevance. Akce může mít skvělý program pro určitou skupinu lidí, ale být naprosto nezajímavá pro jiné. Podobně, pokud vaše pracovní zkušenosti nebudou souviset s příležitostí, o kterou se ucházíte, zaměstnavatele či klienta nezaujmete. Vždy proto zvažte, o jakou příležitost se právě ucházíte a jakým způsobem prezentovat své předchozí zkušenosti, aby ukázaly, že jste vhodným adeptem.

Své předchozí pracovní zkušenosti (ať už zaměstnání nebo velké eventové projekty, na kterých jste působili na pozici nezávislého pracovníka) uvádějte v obráceném chronologickém pořadí. Začněte tedy těmi nejnovějšími a postupujte k těm nejstarším. Uveďte základní informace (jako zaměstnavatel/klient případně akce, místo a samozřejmě časové období).

A nezapomeňte přidat popis. Snažte se, aby vás popis vaší práce ukázal v co nejlepším světle. Zdůrazněte své největší úspěchy. Podtrhněte ty aspekty, které byly největší výzvou (a vy jste je úspěšně zvládli).

Vzdělání jako účinkující na akci

Podobně jako hraje velkou roli při realizaci akce, kdo na ní bude vystupovat, vzdělání v životopise slouží jako možnost určité záruky toho, že máte potřebné znalosti pro výkon své práce. Jako je renomovaný moderátor značným příslibem, že akce poběží plynule, vhodné vzdělání ukazuje teoretické předpoklady adepta na nějakou pracovní příležitost.

Podobně jako v případě pracovních zkušeností, také své dosažené vzdělání uvádějte v obráceném chronologickém pořadí. Pokud toho není mnoho, co můžete v této sekci uvést, nezoufejte. Formální vzdělání nebývá pro koordinátora akcí úplně rozhodující.

Každopádně uveďte své nejvyšší dosažené vzdělání. A nezapomeňte zmínit i vše ostatní, čím jste si zvýšili svou kvalifikaci. Účasti na konferencích, workshopech, seminářích a podobně. Tyto vzdělávací aktivity se mohou týkat jak event managementu obecně, tak souviset s oborem, kterého se týká akce, již chcete organizovat.

Dovednosti jako záštita akce

Podobně, jako eventu dodává na jisté garanci kvality a významu záštita nějakou význačnou osobností, vaše dovednosti zajišťují, že jste schopni pracovat tak, jak je potřeba. A podobně jako by zaštiťující osobnost měla souviset s tématem akce, také výběr svých dovedností vždy upravujte na míru konkrétní příležitosti.

Sekce dovedností v životopise slouží rychlému přehledu. Náborový pracovník si zde může udělat jistý obrázek o tom, zda jste ten, koho hledá. Vyberte maximálně 10 svých hlavních dovedností, které ho přesvědčí, že byste jím skutečně mohli být právě by.

Pro své povolání budete jako event manager samozřejmě potřebovat organizační dovednosti, silné komunikační schopnosti a schopnost flexibilního řešení různých komplikací. To se ale očekává od každého adepta a pokud chcete vyniknout, zamyslete se skutečně nad příležitostí, o kterou se ucházíte, a vyberte ze svých dovedností nějaké takové, které byste mohli využít - a nemusí je mít úplně každý eventový koordinátor.

• Schopnost komplexní organizace eventů "na klíč" (od úvodního konceptu, až po vyhodnocení a komunikaci výsledků dle stanovených cílů)
• Skvělé komunikační schopnosti (včetně komunikace s klientem, realizačním týmem a marketingové komunikace)
• Schopnost precizního časového a finančního managementu (striktní dodržení rozpočtu)
• Odolnost vůči stresu, schopnost rychlého rozhodování pod tlakem
• Schopnost práce v týmu
• Anglický jazyk na úrovni C2
• Výborná znalost uměleckého průmyslu, včetně aktuálních trendů v kulturním event managementu
• Řidičský průkaz skupiny B a C1 (aktivní řidič)
• Kreativita a rychlost v nalézání řešení problémů

Závěrečné tipy

Výborná kvalifikace a dobře napsaný životopis někdy nemusí na pozici, o kterou stojíte, stačit. Zejména když je konkurence velká. V závěru tohoto článku vám proto nabízíme několik praktických tipů, jak můžete své šance zvýšit.

V čem mnozí uchazeči o práci či zakázku při přípravě životopisu chybují? Na co byste si měli dávat pozor? A co můžete ke své profesní prezentaci přidat navíc, abyste zvýšili své šance na úspěch?

Uzpůsobte CV na míru konkrétní příležitosti

Už jsme to v průběhu článku několikrát zmínili a ještě zdůrazníme, protože je to velmi důležité. Nevnímejte svůj životopis jako statický dokument, který v nezměněné podobě rozesíláte různým potenciálním zaměstnavatelům či klientům. Mnohem účinnější je, když ho vždy lehce upravíte tak, aby co nejlépe vyhovoval konkrétní příležitosti, o kterou se ucházíte. Samozřejmě bez vymýšlení si.

Zdůrazněte ty aspekty své praxe, vzdělání a dovedností, které se nejlépe hodí pro danou pozici. Zmiňte v profilu, že právě hledáte takovou příležitost, která této odpovídá. Přidejte detaily, které jsou pro vaše CV relevantní právě jen v tomto případě. (Jako například vzdělávací aktivitu nebo zkušenost nesouvisející s event management, ale s oborem zaměstnavatele nebo akce.)

Pracujte se svým portfoliem a referencemi

Nejlépe za vás mluví vaše práce. A ti, pro koho jste ji dělali. Dbejte tedy na to, abyste si důkladně vedli přehled o nejlepších akcích, na kterých jste se podíleli, a seznam svých referencí. Průběžně, protože zpětně se některé informace již jen obtížně dohledávají.

Portfolio je vhodné mít samozřejmě zpracované elektronicky, ideálně online, abyste ho mohli jednoduše sdílet. Pro každou příležitost pak můžete vytvořit speciální výběr toho nejrelevantnějšího.

Co se týče doporučení od vašich předchozích zaměstnavatelů či klientů, nezapomeňte si vždy vyžádat od svých referencí souhlas a vždy před připojením k životopisu si zkontrolujte, zda jsou kontaktní údaje všech osob stále aktuální. Vybírejte takové reference, které udělají dojem a současně u kterých máte jistotu, že vám poskytnou takové doporučení, jaké potřebujete.

⚠️ Proveďte důkladnou kontrolu

Nepodceňte závěrečnou kontrolu před odesláním svého životopisu (včetně všech případných příloh). Jsou všechny informace aktuální? Nechybí nic důležitého? A nedopustili jste se překlepů nebo hrubek?

V tom se často chybuje. Zejména, co se týče pravopisu. Přitom se jedná o chyby, které snižují celkový dojem z životopisu - úplně zbytečně. Stačí požádat o korekturu někoho, kdo skvěle ovládá český jazyk v psané formě. Nebo si rovnou najmout profesionálního korektora. Tak budete mít naprostou jistotu, že je vaše resumé zcela bez jediné chybičky.

Připojte motivační dopis

Motivační dopis vám může pomoci lépe než samotné CV vyjádřit, proč máte zájem právě o tuto konkrétní příležitost. A přesvědčit potenciálního zaměstnavatele či klienta, že jste tou správnou volbou.

V příloze CV, jejíž rozsah by neměl přesáhnout jednu stranu, se zaměřte hlavně na danou příležitost. Můžete samozřejmě zmínit obecněji například, co vás vedlo k výběru vašeho povolání, ale především popište, co vás láká na této příležitosti. Jakým způsobem byste k ní přistoupili. V čem byste byli konkrétnímu zaměstnavateli či klientovi přínosem.

⚠️ Připravte se na pohovor

Posledním krokem výběrového řízení bývá obvykle osobní schůzka. Nepodceňte přípravu na ni, zamyslete se, na co by se vás při pohovoru mohli ptát, a připravte si sami vhodné otázky. Na pohovor dorazte včas, vhodně oblečení a nezapomeňte doma úsměv!

Přejeme hodně štěstí v úsilí o získání nové pracovní příležitosti. Věříme, že vás rady a tipy v našem článku inspirovaly a pomohou vám dosáhnout úspěchu!