Alespoň uživatelská znalost práce s PC, pokročilá znalost MS office, špičkové komunikační schopnosti a bezvadná organizace...to jsou jen některé z důležitých dovedností, které byste měli jako administrativní asistent či administrativní asistentka mít.
Irena Nekvasilová Administrativní asistentka 721 345 678 irena.nekvasilova@gmail.com Brno
O mně Jsem studentkou druhého ročníku práv a hledám zajímavou práci na částečný úvazek při studiu, která by byla zaměřená na právní problematiku. Vaší právní firmě pomůžu s administrativní agendou, ráda nastavím a optimalizuji efektivní procesy v obchodně právně oblasti. Nabízím skvělé dovednosti v oblasti komunikace a organizace, příjemné vystupování a ochotu učit se nové věci z právního prostředí.
Vzdělání Masarykova univerzita, Brno Magisterský obor Právo a právní věda (2. ročník) 2022 až současnost
Gymnázium Jana Masaryka, Brno 2018 až 2022 Druhý ročník studia strávený na High School Madison WI, Wistconsin, USA
Pracovní zkušenosti Ferox s.r.o., Brno Administrativní podpora (studentská brigáda na čtvrtinový úvazek) Červenec 2020 až prosinec 2022
Zajištění administrativní podpory obchodním zástupcům a servisním technikům
Příprava obchodních dokumentů a dalších podkladů, evidence obchodních případů a další administrativní úkoly
Komunikace se zákazníky a plánování schůzek
Dovednosti
Znalost obchodně právní problematiky
Skvělé komunikační a organizační schopnosti
Spolehlivost a zodpovědnost
Reprezentativní vystupování a kultivované vyjadřování
Pečlivost a orientace na detail
Zájem o obor a ochota dále se vzdělávat
Týmová spolupráce
Počítačové dovednosti
Výborná znalost práce na PC (MS Office, zejména Word, Excel a Outlook)
Dovednosti, schopnosti a znalosti byste měli, ale chybí vám praxe v oblasti administrativy? Nenechte se odradit!
Přesvědčte personalistu, že jste tím nejlepším kandidátem na pozici junior administrativního asistenta. Jak toho docílit? Je to velmi jednoduché. Vytvořte přizpůsobený
životopis junior administrativního asistenta
, který bude odpovídat požadavkům z pracovní nabídky. Dále se inspirujte níže uvedenými příklady životopisů a použijte
jednu z našich přehledných šablon CV
, díky které bude tvorba životopisu brnkačka.
V tomto článku si názorně ukážeme, jak napsat životopis administrativního pracovníka bez předchozích pracovních zkušeností. Podělíme se s vámi o kompletní příklad CV asistenta bez praxe, vysvětlíme si formální zásady psaní životopisu a prozradíme vám geniální tipy, se kterými se dočkáte pozvání na pracovní pohovor navzdory chybějící praxi v oboru.
Hledáte-li inspiraci, podívejte se na níže uvedený příklad CV na pozici junior administrativního asistenta. Je-li vám to málo, pak si prohlédněte náš web, na kterém vám jsou plně k dispozici
další příklady CVček podle oboru
.
Až 52 000 Kč! Tolik si můžete vydělat jako administrativní pracovník!
Národní soustava povolání
uvádí platové rozmezí na pozici administrativní pracovník mezi 28 000 Kč až 52 000 Kč. Dále se můžeme podívat na průměrný plat. Při práci na plný úvazek si jako administrativní pracovník v lokalitě Česko můžete přijít na něco málo přes 30 000 Kč (zdroj:
prumerneplaty.cz
). Jiný zdroj dokonce uvádí průměrný plat ve výši až 35 000 Kč měsíčně (zdroj:
personalka.cz
).
💡
Poznámka
: Počítejte s tím, že jako junior si na pozici v administrativě přijdete na méně, než zkušenější kolega. Platy administrativních asistentů začínají na částkách od 23 000 Kč měsíčně. Také platí, že ve větších městech, jako je Praha nebo Brno si vyděláte více. Naopak plat v menších regionálních městech bývá nižší.
Jak napsat životopis krok za krokem
Při procházení pracovních nabídek na administrativní pozice narazíte na požadavky typu "požadujeme alespoň jeden rok praxe v administrativě nebo "hledáme zkušené kandidáty". To však neznamená, že nemáte jako junior šanci. Máte! Jen se při tvorbě životopisu musíte zaměřit na ostatní části CVčka a ty maximálně posílit!
Kromě toho se na trhu práce rovněž setkáte s pracovními nabídkami určenými pro studenty či čerstvé absolventy bez praxe. Na takové se můžete v klidu hlásit, aniž byste měli zkušenosti v oboru.
📌
Tip
: Získejte si přízeň potenciálního zaměstnavatele přehledně uspořádaným CVčkem. Přehledný a snadno čitelný vzhled vám zajistí
naše šablona CV
.
Obsah vs. forma životopisu: Zaměřit byste se měli na obojí!
Jako kandidát bez zkušeností musíte zaujmout jiným způsoby, než svou praxí. Jedním z nich je atraktivní vzhled životopisu, který se bude snadno číst. Informace do životopisu tedy přehledně uspořádejte, a to pomocí vhodně zvoleného
formátu
, celkového
rozvržení
dokumentu a jasné
struktuře
.
Formát
Kandidátům bez dostatku pracovních zkušeností doporučujeme buď klasický
obráceně chronologický životopis
, nebo
funkční životopis
.
Máte-li nějaké informace, které byste mohli uvést do sekce věnované pracovním zkušenostem, pak zvolte obráceně chronologický formát. Ten uvádí informace v sekci vzdělání a praxe od nejnovější po nejstarší. Jako první tak vždy zobrazí vaše nejaktuálnější úspěchy, ať už pracovní, nebo studijní.
V případě, že nemáte, co do sekce pracovních zkušeností uvést, můžete se této sekci zcela vyhnout pomocí funkčního životopisu. Ten se soustředí na specifické dovednosti a vzdělání a upozaďuje pracovní historii.
📌
Tip
: Všechny informace ohledně volby vhodného formátu naleznete v
tomto článku
, který jsme pro vás připravili.
Rozvržení
Udělejte vše pro to, aby se váš životopis snadno četl. Ušetříte tím práci na personálním oddělení společnosti. Zpracování formálních náležitostí CVčka by mělo vypadat následovně:
Personalisté nemají rádi dlouhé životopisy. Vytvořte jednostránkový dokument, který bude stručný a maximálně k věci!
Nepřehánějte to s designem. Životopis nejsou omalovánky. Volte neutrální barvy a jednoduché styly.
Totéž platí i pro písmo, které by mělo být jednoduché. Jeho velikost nastavte na 11 bodů. Nadpisy mohou být větší, ideálně 12 až 14 bodů. Velikost mezi řádky nastavte na 1,15.
Mezi sekcemi CVčka ponechte bílé místo, abyste vzhled provzdušnili a zpřehlednili.
Ideální formát souboru, ve kterém životopis odešlete, je PDF. Jiné formáty (zejména Word) se často změní v nepřehlednou změť písmen v momentě, kdy je někdo z vedení společnosti otevře v jiném zařízení. A to nechcete!
Struktura
Doporučujeme jednotlivé informace tematicky strukturovat do následujících částí:
Kontaktní údaje, jež vložíte do záhlaví dokumentu
Profesní shrnutí, ve kterém se budete stručně prezentovat
Dosažené vzdělání, u něhož rovněž uvedete hlavní náplň studia
Pracovní zkušeností (máte-li nějaké, pokud nikoliv, zvolte si funkční formát životopisu)
Dovednosti, a to jak tvrdé (technické), tak měkké (osobní vlastnosti)
Další sekce, jež vám mohou pomoci získat práci, může se jednat třeba o počítačové dovednosti, jazyky, zájmy a záliby nebo dobrovolnickou činnost atd.
Záhlaví s kontaktními údaji
Kontakt doporučujeme uvádět do záhlaví, čímž ušetříte prostor. Namísto obecného nadpisu "Životopis" použijte k nadepsání celého dokumentu své jméno. Za ním by mělo následovat vaše telefonní číslo, e-mail, místo bydliště nebo odkaz na profil na profesní síti, jako je LinkedIn aj.
Příklady
Správně
Adam Filip
Administrativní asistent
721 345 678
adam.filip@centrum.cz
Hradec Králové
Chybně
Adam Filip
Administrativní asistent
721 345 678
Datum narození: 11.3. 1998
Rodinný stav: Svobodný
adamek98@centrum.cz
Plynnární 11, 120 00 Hradec Králové
Pamatujte, že nejste povinni zahrnovat mezi kontaktními údaji i osobní informace. Vynechejte tedy rodinný stav nebo datum narození a věk.
⚠️
Varování
: Není nic horšího, než neprofesionálně vypadající e-mail. Doporučujeme založení nového e-mailu, pokud ten současný není dostatečně reprezentativní.
Neváhejte připojit fotografii!
Doporučujeme využít služeb profesionálního fotografa a pořídit si profesionální portrét, jenž budete moci vkládat do životopisů. Třebaže se to nezdá, dobře zvolená fotka, která vás zobrazuje jako sympatického uchazeče, vám přidá body navíc!
📌
Tip
:
Zde
naleznete příklady fotek do CVčka. A to jak těch vhodných, tak fotek, jež se do životopisu nehodí!
Nemáte praxi? Nevadí!
Vykonávali jste někdo administrativní práce, které můžete do svého životopisu uvést? Může se jednat o výpomoc ve škole, dobrovolnickou činnost v místní organizaci, studentskou brigádu v lokální společnosti apod. Uveďte jakékoliv relevantní pracovní zkušenosti, jež máte, a mohou vám být k dobru.
Měníte-li obor nebo máte-li po rekvalifikaci, rovněž uveďte zaměstnání, ze kterých si přenášíte užitečné dovednosti, jež se vám budou na administrativní pozici hodit. "Vyzobejte" ze svých předchozích primárně neadministrativních pozic jakoukoliv agendu spojenou s administrativou a detailně jí popište, a to společně s názvem společnosti, názvem pozice, dobou výkonu práce a administrativní náplní práce.
Ano, pravdou zůstává, že zaměstnavatelé se nejvíce zajímají o vaše pracovní zkušenosti. To znamená, že budete muset posílit všechny další části životopisu, abyste absenci praxe vykompenzovali! Jenou z nich je práce sekce věnovaná vzdělání!
U vystudované školy uveďte nejen název vzdělávací instituce, ale také přesný název studijního programu, dobu studia a nezapomeňte rovněž přidat hlavní náplň studia.
Příklad
Obchodní akademie, Opava
Obor obchodně-právní administrativa zakončený maturitní zkouškou
2012 až 2016
Obchodní korespondence v českém a anglickém jazyce
Kurz rychlopsaní na klávesnici všemi deseti
Příprava podkladů z oblasti obchodně právní agendy
Nakombinujte nejlepší dovednosti
Píšete-li životopis jako kandidát bez předchozích zkušeností, pak budete muset centrum pozornosti přesunout do dalších částí. Sekce věnovaná dovednostem je hlavní z nich! Její tvorbu proto nepodceňte a velmi pečlivě navolte tvrdé i měkké dovednosti tak, abyste se prezentovali jako ideální uchazeč.
Vámi uvedené dovednosti musí odpovídat požadavkům z nabídky práce a běžným standardům očekávaným na administrativní pozici. Nezaplňte však své CV nekonečným soupisem dovedností, postačí pět až deset umně vybraných dovedností, které padnou na úrodnou půdu.
Abychom vám tvorbu této důležité části usnadnili, uvádíme níže typické tvrdé (technické), i měkké (vrozené vlastnosti) dovednosti administrativního asistenta.
📌
Tip
: Počítačové a jazykové dovednosti vám doporučujeme uvést zvlášť do speciální sekce. Tímto způsobem je zdůrazníte a také zaplníte volné místo svého CVčka bez zkušeností.
Tvrdé dovednosti
Uživatelská znalost práce na PC
MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Správa online kalendáře
Práce ve sdílených dokumentech
Vedení záznamů a zpracování reportů
Příprava podkladů
Zajištění chodu recepce
Tvorba dokumentů
Bezchybný písemný i ústní projev v českém jazyce
Měkké dovednosti
Spolehlivost, zodpovědnost
Pracovitost a proaktivita
Komunikace a organizace
Příjemné vystupování
Časová flexibilita
Týmový hráč
Samostatnost
Ochota učit se nové věci
📌
Tip
: Mezi dovednostmi nezapomeňte uvést učenlivost nebo ochotu učit se nové věci a dále se vzdělávat. Tím vykompenzujete absenci praxe.
Práce na PC nebo znalost anglického jazyka slovem i písmem. To jsou jen některé z doplňkových sekcí!
Vzhledem k tomu, že vaše část věnovaná pracovním zkušenostem nebude zabírat příliš místa (pokud vůbec nějaké), budete mít v životopise prostor k uvedení dalších sekcí, díky kterým stoupne vaše hodnota v očích zaměstnavatelů.
Zamyslete se, jaké relevantní informace pomůžou vaší žádosti o práci, může se jednat například o:
Počítačové programy
Jazykové dovednosti
Dobrovolnickou činnost
Kurzy, školení a workshopy
Zájmy a záliby
Vytvořte dechberoucí profesní shrnutí
Po vytvoření všech výše uvedených částí životopisu vám rovněž vřele doporučujeme sepsat profesní shrnutí životopisu, ve kterém v několika větách (ideálně 2 až 5) uvedete vaše profesní směrování, zkušenosti (máte-li nějaké), tvrdé dovednosti, osobní vlastnosti a další silné stránky, díky kterým se na pozici administrativního asistenta hodíte lépe něž kdokoliv jiný.
Příklady
Správně
Jsem zodpovědná administrativní asistentka, která právě dokončila studium obchodní akademie. V případě, že mě vaše společnost zaměstná, získá pracovitou týmovou hráčku, která svědomitě zastane veškerou administrativní agendu. Mohu nabídnout perfektní znalost českého i anglického jazyka slovem i písmem, dále pokročilou znalost práce na PC a ochotu učit se nové věci.
Tato kandidátka uvádí, jaké jsou její silné stránky a přidaná hodnota, kterou může společnosti nabídnout.
Chybně
Jsem zodpovědná administrativní asistentka prozatím bez zkušeností. V případě, že mě vaše společnost zaměstná, získá však zaměstnankyni, která je časově flexibilní a může do práce nastoupit ihned. Neváhejte mne kontaktovat!
Tato kandidátka v profesním shrnutí neuvádí příliš důvodů, proč by ji měla společnost zaměstnat.
Porazte konkurenci díky následujícím tipům
Aplikováním následujících tipů vytvoříte silný životopis, třebaže nemáte žádnou praxi.
Přizpůsobte svůj životopis a motivační dopis podle klíčových slov a frází z pracovní nabídky, jež se nejlépe hodí pro každou pracovní pozici, o kterou se ucházíte.
Dejte si pozor na své vyjadřovací prostředky a použitý jazyk. Váš projev musí být absolutně bez hrubek. Celý text si tak po sobě několikrát zkontrolujte.
Nebuďte líní a k životopisu přiložte i na míru přizpůsobený motivační dopis! Výrazně tak stoupne šance, že se vám ozvou s pozváním na pracovní pohovor!
Shrnutí na závěr aneb jak napsat CV na pozici junior administrativního asistenta?
Jsme u konce. Pojďme si nyní shrnout hlavní poznatky z tohoto průvodce psaním CVčka na juniorskou pozici.
Vytvořte stručný životopis, jehož délka nepřesáhne jednu stranu.
Svůj kontakt vložte do záhlaví dokumentu, ušetříte tím místo. Jako nadpis použijte své jméno a příjmení.
V profesním shrnutí se prezentujte jako nejlepší možný kandidát na pozici, a to i bez zkušeností. Vyzdvihněte svou schopnost rychle se učit nové věci.
Pokračujte sekcí věnované vzdělání, které detailně popište.
Máte-li alespoň nějaké pracovní zkušenosti, uveďte je v obráceně chronologickém formátu. Nemáte-li žádné zkušenosti, zvolte si funkční formát životopisu.
Namíchejte nejlepší tvrdé i měkké dovednosti, které odpovídají požadavkům z popisu práce.
Vložte doplňkové sekce, díky kterým vzroste hodnota vaší kandidatury. Doporučujeme zejména počítačové a jazykové dovednosti.
Uložte životopis i motivační dopis ve formátu PDF a odešlete jej na kontakt z nabídky práce.
📌
Tip
: Stáhněte si
vzor CV
ve formátu PDF! Ulehčíte si tím práci a navíc oslníte skvělým designem!
Na juniorské pozice je motivační dopis v podstatě povinností!
Odstartujte kariéru jako administrativní pracovník sepsáním přizpůsobeného motivačního dopisu! Tím se značně zvýší vaše šance na úspěch.
Neodesílejte však obecně psaný motivák, na který není nikdo zvědavý! Raději jej přizpůsobte jak svému životopisu, tak požadavkům z nabídky práce.
📌
Tip
: Podrobný návod, jak napsat motivační dopis naleznete
zde
.
Často kladené otázky (FAQ)
Co obnáší práce v administrativě?
Mezi hlavní náplň práce v oblasti administrativy patří například zajištění komunikace se zákazníky, příprava dokumentů a dalších podkladů pro členy týmu, zpracování reportů, zpráv a hlášení pro jednotlivá oddělení, plánování schůzek, vyřizování pochůzek, zajištění zásobování kanceláří apod.
Co si představit pod pojmem "kancelářské práce"?
Náplň práce někoho, kdo vykonává kancelářské práce je obdobná jako v případě administrativního pracovníka. To znamená, že pracuje v kanceláři povětšinou za pomocí počítače a mezi jeho hlavní povinnosti patří například tvorba dokumentů v textových a tabulkových editorech, příprava podkladů, zpracování dokumentů podle zadání ze strany kolegů a vedoucích pracovníků atd.
Správně
Chybně
