Junior administrativní asistent: Životopis, díky kterému získáte práci i bez praxe

Dovednosti, schopnosti a znalosti byste měli, ale chybí vám praxe v oblasti administrativy? Nenechte se odradit!

Přesvědčte personalistu, že jste tím nejlepším kandidátem na pozici junior administrativního asistenta. Jak toho docílit? Je to velmi jednoduché. Vytvořte přizpůsobený životopis junior administrativního asistenta , který bude odpovídat požadavkům z pracovní nabídky. Dále se inspirujte níže uvedenými příklady životopisů a použijte jednu z našich přehledných šablon CV , díky které bude tvorba životopisu brnkačka.

V tomto článku si názorně ukážeme, jak napsat životopis administrativního pracovníka bez předchozích pracovních zkušeností. Podělíme se s vámi o kompletní příklad CV asistenta bez praxe, vysvětlíme si formální zásady psaní životopisu a prozradíme vám geniální tipy, se kterými se dočkáte pozvání na pracovní pohovor navzdory chybějící praxi v oboru.

Hledáte-li inspiraci, podívejte se na níže uvedený příklad CV na pozici junior administrativního asistenta. Je-li vám to málo, pak si prohlédněte náš web, na kterém vám jsou plně k dispozici další příklady CVček podle oboru .

Až 52 000 Kč! Tolik si můžete vydělat jako administrativní pracovník!

Národní soustava povolání uvádí platové rozmezí na pozici administrativní pracovník mezi 28 000 Kč až 52 000 Kč. Dále se můžeme podívat na průměrný plat. Při práci na plný úvazek si jako administrativní pracovník v lokalitě Česko můžete přijít na něco málo přes 30 000 Kč (zdroj: prumerneplaty.cz ). Jiný zdroj dokonce uvádí průměrný plat ve výši až 35 000 Kč měsíčně (zdroj: personalka.cz ).

Jak napsat životopis krok za krokem

Při procházení pracovních nabídek na administrativní pozice narazíte na požadavky typu "požadujeme alespoň jeden rok praxe v administrativě nebo "hledáme zkušené kandidáty". To však neznamená, že nemáte jako junior šanci. Máte! Jen se při tvorbě životopisu musíte zaměřit na ostatní části CVčka a ty maximálně posílit!

Kromě toho se na trhu práce rovněž setkáte s pracovními nabídkami určenými pro studenty či čerstvé absolventy bez praxe. Na takové se můžete v klidu hlásit, aniž byste měli zkušenosti v oboru.

Obsah vs. forma životopisu: Zaměřit byste se měli na obojí!

Jako kandidát bez zkušeností musíte zaujmout jiným způsoby, než svou praxí. Jedním z nich je atraktivní vzhled životopisu, který se bude snadno číst. Informace do životopisu tedy přehledně uspořádejte, a to pomocí vhodně zvoleného formátu , celkového rozvržení dokumentu a jasné struktuře .

Formát

Kandidátům bez dostatku pracovních zkušeností doporučujeme buď klasický obráceně chronologický životopis , nebo funkční životopis .

Máte-li nějaké informace, které byste mohli uvést do sekce věnované pracovním zkušenostem, pak zvolte obráceně chronologický formát. Ten uvádí informace v sekci vzdělání a praxe od nejnovější po nejstarší. Jako první tak vždy zobrazí vaše nejaktuálnější úspěchy, ať už pracovní, nebo studijní.

V případě, že nemáte, co do sekce pracovních zkušeností uvést, můžete se této sekci zcela vyhnout pomocí funkčního životopisu. Ten se soustředí na specifické dovednosti a vzdělání a upozaďuje pracovní historii.

Rozvržení

Udělejte vše pro to, aby se váš životopis snadno četl. Ušetříte tím práci na personálním oddělení společnosti. Zpracování formálních náležitostí CVčka by mělo vypadat následovně:

• Personalisté nemají rádi dlouhé životopisy. Vytvořte jednostránkový dokument, který bude stručný a maximálně k věci!
• Nepřehánějte to s designem. Životopis nejsou omalovánky. Volte neutrální barvy a jednoduché styly.
• Totéž platí i pro písmo, které by mělo být jednoduché. Jeho velikost nastavte na 11 bodů. Nadpisy mohou být větší, ideálně 12 až 14 bodů. Velikost mezi řádky nastavte na 1,15.
• Mezi sekcemi CVčka ponechte bílé místo, abyste vzhled provzdušnili a zpřehlednili.
• Ideální formát souboru, ve kterém životopis odešlete, je PDF. Jiné formáty (zejména Word) se často změní v nepřehlednou změť písmen v momentě, kdy je někdo z vedení společnosti otevře v jiném zařízení. A to nechcete!

Struktura

Doporučujeme jednotlivé informace tematicky strukturovat do následujících částí:

• Kontaktní údaje, jež vložíte do záhlaví dokumentu
• Profesní shrnutí, ve kterém se budete stručně prezentovat
• Dosažené vzdělání, u něhož rovněž uvedete hlavní náplň studia
• Pracovní zkušeností (máte-li nějaké, pokud nikoliv, zvolte si funkční formát životopisu)
• Dovednosti, a to jak tvrdé (technické), tak měkké (osobní vlastnosti)
• Další sekce, jež vám mohou pomoci získat práci, může se jednat třeba o počítačové dovednosti, jazyky, zájmy a záliby nebo dobrovolnickou činnost atd.

Záhlaví s kontaktními údaji

Kontakt doporučujeme uvádět do záhlaví, čímž ušetříte prostor. Namísto obecného nadpisu "Životopis" použijte k nadepsání celého dokumentu své jméno. Za ním by mělo následovat vaše telefonní číslo, e-mail, místo bydliště nebo odkaz na profil na profesní síti, jako je LinkedIn aj.

Příklady

Správně

Adam Filip

Administrativní asistent

721 345 678

adam.filip@centrum.cz

Hradec Králové

Chybně

Adam Filip

Administrativní asistent

721 345 678

Datum narození: 11.3. 1998

Rodinný stav: Svobodný

adamek98@centrum.cz

Plynnární 11, 120 00 Hradec Králové

Pamatujte, že nejste povinni zahrnovat mezi kontaktními údaji i osobní informace. Vynechejte tedy rodinný stav nebo datum narození a věk.

Neváhejte připojit fotografii!

Doporučujeme využít služeb profesionálního fotografa a pořídit si profesionální portrét, jenž budete moci vkládat do životopisů. Třebaže se to nezdá, dobře zvolená fotka, která vás zobrazuje jako sympatického uchazeče, vám přidá body navíc!

Nemáte praxi? Nevadí!

Vykonávali jste někdo administrativní práce, které můžete do svého životopisu uvést? Může se jednat o výpomoc ve škole, dobrovolnickou činnost v místní organizaci, studentskou brigádu v lokální společnosti apod. Uveďte jakékoliv relevantní pracovní zkušenosti, jež máte, a mohou vám být k dobru.

Měníte-li obor nebo máte-li po rekvalifikaci, rovněž uveďte zaměstnání, ze kterých si přenášíte užitečné dovednosti, jež se vám budou na administrativní pozici hodit. "Vyzobejte" ze svých předchozích primárně neadministrativních pozic jakoukoliv agendu spojenou s administrativou a detailně jí popište, a to společně s názvem společnosti, názvem pozice, dobou výkonu práce a administrativní náplní práce.

Příklad

Zaměřte se na vzdělání

Ano, pravdou zůstává, že zaměstnavatelé se nejvíce zajímají o vaše pracovní zkušenosti. To znamená, že budete muset posílit všechny další části životopisu, abyste absenci praxe vykompenzovali! Jenou z nich je práce sekce věnovaná vzdělání!

U vystudované školy uveďte nejen název vzdělávací instituce, ale také přesný název studijního programu, dobu studia a nezapomeňte rovněž přidat hlavní náplň studia.

Příklad

Nakombinujte nejlepší dovednosti

Píšete-li životopis jako kandidát bez předchozích zkušeností, pak budete muset centrum pozornosti přesunout do dalších částí. Sekce věnovaná dovednostem je hlavní z nich! Její tvorbu proto nepodceňte a velmi pečlivě navolte tvrdé i měkké dovednosti tak, abyste se prezentovali jako ideální uchazeč.

Vámi uvedené dovednosti musí odpovídat požadavkům z nabídky práce a běžným standardům očekávaným na administrativní pozici. Nezaplňte však své CV nekonečným soupisem dovedností, postačí pět až deset umně vybraných dovedností, které padnou na úrodnou půdu.

Abychom vám tvorbu této důležité části usnadnili, uvádíme níže typické tvrdé (technické), i měkké (vrozené vlastnosti) dovednosti administrativního asistenta.

Tvrdé dovednosti

• Uživatelská znalost práce na PC
• MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Správa online kalendáře
• Práce ve sdílených dokumentech
• Vedení záznamů a zpracování reportů
• Příprava podkladů
• Zajištění chodu recepce
• Tvorba dokumentů
• Bezchybný písemný i ústní projev v českém jazyce

Měkké dovednosti

• Spolehlivost, zodpovědnost
• Pracovitost a proaktivita
• Komunikace a organizace
• Příjemné vystupování
• Časová flexibilita
• Týmový hráč
• Samostatnost
• Ochota učit se nové věci

Práce na PC nebo znalost anglického jazyka slovem i písmem. To jsou jen některé z doplňkových sekcí!

Vzhledem k tomu, že vaše část věnovaná pracovním zkušenostem nebude zabírat příliš místa (pokud vůbec nějaké), budete mít v životopise prostor k uvedení dalších sekcí, díky kterým stoupne vaše hodnota v očích zaměstnavatelů.

Zamyslete se, jaké relevantní informace pomůžou vaší žádosti o práci, může se jednat například o:

• Počítačové programy
• Jazykové dovednosti
• Dobrovolnickou činnost
• Kurzy, školení a workshopy
• Zájmy a záliby

Vytvořte dechberoucí profesní shrnutí

Po vytvoření všech výše uvedených částí životopisu vám rovněž vřele doporučujeme sepsat profesní shrnutí životopisu, ve kterém v několika větách (ideálně 2 až 5) uvedete vaše profesní směrování, zkušenosti (máte-li nějaké), tvrdé dovednosti, osobní vlastnosti a další silné stránky, díky kterým se na pozici administrativního asistenta hodíte lépe něž kdokoliv jiný.

Příklady

Správně

Jsem zodpovědná administrativní asistentka, která právě dokončila studium obchodní akademie. V případě, že mě vaše společnost zaměstná, získá pracovitou týmovou hráčku, která svědomitě zastane veškerou administrativní agendu. Mohu nabídnout perfektní znalost českého i anglického jazyka slovem i písmem, dále pokročilou znalost práce na PC a ochotu učit se nové věci.

Tato kandidátka uvádí, jaké jsou její silné stránky a přidaná hodnota, kterou může společnosti nabídnout.

Chybně

Jsem zodpovědná administrativní asistentka prozatím bez zkušeností. V případě, že mě vaše společnost zaměstná, získá však zaměstnankyni, která je časově flexibilní a může do práce nastoupit ihned. Neváhejte mne kontaktovat!

Tato kandidátka v profesním shrnutí neuvádí příliš důvodů, proč by ji měla společnost zaměstnat.

Porazte konkurenci díky následujícím tipům

Aplikováním následujících tipů vytvoříte silný životopis, třebaže nemáte žádnou praxi.

• Přizpůsobte svůj životopis a motivační dopis podle klíčových slov a frází z pracovní nabídky, jež se nejlépe hodí pro každou pracovní pozici, o kterou se ucházíte.
• Dejte si pozor na své vyjadřovací prostředky a použitý jazyk. Váš projev musí být absolutně bez hrubek. Celý text si tak po sobě několikrát zkontrolujte.
• Velmi důležitý je i vzhled vašeho životopisu. Udělejte skvělý první dojem pomocí naší moderní šablony CVčka !
• Nebuďte líní a k životopisu přiložte i na míru přizpůsobený motivační dopis! Výrazně tak stoupne šance, že se vám ozvou s pozváním na pracovní pohovor!

Shrnutí na závěr aneb jak napsat CV na pozici junior administrativního asistenta?

Jsme u konce. Pojďme si nyní shrnout hlavní poznatky z tohoto průvodce psaním CVčka na juniorskou pozici.

• Vytvořte stručný životopis, jehož délka nepřesáhne jednu stranu.
• Svůj kontakt vložte do záhlaví dokumentu, ušetříte tím místo. Jako nadpis použijte své jméno a příjmení.
• V profesním shrnutí se prezentujte jako nejlepší možný kandidát na pozici, a to i bez zkušeností. Vyzdvihněte svou schopnost rychle se učit nové věci.
• Pokračujte sekcí věnované vzdělání, které detailně popište.
• Máte-li alespoň nějaké pracovní zkušenosti, uveďte je v obráceně chronologickém formátu. Nemáte-li žádné zkušenosti, zvolte si funkční formát životopisu.
• Namíchejte nejlepší tvrdé i měkké dovednosti, které odpovídají požadavkům z popisu práce.
• Vložte doplňkové sekce, díky kterým vzroste hodnota vaší kandidatury. Doporučujeme zejména počítačové a jazykové dovednosti.
• Uložte životopis i motivační dopis ve formátu PDF a odešlete jej na kontakt z nabídky práce.

Na juniorské pozice je motivační dopis v podstatě povinností!

Odstartujte kariéru jako administrativní pracovník sepsáním přizpůsobeného motivačního dopisu! Tím se značně zvýší vaše šance na úspěch.

Neodesílejte však obecně psaný motivák, na který není nikdo zvědavý! Raději jej přizpůsobte jak svému životopisu, tak požadavkům z nabídky práce.

Často kladené otázky (FAQ)

Co obnáší práce v administrativě?

Mezi hlavní náplň práce v oblasti administrativy patří například zajištění komunikace se zákazníky, příprava dokumentů a dalších podkladů pro členy týmu, zpracování reportů, zpráv a hlášení pro jednotlivá oddělení, plánování schůzek, vyřizování pochůzek, zajištění zásobování kanceláří apod.

Co si představit pod pojmem "kancelářské práce"?

Náplň práce někoho, kdo vykonává kancelářské práce je obdobná jako v případě administrativního pracovníka. To znamená, že pracuje v kanceláři povětšinou za pomocí počítače a mezi jeho hlavní povinnosti patří například tvorba dokumentů v textových a tabulkových editorech, příprava podkladů, zpracování dokumentů podle zadání ze strany kolegů a vedoucích pracovníků atd.