Asistent administrátora: Životopis, který upoutá pozornost personalistů

Pomůžeme vám napsat skvělé CV. Naše přehledné šablony a praktické příklady životopisů administrativních asistentů vám celý proces tvorby CV maximálně usnadní. S námi vytvoříte životopis, jenž nejlépe vyzdvihne vaše zkušenosti i kvalifikaci.

Můžete se těšit na vzorový příklad celého CVčka, formální zásady správného psaní CV pro přehledný a snadno čitelný životopis, konkrétní příklady jednotlivých sekcí CV nebo naše odborné tipy, díky kterým vaše CV neujde pozornosti na personálním oddělení.

Začínáme kompletním příkladem, od kterého se můžete "odpíchnout". Další inspiraci hledejte na našem webu, který je plný příkladů CV podle oboru . Stačí si vybrat!

Jaké jsou platy v oblasti administrativní činnosti?

Jako asistent v administrativě si v České republice můžete v průměru každý měsíc přijít na 35 528 Kč (zdroj: personalka.cz ). To by při práci na plný úvazek odpovídalo mzdě ve výši cca 201 Kč na hodinu.

Jak napsat životopis asistenta administrátora krok za krokem?

Informace o vaší dosavadní kariérní dráze, kvalifikaci a dovednostech jsou sice důležité, jejich samotné uvedení do životopisu vám však práci nezajistí.

Vedle obsahu je totiž při psaní životopisu rovněž extrémně důležitá forma, kterou životopisu propůjčíte. Informace musíte prezentovat čitelně a přehledně ! Tyto dvě vlastnosti vám zajistí vhodná volba formálních aspektů životopis, jako je formát , rozvržení a struktura . Pojďme se podívat na zásady správné úpravy celého dokumentu.

Začněme formátem. Ten by se měl odvíjet od vaší aktuální profesní situace. Existují tři typy formátů životopisů , a to:

• obráceně chronologický,
• funkční,
• hybridní nebo také kombinovaný formát.

Zatímco někteří uchazeči na práci administrativního asistenta uvedou svou pracovní historii do popředí, a to pomocí klasického obráceně chronologického životopisu , jiní uchazeči možná raději zdůrazní své specifické dovednosti a odborné schopnosti pomocí funkčního životopisu . Z toho vyplývá, že zkušenějším uchazečům přijde vhod chronologický formát, naopak nováčci ocení možnost upozadit pracovní historii ve prospěch dovedností a dosaženého vzdělání.

V případě, že naopak máte mnoho zkušeností a přenositelné dovednosti, zvažte volbu kombinovaného formátu , který cílí jak na zkušenosti, tak na dovednosti.

• Buďte struční. Vaše žádost by neměla být delší než na jednu stránku. To však neznamená, že můžete psát blechy, nedělat mezery mezi řádky a celkově veškeré údaje do životopisu "nahňácat". Při psaní životopisu buďte heslovití a k uvádění výčtů informací používejte přehledné odrážky, které šetří prostor.
• Při volbě písma, barev, fontů a stylů se raději držte při zemi. Doporučujeme volbu jednoduchého písma, které udržíte jednotné napříč celým dokumentem. Jeho velikost nastavte na ideálně 11 bodů, nadpisy můžete udělat o jeden až dva body větší.
• Dokument provzdušněte dostatkem bílého místa mezi jednotlivými sekcemi i řádky textu. Řádkování tudíž nastavte na alespoň 1,15, nebo na 1,5.
• Zkontrolujte si požadavek na požadovaný formát souboru. Není-li specifikován, dokument uložte a odešlete ve formátu PDF.

Váš životopis administrativního asistenta by měl obsahovat následující části:

• Záhlaví : kontaktní údaje a odkazy na online profily
• Profesní shrnutí : Krátký odstavec nadepsaný "O mně" se stručným představením
• Pracovní zkušenosti : Výčet všech předešlých relevantních zaměstnání
• Vzdělání : Výčet absolvovaných škol
• Dovednosti : Výběr jak tvrdých, tak měkkých dovedností
• Další sekce CV : počítačové dovednosti, jazyky, zájmy a záliby apod.

Kontaktní informace patří do záhlaví CVčka

V první řadě začněte tvorbou záhlaví, do kterého vložíte svůj kontakt. Jako nadpis celého dokument doporučujeme použít vaše celé jméno a příjmení. Vypište jej větším písmem a vytučněte. Za jménem uveďte název své profese, telefonní číslo, e-mail, bydliště a odkaz na profesní profil na síti LinkedIn (nepovinné).

Správně

Pavel Václavek

Administrátor e-shopů

721 345 678

pavel.vaclavek@gmail.com

Ústí nad Labem

LinkedIn.com/in/pavelvaclavek

Chybně

Pavel Václavek

Administrátor e-shopů

Datum narození: 13.12. 1992

Rodinný stav: Rozvedený

721 345 678

pavlicek92@gmail.com

Ústí nad Labem

Osobní informace, jako je datum narození nebo rodinný stav, do životopisu nepatří! Také neuvádějte celou fyzickou adresu, úplně dostačující je název města, ve kterém žijete.

Co naopak můžete připojit a získat tak plusové body navíc, je fotografie ! Vyvarujte se však použití selfie nebo momentky, musí se jednat o profesionální portrét !

Zaměstnavatele ze všeho nejvíce zajímá vaše praxe v oblasti administrativy! Detailně tedy popište nejen místo (název firmy, město) výkonu předešlých pozic, ale také pracovní náplň a možné profesní úspěchy spojené s předešlými pozicemi.

Jak napsat životopis bez předchozí praxe?

Nemáte-li prozatím žádné zkušenosti jako administrativní asistent, pak zvažte použití funkčního formátu. Ten vám umožní upřednostnit dovednosti a získané vzdělání, naopak odvedete pozornost od nedostatečné praxe.

Dále uveďte jakékoliv relevantní informace, jako je dobrovolnická činnost, výpomoc ve škole, v místních organizacích, studentské brigády…prostě jakoukoliv zkušenost, při které jste využili některé z užitečných dovedností.

Nezamlčte dosažené vzdělání

Třebaže není ve většině případů k výkonu profese zapotřebí formální vzdělání, neznamená to, že můžete tuto část vypustit. Detailně zmapujte dosažené vzdělání a v případě, že máte čerstvě po škole, připojte ještě stručnou náplň studia. Zaplníte tím CVčko, kterému chybí potřebná pracovní historie.

U každé vzdělávací instituce nezapomeňte uvést nejen její název, ale také název studijního programu a dobu studia.

> Technické dovednosti i osobní vlastnosti vhodné pro administrativní pozici

Do CVčka vyberte selekci nejrelevantnějších dovedností. Nezapomeňte uvést jak tvrdé dovednosti (technické dovednosti, jež jste si osvojili při studiu či v práci), tak měkké dovednosti (osobní vlastnosti, jež vám jsou vrozené).

• Zajištění chodu kanceláře a recepce
• Obsluha kancelářské techniky (tiskárny, kopírky, telefon apod.)
• Příprava a úprava dopisů, zpráv a e-mailů
• Psaní reportů, tvorba rešerší a analýz
• Vyřizování pochůzek (pošta a další úřady)
• Domlouvání schůzek a zajišťování pracovních cest
• Zvedání telefonů a vyřizování vzkazů
• Pořizování zápisů ze schůzek
• Řidičský průkaz sk. B

• Pečlivost
• Pracovitost
• Svědomitost
• Zodpovědnost
• Dochvilnost
• Proaktivita
• Komunikace
• Organizace
• Flexibilita
• Logické myšlení
• Odolnost vůči stresu

Další sekce, díky kterým vyniknete

Jednoduchá rada, jak se vymanit z davu ostatních kandidátů, zní: Připojte další sekce, které zvýší vaši hodnotu na trhu práce! Doporučujeme vám začlenit do CVčka následující doplňkové sekce:

• Počítačové dovednosti
• Jazykové dovednosti
• Odborné kurzy, školení
• Zájmy a záliby

Profesní shrnutí je nejlepší způsob, jak uvést životopis

Na začátek CV, a to konkrétně pod kontaktní údaje, vložte část, kterou nadepíšete "O mně". Jak název napovídá, jedná se o stručný a výstižný odstavec o 2 až 5 větách obsahující informace o:

• Praxi v administrativě
• Pracovních úspěších
• Specifických dovednostech
• Dalších silných stránkách vaší osobnosti
• Přidané hodnotě, kterou můžete zaměstnavateli nabídnout

Tvorbu profesního shrnutí si ponechte až na závěr. Nejprve stvořte všechny ostatní sekce a v závěru z nich vyberte stěžejní informace, které v profesním shrnutí zvýrazníte.

Správně

Jsem zodpovědný administrativní asistent, na kterého je spolehnutí. Mám více než pět let zkušeností s poskytováním administrativní podpory členů obchodních a prodejních týmů. Dokonale ovládám textové i tabulkové editory, rád pracuji v kolektivu, jsem komunikativní s příjemným vystupováním a ochotou pracovat o víkendech či přesčas.

Tento kandidát jasně a výstižně prezentuje své dovednosti i silné stránky a nezapomíná uvést roky praxe a potřebné zkušenosti.

Chybně

Jsem asistentem s praxí ve správě a administrativě. Mám pozitivní vlastnosti, díky kterým se se mnou snadno pracuje. Také oplývám dovednostmi, díky kterým budu skvělou posilou vašeho týmu.

Takto ne! Kandidát je až příliš vágní. Svá obecná tvrzení nedokládá žádnými příklady z praxe.

Profesionální rady a tipy k zaručení úspěchu

Níže pro vás máme užitečné rady a osvědčené tipy, díky kterým se vám z personálního oddělení ozvou s pozváním na pohovor!

• Abyste dosáhli úspěchu, budete muset vytvořit CV, které odpovídá konkrétní pracovní pozici. Proč? Zkušený personalista ihned odhalí obecně napsaný životopis a upřednostní kandidáty, jejichž kvalifikace lépe odpovídá specifickým požadavkům.
• Jako administrativní asistent byste měli mít dokonalý písemný projev. Ve vašem životopise tak nesmí být žádné chyby, ani pravopisné, ani stylistické! O překlepech ani nemluvě! CVčko si několikrát překontrolujte! Několikrát!
• Nepodceňte vizuální stránku. Vzhled vašeho CVčka je nesmírně důležitý! Vyberte si z našich moderních šablon Cv s originálním designem, kterým zapůsobíte!
• Hodnotu své žádosti výrazně zvýšíte připojením motivačního dopisu! Podobně jako CV však musí být i motivák na míru přizpůsobený pracovní nabídce.

Shrnutí na závěr: Napište nejlepší CV v klíčových bodech

Pro vytvoření profesionálního CVčka administrativního asistenta postupujte podle následujících kroků:

• Dejte si závazek dodržení rozsahu CV! Jedna strana a dost!
• Uveďte kontaktní údaje, a to do záhlaví dokumentu.
• Upoutejte pozornost personalisty pomocí dokonalého profesního shrnutí.
• Při uvádění pracovní historie se zaměřte se na úspěchy, abyste dokázali, jaká je vaše hodnota na trhu práce.
• Dokažte, že máte odpovídající vzdělání, a to uvedením příslušných studijních programů a získaných titulů.
• Obohaťte svůj životopis o relevantní tvrdé i měkké dovednosti, které se hodí do administrativy.
• Prokažte svou proaktivitu a pečlivost tím, že napíšete poutavý motivační dopis a přiložíte jej k životopisu administrativního asistenta.
• Oba dokumenty následně uložte ve formátu PDF.

Motivační dopis vám dopomůže k úspěchu

Chcete-li pracovat jako administrátor či jeho asistent, pak vřele doporučujeme k žádosti připojit i motivák. V něm podrobněji rozveďte svůj životopis a přidejte nové skutečnosti, například důvod, proč chcete pracovat právě pro danou společnost.

Motivák by měl být dostatečně osobní, adresujte jej osobě pověřené náborem nových pracovníků. Její jméno zjistíte v nabídce práce či na stránkách společnosti. Další užitečné rady ohledně psaní působivého motivačního dopisu naleznete zde .

Často kladené otázky (FAQ)

Je k výkonu pozice administrativního asistenta zapotřebí konkrétní vzdělání?

Ve většině požadavcích pracovních nabídek se dozvíte, že zaměstnavatelé vyžadují SŠ nebo VŠ vzdělání, oblast studia však dále nespecifikují. K výkonu práce vám tak ve většině případů postačí alespoň středoškolské studium ukončené maturitní zkouškou.

Jaká klíčová slova se vyplatí zahrnout do CV administrativního asistenta?

Při procházení pracovních inzerátů na tuto pozici jste vystaveni opakujícím se heslům typu "administrativní podpora" a "správa interních systémů" či "řízení zásob". Dále se vyplatí uvést "příjemné vystupování" a minimálně uživatelskou znalost MS Office (a to zejména Word, Excel, Outlook, PowerPoint) a další užitečné počítačové dovednosti. Většina zaměstnavatelů rovněž ocení naši časovou flexibilitu či ochotu pracovat přesčas.