Jak napsat životopis asistenta krok za krokem? Podrobný návod s příklady CV asistenta

Poradíme vám, jak napsat silný životopis asistenta , díky kterému uděláte skvělý dojem! Přečtěte si našeho podrobného průvodce psaním životopisu asistenta, ve kterém se dozvíte vše potřebné. Konkrétně si ukážeme:

• Vzorový příklad životopisu asistenta pro vaši inspiraci
• Formální náležitosti životopisu, jako je formát, rozvržení a struktura CV
• Detailně popsané sekce CV asistenta s praktickými příklady
• Profesionální tipy, jak životopis asistenta vyladit k dokonalosti

Pojďme to psaní CV asistenta skočit rovnýma nohama, a to kompletním příkladem životopisu (v našem případě životopis asistentky Kristýny), kterým se můžete inspirovat při tvorbě vlastního CVčka. Další příklady životopisů podle oboru naleznete na našich stránkách. Mohly by vás například zajímat následující příklady:

• Životopis virtuálního asistenta
• Životopis administrativního pracovníka
• Životopis recepční

Kolik si může vydělat asistent? Měsíční plat i hodinová sazba asistenta

Průměrný plat na pozici asistenta či asistentky v České republice dosahuje výše 30 186 Kč , což při práci na plný úvazek odpovídá hodinové mzdě v hodnotě 169 Kč (zdroj: prumerneplaty.cz ).

Jiný zdroj dokonce jako očekávaný měsíční plat na pozici asistenta uvádí částku 35 418 Kč (zdroj: personalka.cz ), přičemž platí, že nejvyšší poptávka (i nejvyšší platové ohodnocení je v Praze).

Jak vytvořit životopis asistenta, který udělá skvělý dojem a vyslouží vám pozvání na pohovor?

Na stejnou pozici asistenta či asistentky se podobně jako vy hlásí desítky dalších kandidátů. Porazte konkurenci sepsáním silného životopisu asistenta, kterým upoutáte pozornost.

Inspirujte se našimi příklady nebo použijte náš vzor životopisu asistenta k vytvoření působivého životopisu administrativního asistenta, který vám pomůže získat pozvání na pracovní pohovor.

Kromě obsahu se zaměřte i na formální úpravu životopisu

V životopisu musíte dokázat, že jste právě vy tím nejlepším kandidátem, který práci asistenta zvládne na jedničku. Do životopisu tak vložte informace o své kvalifikaci, pracovních zkušenostech a specifických dovednostech, které vás k práci předurčují.

Pamatujte však, že tvorba životopisu není jen o obsahu. Stejně důležitá je i forma, tedy způsob, jakým informace uvádíte. Můžete být sebelepším kandidátem, ale pokud svou kvalifikaci neuvedete přehledným a snadno čitelným způsobem, na personálním oddělení se nikdo nebude obtěžovat čtením vašeho CV.

Pojďme se tedy ze všeho nejprve podívat na formální náležitosti psaní CV asistenta, jako je formát, rozvržení a struktura životopisu.

Ideální formát

Než se rozhodnete pro formát životopisu asistenta, musíte si odpovědět na následující otázky:

• Jaké máte zkušenosti s prací asistenta?
• Pokud měníte profesi, do jaké míry souvisí vaše dosavadní pracovní zkušenosti s danou rolí?
• Máte klíčové dovednosti potřebné k tomu, abyste uspěli jako kancelářský asistent?
• Je vaším nejvyšším dosaženým vzděláním střední obor ukončený maturitní zkouškou nebo bakalářský titul?

Formát totiž udává způsob řazení informací v životopise, a určuje jaké informace budou vyzdviženy, a jaké naopak upozaděny. Obecně můžete vybírat ze tří nejčastějších formátů životopisu , které si detailněji popíšeme níže a také vysvětlíme, jaký z nich je pro vás ideální.

Máte-li rozsáhlé relevantní pracovní zkušenosti jako asistent nebo administrativní pracovník, pak je pro vás tento formát ideálním. Okamžitě totiž vyzdvihne vaše nejnovější dovednosti a úspěchy a poskytne potenciálnímu zaměstnavateli jasnou představu o tom, co všechno dovedete. Také se dozvědí, jak daleko se vaše kariéra posunula.

Tento formát zdůrazňuje vaše dovednosti a dosažené vzdělání. Naopak upozaďuje pracovní historii. Je tedy vhodný, pokud nemáte příliš zkušeností, nebo pokud přecházíte z nepříbuzného oboru.

Je tedy ideální pro ty, kteří mění odvětví, pro ty, kteří nemají relevantní pracovní zkušenosti, a pro ty, kteří by raději neupozorňovali na své mezery v zaměstnání.

Jedná se o formát, který je v podstatě složeninou obráceně-chronologického a funkčního formátu životopisu. Obsahuje jak seznam vašich dovedností, tak i pracovních zkušeností, přičemž vaše dovednosti by měly být uvedeny vpředu.

Pokud se rozhodnete použít tento formát, personalisté získají komplexnější pohled na váš profesní profil.

Nejpřehlednější rozvržení životopisu

Životopis naformátujte následujícím způsobem a zajistíte si jeho maximální přehlednost a snadnou čitelnost:

• Při psaní životopisu nepřesáhněte rozsah jedné stránky velikosti A4. Máte-li více než deset let zkušeností, můžete délku roztáhnout na dvě strany. Nikdy však více!
• Vyberte si snadno čitelné písmo. Vyhněte se divočině v podobě Comic Sans! Písmo musí být jednoduché. Nám se osvědčilo písmo Arial, Times New Romans či Calibri.
• Velikost písma nastavte na 10 až 12 bodů pro běžný text a 12 až 14 bodů pro nadpisy.
• Ideální velikost okrajů je 2,5 cm po všech stranách dokumentu. Řádkování nastavte na 1,15 nebo 1,5.
• Mezi jednotlivými částmi CV ponechte dostatek volného čísla, abyste je od sebe vizuálně odlišili.
• Výsledný životopis uložte a odešlete ve formátu PDF. Jiné formáty souborů se často rozhodí, pokud jsou otevřeny v jiném zařízení nebo operačním systému.

Vhodná struktura CV

Uváděné informace je nutné tematicky rozdělit do jednotlivých částí CV životopisu asistenta. Vaše CVčko by mělo obsahovat následující sekce:

• Záhlaví s aktuálními kontaktními údaji
• Profesní shrnutí (část “O mně”)
• Pracovní zkušenosti
• Vzdělání
• Dovednosti
• Další sekce CV asistenta, jako jsou jazykové a počítačové dovednosti, odborné kurzy a školení nebo koníčky

Nejprve vložte kontaktní údaje, a to nejlépe do záhlaví životopisu!

Aktuálně platné kontaktní údaje vepište do záhlaví dokumentu, ušetříte tím místo. Mezi kontakty uveďte následující:

• Celé jméno a příjmení, popřípadě vysokoškolský titul
• Název profese
• Telefonní číslo
• E-mailovou adresu
• Místo bydliště
• Odkaz na profesní profil na síti LinkedIn (nepovinné)

Příklady

Správně

Jáchym Lehký

Asistent klientského servisu

723 419 775

jachym.lehky@gmail.com

Kralupy nad Vltavou

LinkedIn.com/in/jachymlehky

Chybně

Jáchym Lehký

Asistent klienského servisu

Rodinný stav: Ženatý, 3 děti

Věk: 43 let

723 419 775

jachymek@gmail.com

Kralupy nad Vltavou

LinkedIn.com/in/jachymlehky

Mezi kontaktními informacemi neuvádějte osobní údaje, jako je rodinný stav, počet dětí, věk nebo datum narození. Rovněž nemusíte uvádět celou fyzickou adresu, název města je plně dostačující. Dále si dejte pozor, aby byla vaše emailová adresa v profesionálně vypadajícím formátu. Pokud máte adresu plnou přezdívek, založte si novou!

Na pozici asistenta je fotka více než důležitá! Přiložte ji!

V téměř každém inzerátu v požadavcích na kandidáta naleznete “příjemné vystupování a reprezentativní vzhled”. Nalijme si čistého vína, profesionální look je důležitý! To samé platí i pro váš životopis! Vyberte fotografii, která zobrazuje vaši tvář a ramena na neutrálním pozadí. Vyvarujte se selfíčkům nebo momentkám. Ty jsou absolutně nevhodná!

Detailně popište pracovní zkušenosti

Uveďte své současné a předchozí pracovní historii v obráceně chronologickém pořadí. U každého zaměstnání uveďte:

• Název zaměstnavatele, místo výkonu práce
• Název zastávané pozice
• Dobu, po kterou jste na pozici působili
• Několik stručných bodů s hlavní náplní práce

Nevíte, co uvést do náplně práce? Inspirujte se v pracovním inzerátu, a to konkrétně v popisu práce. Také můžete nahlédnout do typických pracovních činností asistenta, jak je uvádí Národní soustava povolání:

• Příprava podkladů, formálních dokumentů pro nadřízeného zaměstnance.
• Vedení diáře nadřízeného zaměstnance.
• Organizování pracovních cest (letenky, ubytování).
• Zajištění překladu dokumentů, tlumočení jednání.
• Tvorba reportů, statistik, prezentací.
• Příprava podkladů pro jednání a porady, zpracování zápisů z nich.
• Komunikace s obchodními partnery.
• Vyřizování obchodní korespondence.
• Obsluha datových schránek.
• Správa došlé a odchozí pošty, včetně elektronické.
• Aktualizace obchodních dat společnosti, údajů v Obchodním rejstříku, profesních sdruženích, asociacích atd.
• Zajišťování ověření písemností u orgánů státní správy.
• Péče o návštěvy.
• Zajišťování občerstvení při jednáních managementu.
• Objednávání květin, dárků pro obchodní partnery apod.
• Archivace dokumentů.
• Zajišťování kancelářských potřeb.
• Vykonávání dílčích administrativních prácí, obsluha kancelářské techniky (fax, scanner, záznamník, kopírka, ...).

Příklad

Jak napsat životopis asistentky či asistenta bez zkušeností?

Jestliže svou kariéru teprve začínáte a nemáte žádné zkušenosti, můžete přesto uvést relevantní pracovní zkušenosti přidáním veřejně prospěšných prací, dobrovolnické práce a mimoškolních aktivit.

Přecházíte-li z jiného oboru, uveďte všechny relevantní dovednosti, které si přenášíte. Také doporučujeme zvolit si funkční formát životopisu, a zaměřit se tak na dovednosti spíše než na pracovní historii.

Podrobně rozepište získané vzdělání

Třebaže není formálně pro pozici asistenta vyžadováno specifické vzdělání, body navíc vám přinese bakalářský titul nebo maturitní zkouška z oboru administrativy, obchodu, práva či ekonomiky a podnikání. Ve většině inzerátů se však setkáte s velmi otevřeným požadavkem na “minimálně střední vzdělání s maturitou”.

Stejně jako pracovní historii i vzdělání uvádějte v obráceně chronologickém pořadí a u každé absolvované školy uveďte následující:

• Název školy, místo
• Název vystudovaného oboru
• Dobu, po kterou jste studovali
• Několik stručných bodů s hlavní náplní studia

Příklad

Vyberte do životopisu nejlepší dovednosti

Do sekce věnované dovednostem namixujte jak tvdré ( hard skills ), tak měkké dovednosti ( soft skills ). Nejlepší je uvést jmenovitý seznam, do kterého zvolíte nejrelevantnější dovednosti asistenta. Nezatěžujte však personalisty sáhodlouhým seznamem o padesáti položkách. Uveďte pět až deset dobře zvolených dovedností (jak tvrdých, tak měkkých), které odpovídají požadavkům na kandidáta z popisu práce.

Abychom vám práci usnadnili, níže uvádíme typické příklady tvrdých i měkkých dovedností asistenta, které se do životopisu perfektně hodí.

Tvrdé dovednosti

Do této skupiny patří dovednosti technického rázu, které jste si osvojili na škole nebo při fyzickém výkonu zaměstnání. Níže naleznete nejdůležitější dovednosti do životopisů administrativních asistentů:

• MS Office: Microsoft Word, Excel, Outlook, Powerpoint, SharePoint
• Znalost anglického (nebo jiného cizího) jazyka slovem i písmem
• Správa databází
• Správa kalendáře
• Znalost práce s kopírkami, skenery a projektory
• Přesné zadávání dat
• Správa zásob a zásobování
• Editace a korektury
• Fakturace a vedení záznamů
• Obchodní znalosti (Vystavování faktur apod.)

Měkké dovednosti

• Komunikace (písemná a ústní)
• Stanovení priorit a řešení problémů
• Organizace a plánování
• Výzkum a analýza
• Pozornost věnovaná detailům
• Obsluha zákazníků
• Telefonní etiketa
• Diskrétnost
• Emoční inteligence
• Zodpovědnost
• Týmová práce a delegování úkolů
• Flexibilita a efektivita
• Příjemné vystupování

Přidejte další sekce CV asistenta, kterými se odlišíte od konkurence

Máme za sebou všechny hlavní části životopisu asistenta. Představte si však, že se na personálním oddělení sešly desítky životopisů a všechny obsahují více méně stejné informace. Jak se odlišit a udělat dobrý dojem?

Přidejte další sekce CV asistenta, jako jsou:

• Počítačové dovednosti : Doporučujeme vyčlenit počítačové dovednosti zvlášť do zvláštní sekce, do které uvedete programy a systémy, se kterými umíte pracovat
• Jazykové dovednosti : Na většinu asistentských pozic je vyžadována znalost angličtiny, a to slovem i písmem. Dokažte, že cizí jazyky ovládáte a uveďte je zvlášť společně s dosaženou úrovní.
• Odborné kurzy a školení : Uveďte jakékoliv relevantní kurzy a odborná školení, kterými jste si prošli. Příkladem může být třeba kurz psaní všemi deseti, nebo právní minimum.
• Zájmy a záliby : Netušili byste, co vše o vás mohou vypovědět vaše koníčky. Jak je správně vybrat se dozvíte v tomto článku na našem kariérním blogu.

Sepište poutavé profesní shrnutí, které zaujme

Profesní shrnutí je krátký odstavec o dvou až pěti větách, ve kterém shrnujete svou dosavadní kariéru i specifické dovednosti i silné povahové rysy, které z vás činí ideálního kandidáta na pozici.

V profesním shrnutí, které slouží k upoutání pozornosti personalisty, byste měli uvést následující informace:

• Roky praxe a příslušnou kvalifikaci
• Specifické dovednosti
• Přidanou hodnotu, kterou můžete zaměstnavateli nabídnout

Příklady

Správně

Jsem optimistická asistentka s více než třemi roky praxe na asistentské pozici v IT firmě. Mám perfektní organizační a komunikační dovednosti, zaujímám odpovědný přístup k práci, vynikám pozitivním a vstřícným vystupováním, mám zmáknutý time management a dovedu si vhodně určovat priority. Rovněž mohu nabídnout znalost anglického jazyka na komunikativní úrovni a znalost MS Office (především Excel a Word).

Chybně

Jsem asistentka s více roky praxe. Mám všechny potřebné dovednosti popsané v pracovní nabídce a nepochybuji, že budu práci asistentky vykonávat efektivně. Neváhejte mne proto kontaktovat.

Oba výše uvedené příklady profesních shrnutí čítají tři věty. Zatímco však první uvádí relevantní informace a vyzdvihuje silné stránky kandidátky, druhý příklad je velmi vágní a nesděluje nic objevného.

Profesionální tipy, jak životopis asistentky či asistenta vyladit k dokonalosti

Zvyšte své šance, že vám zazvoní telefon s pozváním na pracovní pohovor! Dokažte, že jste proaktivní perfekcionista a dolaďte své CVčko asistenta k dokonalosti. Jak? Pomocí následujících tipů:

• Nikdy neposílejte obecný životopis. Můžete rozeslat sto obecných životopisů na všechny otevřené pozice asistenta, ale uvidíte, že tím ničeho nedosáhnete. Účinnější strategie je rozeslat 5 na míru přizpůsobených CVček, která odpovídají popisu práce a požadavkům na kandidáta.
• K životopisu připojte i motivační dopis, který stejně jako životopis přizpůsobíte na míru pracovní pozici.
• Zaměřte se i na vizuální stránku dokumentu. CV musí být na první pohled atraktivní a vybízet k přečtení! Při tvorbě životopisu by měly být přehlednost a snadná čitelnost vašimi největšími prioritami.
• Dejte si pozor na pravopisné, stylistické chyby a překlepy. Hrubkami svoji profesionalitu totiž rozhodně nedokážete. CV si po sobě proto několikrát přečtěte, abyste se vyhnuli všem přešlapům.

Shrnutí na závěr, aneb jak vytvořit životopis asistenta na jedničku

Pojďme si za závěr zrekapitulovat, jak při psaní CV asistenta postupovat:

• Snažte se nepřesáhnout rozsah jedné stránky standardní velikosti A4.
• Pamatujte, že kromě obsahu je důležitá i vizuální stránka. Profesionální vzhled vám vyslouží šablona CV asistenta , do které stačí vyplnit informace.
• Do záhlaví dokumentu umístěte kontaktní údaje. Ujistěte se, že jsou aktuální a uvedeny v profesionálním formátu.
• Vytvořte poutavé profesní shrnutí, ve kterém se představíte jako nejlepší asistent či asistentka.
• Pokračujte pracovní historií, přičemž jednotlivé zkušenosti uvádějte v obráceně chronologickém formátu.
• Nepodceňte sílu vzdělání a podrobněji rozepište údaje o vašem studiu.
• Nakombinujte do CV asistenta nejvhodnější tvrdé i měkké dovednosti.
• Přidejte další sekce CV asistenta, kterými se odlišíte od ostatních kandidátů.
• Výsledný dokument uložte ve formátu PDF a odešlete jej společně s motivačním dopisem.

Připojte motivační dopis a získejte body navíc!

Motivační dopis představuje skvělý způsob, jak vyniknout. Připojením motivačního dopisu, který odpovídá nabídce práce a dovysvětluje údaje uvedené ve vašem životopise, získáte náskok před všemi kandidáty, kteří si tu práci s jeho sepsáním nedali. Jak napsat působivý motivační dopis si můžete přečíst zde .

Často kladené otázky (FAQ)

Jaký je rozdíl mezi asistentem a sekretářem?

Ve světě práce se slovo “asistent” nejčastěji používá zejména k označení zaměstnance, který je pověřen administrativní agendou. Ještě v minulém století byl pro tuto pozici vžit výraz “sekretář” či ještě častěji “sekretářka”, protože toto profesi zastávaly více ženy.

Národní soustava povolání ( nsp.cz ) tak oficiální používá název profese “Asistent”, nicméně mezi inzeráty na pracovních portálech se stále můžete setkat s tím, že se hledá “Sekrekář/ka”.

Co je lepší, uvést nejprve pracovní historii nebo dosažené vzdělání?

Máte-li za sebou pět a více let zkušeností jako asistent nebo jste již dříve působili na jiné administrativní pozici, pak se vyplatí začít pracovní historií, která všechny zaměstnavatele zajímá nejvíce.

Jestliže s prací asistenta však teprve začínáte, pak začněte dosaženým vzděláním. Plusové body získáte za vzdělání v oblasti administrativy, veřejné správy nebo ekonomiky a podnikání.

Jaký je nejlepší postup při přizpůsobování CVčka pracovní nabídce?

Začněte tím, že si pečlivě přečtete text nabídky práce, přičemž se nejvíce zaměřte na popis pracovní pozice a požadavky na kandidáta. Vyhledejte v nich klíčová slova a ty následně v různých obměnách použijte napříč vaším životopisem, tedy od profesního shrnutí po dovednosti.