Životopis administrativní pracovník | Jak napsat skvělé CV?

Když ale přijde na přípravu vlastního životopisu, jste v koncích? Nezoufejte! S námi se dozvíte, jak napsat perfektní životopis administrativního pracovníka , díky kterému na sebe pozvání na pohovor nenechá dlouho čekat!

V následujícím podrobném průvodci psaním CV administrativního pracovníka si konkrétně ukážeme:

• Vzorový příklad životopisu administrativního pracovníka pro inspiraci
• Formální náležitosti životopisu, včetně formátu, rozvržení a struktury
• Detailně popsané jednotlivé sekce CV s praktickými příklady
• Profesionální tipy, jak dovést životopis administrativního pracovníka k dokonalosti

Získejte vyhlídnutou práci pomocí našeho vzorového životopisu administrativního pracovníka , kterým se můžete inspirovat při vytváření vlastního CV. Další příklady životopisů podle oboru naleznete na našich stránkách.

Kolik si může vydělat administrativní pracovník? Měsíční plat a hodinová mzda

Jak je na tom administrativní pracovník finančně? V České republice dosahuje průměrný plat na této pozici hodnoty 30 655 Kč , což při práci na plný úvazek odpovídá hodinové mzdě 172 Kč (zdroj: prumerneplaty.cz ). Jiný zdroj uvádí platové rozmezí, které se pohybuje od 28 000 Kč do 52 000 Kč (zdroj: nsp.cz ).

Jak napsat CV administrativního pracovníka, které zaujme?

Kvalifikovaní administrativní pracovníci zajišťují správné fungování kanceláří díky zvládání více úkolů, diskrétnosti a dobrému řízení času. Chcete-li získat práci, musíte tyto vlastnosti prokázat ve svém životopise. Nicméně pamatujte, že při vytváření životopisu je kromě obsahu stejně důležitá i forma !

Zaměřte se na vizuální stránku životopisu

Jako administrativní pracovník upravujete smlouvy a další dokumenty do požadovaného formátu tak, aby byly přehledné a snadno čitelné . To samé musíte učinit při redakci vlastního životopisu! Dokažte perfektní formální úpravou, že máte potřebné dovednosti k tomu vykonávat profesi administrativního pracovníka! Pojďme se podívat na to, jak životopis správně naformátovat!

Ideální formát

Formát udává řazení informací v CVčku. Vybírat je možné ze tří hlavních formátů životopisu , které si blíže představíme v následujících odstavcích:

• Obráceně chronologický formát : V obráceném chronologickém pořadí uvádíte nejprve nejnovější informace týkající se pracovních zkušeností, které jsou v popředí. Tento formát tak personalistům poskytuje rychlý přístup k nejnovějším informacím o vás.
• Funkční formát životopisu : Tento formát namísto pracovní historie klade důraz na dovednosti a dosažené vzdělání. Je tak ideální pro čerstvé absolventy.
• Hybridní neboli kombinovaný formát životopisu : Kombinuje dva výše uvedené formáty. Důraz tedy klade jak na pracovní zkušenosti, tak na dovednosti. Je skvělý pro velmi zkušené kandidáty.

Přehledné rozvržení

Životopis naformátujte podle následujících pravidel a zaručíte, že bude snadno čitelný a maximálně přehledný:

• Nepřekračujte rozsah jedné stránky velikosti A4. Životopis není román!
• Zvolte si jednoduché písmo, ideální je například Arial, Calibri, Georgia, Times New Roman.
• Velikost písma nastavte na 10 až 12 bodů pro běžný text a 12 až 14 bodů pro nadpisy.
• Řádkování nastavte na 1,15 nebo 1,5.
• Velikost okrajů nastavte po všech stranách dokumentu stejnou, a to na 2,5 cm.
• Není-li v požadavcích uvedeno jinak, uložte výsledný soubor ve formátu PDF. Formátování dokumentu ve formátu DOC (MS Word) se často změní, pokud je dokument otevřen v jiném zařízení nebo operačním systému.

Nejlepší struktura

Životopis přehledně strukturujte do tematických částí CV. Jaké klíčové části by mělo CV administrativního pracovníka obsahovat?

• Vaše aktuální kontaktní údaje : Uveďte své kontaktní údaje a zajistěte, aby vás personalisté a zájemci o zaměstnání mohli kontaktovat a pozvat na pohovor.
• Profesní shrnutí : Stručný popis vašich zkušeností jako administrativního pracovníka, který obsahuje všechny úspěchy nebo žádoucí dovednosti.
• Pracovní zkušenosti : Sekce pracovní historie poskytuje příležitost k dalšímu rozšíření vaší kvalifikace uvedením předchozí práce na pozicích administrativního pracovníka a všech dovedností nebo úspěchů, které vám pomohly úspěšně splnit vaše úkoly.
• Vzdělání : Uvedení vzdělání je účinným způsobem, jak ukázat vaše relevantní odborné znalosti v oblasti administrativy nebo v příbuzném oboru.
• Dovednosti : Mix tvrdých i měkkých dovedností, které vám pomáhají efektivně vykonávat profesi.
• Další části CV administrativního pracovníka : Odlišují od konkurence a vypovídají o vaší způsobilosti. Doporučujeme zahrnout počítačové dovednosti, jazykové dovednosti a zájmy a záliby.

Začněte kontaktními údaji

Je důležité, abyste na začátku životopisu (ideálně v záhlaví) uvedli přesné a aktualizované kontaktní údaje, aby vás potenciální zaměstnavatelé mohli kontaktovat a zahájit další kroky v náborovém procesu. Jaké informace uvádět?

• Celé jméno a příjmení, spolu s akademickým titulem, máte-li
• Název profese, buďte co nejkonkrétnější, pokud se soustředíte na určitý obor, zmiňte jej!
• Telefonní číslo, pozor na překlepy!
• Emailová adresa v profesionální formátu obsahujícím vaše jméno a příjmení
• Místo bydliště, název města je dostačující, nemusíte vypisovat celou fyzickou adresu
• Odkaz na profesní odkaz na síti LinkedIn (nepovinné)

Příklady

Správně

Jan Miškovský

Administrativní pracovník ve státní správě

721 308 497

jan.miskovsky@gmail.com

Ústí nad Labem

Chybně

Jan Miškovský

Administrativní pracovník ve státní správě

Rodinný stav: Svobodný

Datum narození: 13. 8. 1993

721 308 497

honzicek93@gmail.com

Ústí nad Labem

Mezi kontaktními údaji nemusíte uvádět osobní informace, jako je věk, přesné datum narození, rodinný stav apod.

Nezapomeňte vložit fotografii

Přidáním vhodné fotografie můžete získat plusové body navíc. Nicméně se ujistěte, že připojujete profesionální portrét, který zobrazuje vaši tvář a ramena na neutrálním pozadí. Zapomeňte na selfíčka u zrcadla v koupelně nebo momentky z večírku, takové fotky se do CV absolutně nehodí!

Detailně popište pracovní zkušenosti

Pracovní dovednosti jsou vůbec nejdůležitější částí životopisu. Uveďte pracovní historii, do které zahrnete informace o své předchozí práci administrativního pracovníka nebo na příbuzných pozicích.

Za tímto účelem doporučujeme uvést své předchozí pozice v obráceném chronologickém pořadí, přičemž začněte nejnovější nebo současnou pracovní pozicí. Nezapomeňte uvést název a sídlo organizace, svou pozici a dobu zaměstnání. U každé pozice můžete uvést šest až osm povinností a odpovědností, a to pomocí přehledných odrážek.

Příklad

Jak napsat CV administrativního pracovníka bez zkušeností?

Nemáte zkušenosti na obdobné pozici? Nevadí, zaměřte se na své vzdělání a dovednosti, které při práci v administrativě využijete. Vhodná je například pečlivost, komunikace, uživatelská znalost práce na PC nebo znalost cizích jazyků. Nezapomeňte rovněž zmínit ochotu učit se nové věci.

Dosažené vzdělání a jak jej správně zmapovat

Je důležité, abyste v životopise uvedli nejvyšší dosažené vzdělání, a to i navzdory tomu, že jste nestudovali v oblasti administrativy. Pokud jste si prošli rekvalifikačním kurzem, také jej v této části uveďte.

Dosažené vzdělání rovněž uvádějte v obráceném chronologickém pořadí, počínaje tím nejnovějším. Vždy uvádějte název a místo školy nebo univerzity, název oboru nebo oblast studia a dobu, po kterou jste studovali. Můžete také uvést hlavní náplň studia, opět v přehledných odrážkách.

Příklad

Vyberte do životopisu nejlepší dovednosti pro administrativu

Do životopisu vyberte nejvhodnější dovednosti, které vás předurčují na práci v administrativě. Proč? Uchazeče s dobrými dovednostmi administrativního pracovníka je snazší a rychlejší zaškolit, a proto jsou pro zaměstnavatele velmi žádoucí.

Do životopisu nakombinujte jak některé z hlavních tvrdých, tak i měkkých dovedností, které jsou potřebné pro výkon administrativní pozice:

Tvrdé dovednosti

Jedná se o dovednosti, které máte naučené. Osvojili jste si je například během studia nebo na předešlých pracovních pozicích. Níže uvádíme typické příklady:

• Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint
• Správa datových schránek a dalších databází
• Mzdové doklady, jejich zpracování a evidence
• Správa kalendáře
• Znalost práce s tiskárnami, kopírkami, skenery a projektory
• Přesné zadávání dat
• Správa zásob a zásobování
• Editace a korektury
• Fakturace a vedení záznamů
• Ekonomické a obchodní znalosti
• Zaškolování nových zaměstnanců

Měkké dovednosti

Do této kategorie spadají povahové rysy a osobní vlastnosti, které jsou vrozené. Tréninkem je však lze dále posilovat. Mezi typické příklady měkkých dovedností administrativního pracovníka patří například:

• Komunikace (písemná a ústní)
• Stanovování priorit a řešení problémů
• Organizace a plánování
• Obsluha zákazníků
• Pečlivost a orientace na detail
• Zodpovědnost
• Týmová práce a delegování
• Flexibilita a efektivita

Přidejte další sekce CV administrativního pracovníka

Vyčleňte se ze záplavy ostatních kandidátů! Jak? Tím, že přidáte další části životopisu, díky kterým získáte plusové body navíc. Jako administrativnímu pracovníkovi vám doporučujeme připojit zejména sekce CV věnované:

• Počítačovým dovednostem
• Jazykovým dovednostem
• Zájmům a zálibám

Počítačové dovednosti do CV

Administrativní pracovníci by měli umět pracovat v interních systémech a dobře ovládat různé druhy softwaru, jako jsou programy pro práci s obsahem, správu dokumentů, vyhledávání informací nebo tvorbu webových stránek. Doporučujeme proto veškeré počítačové dovednosti uvést zvlášť.

Jazyky v životopise administrativního asistenta

Na řaru administrativních pozic (zejména ve velkých mezinárodních firmách) je nutná plynulá znalost angličtiny, nebo jiného cizího jazyka. Vyčleňte proto informace o jazykových kompetencích zvlášť a nezapomeňte u každého jazyka uvést dosaženou úroveň.

Zájmy a záliby

Jestliže jste v popisu práce narazili na nějakou dovednost, která se shoduje s vašimi koníčky, zvažte jejich uvedení. Na jakém principu vhodně zájmy a záliby do životopisu zvolit jsme psali zde .

Napište působivé profesní shrnutí

Profesní shrnutí je účinným způsobem, jak popsat své zkušenosti a kvalifikaci administrativního pracovníka. Jedná se o krátký odstavec umístěný na začátku životopisu hned za kontaktními údaji.

Dobře napsané profesní shrnutí může pomoci udělat pozitivní první dojem na personalisty a může přispět k tomu, že si váš životopis dočtou až do konce. Ve třech až pěti stručných větách se pokuste popsat nejdůležitější momenty své kariéry administrativního pracovníka. Může se jednat o vaše vynikající úspěchy, působivé dovednosti nebo kariérní cíle. Obsáhlé profesní shrnutí personalistům pomůže plně pochopit vaši kvalifikaci a poskytne kontext k ostatnímu obsahu vašeho životopisu.

Příklady

Správně

Jsem vysoce efektivní a pečlivý administrativní pracovník se sedmiletou praxí v oblasti zaprotokolovávání písemností a vedení jejich evidence nebo pořizování dat na nosná media, zejména. Mám bohaté zkušenosti s prací s kancelářskými systémy na PC (databázový systém, tabulkový procesor). Vynikám silnými organizačními schopnostmi a vynikajícím smyslem pro detail při práci s dokumenty.

Chybně

Jsem administrativní pracovník s praxí. Po přečtení vašeho inzerátu věřím, že mám všechny potřebné dovednosti nutné k tomu, abych se stal novou posilou vašeho týmu. Nastoupit mohu ihned!

Všimnuli jste si rozdílu? Zatímco první kandidát uvádí své zaměření a silné stránky, druhý se pouze vychvaluje, ale svá tvrzení nepodkládá žádnými fakty.

Profesionální tipy, jak dovést životopis k dokonalosti

Jak CV doladit tak, že vám obratem zavolají s pozváním na pohovor? Níže uvádíme několik osvědčených tipů , podle kterých se vyplatí řídit:

• Životopis přizpůsobte na míru každé pozici , na kterou se hlásíte. Prostudujte si tedy pečlivě nabídku práce, vyhledejte v ní klíčová slova a ty následně zahrňte do svého CV. Pokud například některý zaměstnavatel zdůrazňuje potřebu vedení týmu, měli byste tuto schopnost někde v životopisu uvést, a to nejlépe hned na začátku, třeba v profesním shrnutí! Většina personalistů stráví skenováním životopisu jen pár vteřin, než se rozhodne, zda bude číst dál. Zaujměte proto pozornost hned v úvodu!
• Kromě obsahu nepodceňte formální stránku dokumentu . Držte se standardního písma a nepřežeňte to s barvami! Profesionální look a vám zajistí naše moderní šablony CV , stačí si vybrat!
• Než odešlete životopis, zkontrolujte jeho jazykovou správnost . Většina zaměstnavatelů okamžitě zavrhne jinak kvalifikovaného kandidáta, protože v žádosti udělal nedbalou chybu. Nejste-li si jisti, zda je některá informace dostatečně srozumitelná, nechte si životopis od někoho přečíst. Další pár očí možná odhalí chyby, které vám možná unikly, a poskytne zpětnou vazbu.
• K životopisu přiložte motivační dopis , který výrazně zvýší vaši šanci na pozvání na pohovor.

Shrnutí na závěr aneb jak napsat nejlepší životopis administrativního pracovníka v několika bodech

Pojďme si na závěr shrnout hlavní poznatky z tohoto průvodce psaním CV administrativního pracovníka:

• Na samý začátek umístěte kontaktní informace. Při jejich vypisování si dejte pozor na překlepy.
• V úvodu životopisu uveďte přesvědčivé profesní shrnutí, ve kterém podrobně popíšete své největší pracovní úspěchy, užitečné dovednosti a nejsilnější stránky.
• Vyjmenujte relevantní pracovní povinnosti, které souvisejí s požadavky zveřejněnými v popisu práce.
• Nezapomeňte zmapovat dosažené vzdělání.
• Přidejte další části, zejména počítačové dovednosti, kde uveďte informace o svých dovednostech v oblasti počítačového softwaru; uveďte podrobnosti o konkrétních programech, které jste používali v kancelářském prostředí. Dále se vyplatí zahrnout sekci jazyků nebo koníčků.
• Před odesláním životopisu zaměstnavateli si jej pečlivě prohlédněte a zkontrolujte, abyste mohli prokázat, že věnujete pozornost detailům.
• Výsledný dokument uložte ve formátu PDF a zašlete společně s motivačním dopisem.

Napište motivační dopis a zvyšte tak své šance na pohovor!

Na pozici možná není motivační dopis výslovně vyžadován. Stejně jej však sepište! Získáte tak konkurenční výhodu nad ostatními kandidáty.

Motivační dopis stejně jako životopis přizpůsobte na míru pracovní pozici. Udělejte z něj prodejní tahák, ve kterém uvedete své nadšení a přidanou hodnotu, který můžete dané společnosti poskytnout. Měli byste stručně a výstižně uvést, proč by měli zaměstnat právě vás.

Pište nejen o sobě, ale také o tom, co vás zaujalo na společnosti, pro kterou chcete pracovat! Pamatujte, že váš životopis a motivační dopis by se měly pozitivně doplňovat.

Často kladené otázky (FAQ)

Kolik dovedností byste měli uvést v životopise administrativního pracovníka?

Ideální počet dovedností je pět až deset. Určitě životopis nezaplňte sáhodlouhým seznamem dovedností, které nejsou relevantní pro danou pozici. Vždy do CV namixujte jak tvrdé, tak měkké dovednosti.

Například z tvrdých dovedností zmiňte pouze software, který ovládáte a který budete možná potřebovat na nové pozici. Budete-li pracovat s veřejností, pak je třeba uvést vaše dovednosti v oblasti práce s lidmi (komunikativnost, ústní projev, týmová práce apod.).

Měli byste v životopise asistenta administrátora začít vzděláním nebo pracovními zkušenostmi?

V případě, že máte čerstvě po škole a ucházíte se o juniorskou pozici, pak upřednostněte sekci vzdělání, kterou umístěte před pracovní zkušenosti. Nicméně pokud se ucházíte o pozici seniorskou pozici administrativního pracovníka, měli byste v životopise jako první uvést část věnovanou pracovní historii.